بسیاری از کسب و کارها از تحلیل فرآیند به عنوان روشی کلیدی برای درک و بهبود فرآیندهای کسب و کار استفاده می کنند. در حالی که تجزیه و تحلیل امری ساده است، ارزش افزوده در مدیریت موثر فرآیند کسب و کار، ناشی از اجرای موفقیت آمیز آن است. در این مقاله، مراحل و شیوه های کلیدی برای پیاده سازی فرآیند را بررسی خواهیم کرد.
فرآیند کسب و کار چیست؟
قبل از هر توضیحی بیایید به چیستی خود فرآیند بپردازیم. فرایند کسب و کار یک فعالیت یا مجموعه‌ای از فعالیت‌ها است که یک هدف سازمانی خاص را انجام می‌دهد. فرآیندهای کسب و کار باید اهداف هدفمند داشته باشند، تا حد امکان خاص باشند و نتایج ثابتی را ایجاد کنند.
پیاده سازی فرآیند
پیاده سازی فرآیند کسب و کار زمانی اتفاق میفتد که فرآیند بهبودیافته یا بازمهندسی شده خود را عملی کنید. پیاده سازی فرایند یک کار مداوم است که نیاز به برنامه ریزی دقیق و زمان کافی دارد تا مطمئن شود بازیگران فرآیند به خوبی آموزش دیده‌اند، آگاه هستند و از تغییرات پیشنهادی فرایند راضی هستند.
پیاده سازی فرآیندهای جدید می‌تواند مزایای بی شماری را برای یک کسب و کار به همراه داشته باشد. با ساده‌سازی گردش کار، کسب و کارها می‌توانند تخصیص منابع را بهینه کرده و مراحل غیرضروری را کاهش دهند. اجرای فرآیندهای بهبود یافته با از بین بردن گلوگاه‌ها و کاهش کار دستی، کمک به کاهش اشتباهات و بهبود کیفیت خروجی‌ها، کارایی را افزایش می‌دهد. در نهایت، فرآیندهای جدید می‌توانند با ایجاد مقیاس پذیری و سازگاری با تغییر تقاضای بازار، از رشد کسب و کار حمایت کنند.
مراحل بازمهندسی فرایند در سازمان
پیاده سازی فرآیند بخشی جدایی ناپذیر از بازمهندسی مجدد فرآیند است. بازمهندسی فرآیند شامل طراحی مجدد و بهبود فرآیندهای موجود برای دستیابی به بهبود عملکرد است. با این حال، موفقیت بازمهندسی فرآیند به شدت به اجرای موثر فرآیندهای جدید بستگی دارد. هرچه طرح مهندسی مجدد و اجرای آن بهتر باشد، مرحله‌ی پیاده‌سازی هموارتر خواهد بود، به ویژه هنگامی که با پنج روش پیاده سازی که در ادامه توضیح می‌دهیم ترکیب شود.
طرح پیاده سازی فرآیند چیست؟
طرح پیاده سازی فرآیند یک نقشه راه جامع است که مراحل و استراتژی‌های مورد نیاز برای معرفی و پیاده سازی موفقیت آمیز فرآیندهای جدید یا بهبود یافته در یک سازمان را مشخص می‌کند. این طرح به عنوان یک راهنما برای صاحبان فرآیند و ذینفعان درگیر در اجرا عمل می‌کند و از یک رویکرد ساختاریافته و سازمان یافته اطمینان حاصل می‌کند.
این طرح معمولاً شامل عناصر کلیدی مانند اهداف پیاده سازی، جدول زمانی، تخصیص منابع، نقش‌ها و مسئولیت‌های اعضای تیم، استراتژی‌های ارتباطی، الزامات آموزشی و اقدامات ارزیابی است. طرح پیاده سازی چارچوب روشنی را برای اجرای فرآیند پیاده سازی، همسویی ذینفعان و حصول اطمینان از دستیابی به نتایج مطلوب فراهم می‌کند. این طرح به عنوان یک ابزار ارزشمند برای مدیریت پروژه عمل می‌کند و به مدیریت موثر و ردیابی پیشرفت در طول مسیر پیاده سازی کمک می‌کند.
پنج روش کلیدی برای پیاده سازی موفقیت آمیز فرآیند
در ادامه به ۵ روش کلیدی برای پیاده سازی موفقیت آمیز فرایندهای کسب و کار می‌پردازیم.
1. فرایند ایده آل و غیر ایده آل سازمان را دنبال کنید
فرایند واقعی پیاده سازی شده در فرایند
درک واقعیت و انحرافات فرآیند کسب و کار مورد نظر با مسیرهای ایده ال، به صاحبان فرآیند و تیم‌ها کمک می‌کند تا ببینند آیا فرآیندهای جدید به خوبی اجرا می‌شوند یا خیر. کارمندی که کارهایی مانند پذیرش آسان فناوری جدید، ادغام و توسعه فرآیند جدید و غیره را در سازمان انجام می‌دهد، مسیر ایده ال را دنبال می‌کند.
