انطباق سنجی که به عنوان تجزیه و تحلیل انطباق شناخته می شود، یک عنصر مهم در فرآیندکاوی و مدیریت فرآیند کسب و کار است. در این مقاله از طریق تعاریف و مثال‌ها به بررسی آن می‌پردازیم.
انطباق سنجی فرایند چیست؟
انطباق سنجی فرایند روشی برای مقایسه اجرای یک فرآیند کسب و کار با مجموعه‌ای از شرایط از پیش تعریف شده، مانند مدل فرآیند کسب و کار است. از این رویکرد برای ارزیابی وضعیت واقعی فرآیندها و شناسایی هرگونه تغییر بین رفتار Should-be و As-is فرایند استفاده میشود. این روش جزء کلیدی نرم افزار فرآیندکاوی است که در واقع یکی از کاربردهای تکنیک‌های داده کاوی برای کشف، نظارت و بهبود فرآیندها است.
انطباق سنجی چگونه کار می کند؟
در فرآیندکاوی، فرآیندهای کسب و کار با استفاده از نگاره رویداد تصویرسازی می‌شوند. از این تصویر و نقشه به عنوان مدل کشف شده نیز یاد میشود. تمام فعالیت‌های فرآیند ثبت شده و همچنین مدت زمان و توالی آن‌ها، در این مدل فرآیند نشان داده شده است. انطباق سنجی مدل کشف شده را با یک مدل مرجع یا هدف مقایسه می‌کند که می‌تواند به عنوان ترکیبی از دو مدل تجسم شود.
در حالی که وجود شباهت بالایی بین فعالیت های اساسی در هر دو مدل Should-be و As-is ایده آل است، اما همیشه نشانه‌ی خوبی نیست. در واقع، گردش کار فرآیند می‌تواند شامل مراحل اضافی و غیر ضروری باشد و مراحل مختلف فرایند می‌توانند به صورت اشتباه انجام شده باشند. انطباق سنجی برای شناسایی این پرونده‌ها طراحی شده است.
چرا از انطباق سنجی استفاده می کنیم؟
انطباق سنجی کمک می‌کند تا اطمینان حاصل شود که تمام انحرافات فرآیند از فرآیند هدف یا مدل مرجع شناسایی شده‌اند و خطر مشکلات حسابرسی یا تخلفات قانونی را به حداقل می‌رساند. انحرافات فرآیند اغلب به منابع بیشتری نسبت به فرآیند هدف نیاز دارند یا ممکن است تأثیر منفی بر کیفیت محصول یا خدمات داشته باشند. در نتیجه، اکثر انحرافات فرآیند منجر به زیان مالی میشود.
انطباق سنجی در مدیریت فرایند کسب و کار
مدیریت فرآیند کسب و کار که رویکردی سیستماتیک برای مدیریت و بهینه سازی فرآیندهای کسب و کار در سازمان‌ها است نیز، نیازمند انطباق سنجی در زمینه فرایندهای سازمانی است.
انطباق سنجی شامل تجزیه و تحلیل داده‌های واقعی از اجرای فرآیند و مقایسه آن با رفتار مورد انتظار یا فرآیند“Happy Path” است. تجزیه و تحلیل را می‌توان بر اساس مصاحبه‌های کارشناسان، نظرسنجی‌ها و یا از طریق تجزیه و تحلیل فرآیند و نرم افزار مدل سازی انجام داد. داده‌های مشاهده شده برای تعیین این که آیا فرآیند به درستی اجرا شده و آیا به موقع تکمیل شده است، بررسی میشود. همچنین می‌تواند هر گونه خطا، انحراف یا ناکارآمدی که ممکن است در فرآیند رخ داده باشد را شناسایی کند.
مزایای انطباق سنجی بسیار زیاد است. به کمک آن اطمینان حاصل میشود که فرآیندها به طور دقیق و کارآمد انجام می‌شوند. همچنین به سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا مناطقی را که می‌توان فرآیندها را بهبود بخشید شناسایی کرد و در نتیجه کارایی و اثربخشی عملیات خود را افزایش داد.
پیشنهاد بهفالب : تحلیل شبکه اجتماعی یا SNA چیست؟
نمونه هایی از انطباق سنجی در صنایع مختلف
کاربردهای بسیاری از انطباق سنجی در انواع مختلف کسب و کار و واحدهای کسب و کار وجود دارد. از این رویکرد می‌توان برای شناسایی هر گونه خطا یا انحراف در فرآیند که ممکن است منجر به ناکارآمدی یا تاخیر شود، استفاده شود.
- لجستیک: از انطباق سنجی برای نظارت بر عملکرد فرآیندهای لجستیک در یک زنجیره تامین استفاده میشود.
- خدمات مشتری: مدیریت پرونده ارزیابی می‌کند که چگونه سوابق مختلف خدمات مشتری مسیر مورد توافق و پشتیبانی را دنبال کرده‌اند.