بیشتر بخوانید : فرآیندکاوی چیست؟ مزایا و کاربردهای فرایندکاوی در سازمان ها
با این حال، این کارها به ندرت در طول پروژه‌های بزرگ به خوبی جریان می‌یابند. شناسایی یک مسیر غیر ایده ال، ناخواسته به صاحبان فرآیند کمک می‌کند تا برای اشکالات و انحرافات اجتناب ناپذیری که در طول مسیر با آنها مواجه می‌شوند، آماده شوند، مانند:
- کارکنان آموزش کافی در مورد سیستم جدید دریافت نکردند.
- فردی با تجربه در یک فناوری خاص با مجموعه‌ای از مهارت‌های خاص باید استخدام شود و فرایند استخدام وقت گیر است.
- کارکنان احساس می کنند فرآیند جدید بر فرهنگ شرکت و پویایی تیم تأثیر منفی گذاشته است.
2. از همسویی ارتباطات و بازخورد واضح اطمینان حاصل کنید
در شروع فرآیند پیاده سازی، مدیریت ارشد باید با چشم انداز جدید موافقت کرده و با آن هماهنگ باشد. برای همسویی کارکنان، مدیریت باید توضیح واضحی از چرایی تغییرات و اهمیت آنها ارائه دهد. برقراری ارتباط با تغییرات از طریق یک سری ایمیل یا بیانیه‌های مطبوعاتی برای اطمینان از ادغام همه‌ی عوامل با فرآیند کافی نخواهد بود.
هنگام پیاده سازی یک فرآیند جدید، بهتر است با تمامی افراد به صورت دست جمعی و تک تک جلسه بگذارید. پیاده سازی فرایند، یک پروژه در حال انجام است و کارکنان باید بتوانند سوال بپرسند، نگرانی‌های خود را بیان کنند و ایده‌ها را به اشتراک بگذارند. دیکته کردن تغییرات می‌تواند باعث ناراحتی در بین تیم‌ها شود که تهدیدی برای فروپاشی فرهنگ شرکت، کاهش رضایت کارکنان و حتی افزایش نرخ جابجایی کارکنان می‌شود.
3. خود را برای دست اندازهای جاده آماده کنید
مقاومت در برابر تغییر در طول اجرای فرآیند رایج است. کارمندان ممکن است در مورد تغییر فرهنگ شرکت، ثبات شغلی یا معرفی تکنولوژی جدید احساس نگرانی کنند. مهم است که بدانیم مقدار کمی از مقاومت طبیعی است و می‌تواند بینش‌های ارزشمندی را ارائه دهد. این امر فرصتی را برای رسیدگی به نگرانی‌ها، انجام تنظیمات لازم در برنامه و اطمینان از اجرای روان‌تر ارائه می‌دهد. با پیش بینی و رفع موانع احتمالی، کسب‌وکارها می‌توانند مقاومت را کاهش داده و شانس اجرای موفقیت‌آمیز را افزایش دهند.
4. آموزش کافی را به کارمندان خود ارائه دهید
در تئوری، یک مدیر حقوق و دستمزد یک فرد ایده آل برای مدیریت کارآمد یک سیستم حقوق و دستمزد جدید، از روز اول پیاده سازی فرایند است. در واقع، مدیر حقوق و دستمزد باید به اندازه کافی زمان و منابع اختصاص داده شود تا آنها را به کار گیرد و حقوق آنها را به سایر کارمندان پرداخت کند. به یاد داشته باشید، مدیر حقوق و دستمزد نباید در مرحله اجرا روش کار جدیدی را به سمت آنها پرتاب کند. هر گونه تغییر باید در مرحله بازمهندسی فرایند کسب و کار (BPR) مورد توافق قرار گیرد.
5. از نرم افزار هوشمندسازی فرآیند استفاده کنید
نرم افزارهای پیاده سازی زیادی وجود دارد و برخی از آنها بهتر از سایرین با نیازهای شما سازگار هستند. با این حال، بسیاری از تیم‌ها با نرم‌افزار هوش فرآیندی که پیشرفت را در زمان واقعی گزارش می‌کند، پیاده‌سازی را آسان‌تر می‌کنند.
اگر پروژه‌های پیاده‌سازی فرآیند جدیدی را رهبری می‌کنید، معمولاً دریافت بینش در مورد نحوه عملکرد واقعی آن دشوار است. کارمندانی که کارشان تحت تأثیر این فرآیند کسب و کار در حال تغییر است، هنوز باید همان نتایج را برای مشتریان خود ارائه دهند. به همین دلیل، افراد در طول فرآیند تغییر مشغول و گاهی مضطرب هستند و سعی می‌کنند درک عینی از اینکه چه چیزی موثر است و چه چیزی مفید نیست، به دست آورند. یکی از بهترین نرم افزارها در این زمینه و برای بررسی عملکرد سازمان و کارمندان، نرم افزار فرایندکاوی است. این رویکرد با استفاده از داده‌های سیستم اطلاعاتی، عملکرد واقعی سازمان را استخراج می‌کند و مورد بررسی قرار می‌دهد.
6. آموزش و مشارکت کارکنان برای اجرای موفقیت آمیز فرآیند
درگیر کردن کارمندان با فرایند برای اجرای موفقیت آمیز فرآیند کاملا ضروری است. همه افراد در شرکت مستقیماً در اجرای فرآیندها دخیل هستند و مشارکت و پشتیبانی آنها برای مؤثر بودن تغییرات بسیار مهم است. مشارکت دادن کارکنان در مرحله برنامه ریزی، ارائه ارتباطات روشن در مورد دلایل تغییر و رسیدگی به نگرانی‌های آنها به سطح بالاتری از خرید و موفقیت در پیاده سازی کمک می‌کند.
ایجاد محیطی که در آن کارکنان برای ارائه بازخورد، پرسیدن سوال و به اشتراک گذاشتن ایده‌ها در طول فرآیند اجرا احساس قدرت کنند، مهم است. با اولویت دادن به آموزش و مشارکت کارکنان، کسب‌وکارها می‌توانند شانس اجرای روان و موفقیت‌آمیز خود را افزایش دهند و در نهایت منجر به بهبود عملکرد و نتایج شوند.
نمونه ای از پیاده سازی فرایند
بسیاری از کارگران در شهر هلسینکی به دلیل خطاهای فناوری اطلاعات ناشی از به روز رسانی سیستم حقوق و دستمزد با مشکل پرداخت حقوق مواجه شدند. بخش مالی به اشتباهات در بسیاری از مراحل پیاده سازی مورد نیاز برای تغییر سیستمی اشاره کرد که مسئول پرداخت حقوق تقریباً 40000 نفر است.
چندین اشتباه کوچک در پیاده سازی منجر به 7000 پیام خوانده نشده گزارش مشکلات پرداخت شد و کارگران به دلیل پرداخت نشدن حقوق، وام‌های با بهره بالا دریافت کردند. یکی از کارگران با دیدن حقوق 370000 یورو به جای 3700 یورو در حساب خود شوکه شد. این مورد نشان می دهد که چگونه مسائل کوچک و عدم وجود هوشمندی موثر برای نظارت بر اجرا می‌تواند باعث شود، مانند:
- شهرت آسیب دیده
- زمان و پول اضافی مورد نیاز برای رفع خطاها
- سرعت کار کمتر
- کارگران و مشتریان ناامید
- لزوم صدور عذرخواهی رسمی
- از دست دادن کسب و کار به دلیل مشتریان ناامید یا آسیب دیده شهرت.
نظارت و ارزیابی مستمر
زمانی که فرآیندهای جدید وارد عمل شوند، پیاده سازی فرآیند به پایان نمی‌رسد. نظارت و ارزیابی مستمر برای اندازه گیری اثربخشی فرآیندهای اجرا شده و شناسایی زمینه‌های بهبود ضروری است. شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) باید برای ردیابی موفقیت پیاده سازی و ارزیابی اینکه آیا نتایج مورد نظر به دست می‌آید یا خیر، ایجاد شود. باز هم اینجا فرآیندکاوی برای میسر شدن این امر به سازمان‌ها کمک می‌کند. ارزیابی منظم به کسب‌وکارها اجازه می‌دهد تا تنظیمات مبتنی بر داده‌ها را انجام دهند، به مشکلات یا چالش‌هایی که پیش می‌آیند رسیدگی کنند و فرآیندها را برای نتایج بهتر بهینه کنند.
جمع بندی
طراحی مجدد و پیاده سازی فرایند در مورد بهبود وضعیت قبلی برای فرآیندهای بهتر، کار بهتر، سیستم‌های بهتر و خدمات بهتر است. با این حال، این امر کار ساده‌ای نیست و نیاز به برنامه ریزی دقیق، همسویی و آموزش دارد. با پیروی از مراحل ذکر شده، کسب و کارها می‌توانند شانس اجرای موفقیت آمیز فرآیند را افزایش دهند.
ارتباطات واضح، بازخورد مداوم و آموزش کافی عناصر کلیدی در جذب کارمندان و اطمینان از انتقال روان هستند. به‌علاوه، استفاده از نرم افزار فرآیندکاوی، بینش‌های ارزشمندی را ارائه می‌کند و مدیریت تغییر مؤثر را ممکن می‌سازد. نظارت مجدانه و بهبود مستمر برای حفظ مزایای فرآیندهای پیاده سازی شده ضروری است.
ارتباط با تیم متخصصین فرآیندکاوی بهفالب جهت رفع نیازهای سازمانی شما