- تدارکات: انطباق سنجی این که چگونه واحدهای کسب و کار یا معاملات مختلف از فرآیندهای خرید تا پرداخت انجام می‌شوند را ردیابی می‌کند.
- رسیدگی به مطالبات: انطباق سنجی بررسی فرآیندهای خسارت بیمه و این که آیا مدیر بخش، مدلسازی فرآیند را دنبال کرده است یا خیر را بررسی می‌کند.
انطباق سنجی در فرآیندکاوی
انطباق سنجی یکی از کاربردهای تکنیک‌های داده کاوی برای کشف، نظارت و بهبود فرآیندها است. فرآیندکاوی از داده‌های نگاره رویدادها برای ایجاد یک نمایش گرافیکی از فرآیند استفاده می‌کند. همچنین می‌تواند هرگونه انحراف یا ناکارآمدی در فرآیند را شناسایی کند. این رویکرد شامل استفاده از روش‌ها، تکنیک‌ها و ابزارهایی برای نظارت، تجزیه و تحلیل و بهبود فرآیندها است.
پیشنهاد بهفالب : فرآیندکاوی چیست؟ مزایا و کاربردهای فرایندکاوی در سازمان ها
انطباق سنجی فرایند در نرم افزار فرایندکاوی بهفالب
ماژول انطباق سنجی بهفالب
ماژول انطباق سنجی فرآیند در نرم افزار فرآیندکاوی بهفالب با اجازه دادن به کاربران برای تعریف قوانین، شناسایی بلادرنگ انحرافات را تسهیل می‌کند. این ماژول شامل اجزای مختلفی است که هر یک به تعریف مجموعه‌ای از قوانین کمک می‌کند. این قوانین شامل مشخصات پرونده‌ها، واریانت‌ها، بازه‌ی زمانی، سلسله مراتب فعالیت‌ها و سایر جنبه‌های مرتبط میشود. کاربران می‌توانند از ماژول انطباق سنجی برای شناسایی سریع و رسیدگی به انحرافات از فرآیندهای تعیین شده استفاده کنند و از جریان کاری ساده‌تر و سازگارتر اطمینان حاصل کنند.
افزایش کنترل و سازگاری کاربر
علاوه بر این ماژول انطباق سنجی، کنترل و سازگاری کاربر را افزایش می‌دهد. از طریق تعریف قوانین در اجزای مختلف، کاربران انعطاف پذیری لازم را به دست می‌آورند تا فرآیند نظارت را با نیازهای خاص سازمان خود تنظیم کنند. این سازگاری در محیط‌های کسب و کار پویا که در آن فرآیندها ممکن است تکامل یابند، بسیار مهم است و توانایی تنظیم سریع را برای سازمان فراهم می‌کند. رابط کاربر پسند این ماژول به کاربران امکان می‌دهد تا به طور مؤثری انطباق را در فرآیندهای خود مدیریت و اعمال کنند و رویکردی فعال برای حفظ یکپارچگی عملیاتی را ترویج می‌کند.
رویکرد جامع ماژول انطباق سنجی فرایند بهفالب
در آخر، ماژول انطباق سنجی از یک رویکرد جامع برای حاکمیت فرآیند پشتیبانی می‌کند. این ماژول با ترکیب عناصر متنوع مانند مشخصات پرونده‌ها، واریانت‌ها، بازه‌های زمانی و سلسله مراتب فعالیت‌ها در فرآیند تنظیم قوانین، درک جامعی از فرآیندهای سازمان را فراهم می‌کند. این دیدگاه کل‌نگر به کاربران امکان می‌دهد قوانینی را وضع کنند که ماهیت به هم پیوسته جنبه‌های مختلف فرآیند را در نظر می‌گیرد و ارزیابی دقیق‌تری از انطباق را تقویت می‌کند. در اصل، ماژول انطباق سنجی به عنوان یک ابزار قوی برای سازمان‌هایی عمل می‌کند که به دنبال ارتقای حاکمیت فرآیند خود با ارائه راه حلی همه کاره، کاربر محور و جامع برای تشخیص و مدیریت انحراف در زمان واقعی هستند.
جمع بندی
در نتیجه، انطباق سنجی ابزار مهمی برای فرآیندکاوی و مدیریت فرآیند کسب و کار است. این روش کمک می‌کند تا اطمینان حاصل شود که فرآیندها به طور دقیق و کارآمد اجرا می‌شوند و می‌توانند مناطقی را که می‌توانند فرآیندها را بهبود بخشند شناسایی کنند. با استفاده از انطباق سنجی، سازمان‌ها می‌توانند بینش ارزشمندی در مورد فرآیندهای خود به دست آورند و عملیات خود را بهینه کنند.
ارتباط با تیم متخصصین فرآیندکاوی بهفالب جهت رفع نیازهای سازمانی شما
