فرآیندهای کسب و کار ستون اصلی هر سازمانی هستند. نقشه فرآیند، دید عملیاتی از فرآیندها را فراهم می کند و به شناسایی فرصت های بهبود کمک می کند. این مقاله نقشه برداری فرآیند، هدف و مزایای آن، روش های مختلف نقشه های فرآیند، مراحل ایجاد نقشه، نمادهای رایج مورد استفاده و این که چگونه داده ها می‌توانند نقش برداری را از طریق فرآیندکاوی هدایت کنند بررسی می کند.
نقشه برداری فرآیند چیست؟
نقشه برداری فرآیند یک ابزار تصویرسازی است که برای مستندسازی مراحل و جریان کار برای ارائه محصول یا خدمات استفاده می‌شود. این رویکرد با تشریح فعالیت‌ها، نقاط تصمیم‌گیری، ورودی‌ها و خروجی‌هایی که اتفاق می‌افتد، وضعیت فعلی یک فرآیند را از انتها به انتها نشان می‌دهد.
هدف از نقشه برداری فرآیند چیست؟
هدف از نقشه برداری فرآیند افزایش درک نحوه عملکرد فرآیندها و نحوه تعامل فرآیندهای مختلف است. نقشه برداری شفافیت جریان‌های پردازش را به ارمغان می‌آورد و نقاط ضعف یا گلوگاه‌ها را برجسته می‌کند. این بینش، ابتکارات بهبود فرآیند را برای بهینه‌سازی و ساده‌سازی عملیات ممکن می‌سازد. علاوه بر این، نقشه برداری فرآیند به عنوان یک ابزار ارتباطی برای همسو کردن ذینفعان در جریان کار فرآیند عمل می‌کند.
مزایای نقشه برداری فرآیند
نقشه برداری فرایند مزایای زیادی دارد که در اینجا به مهم‌ترین آن‌ها اشاره می‌کنیم:
- تصویرسازی فرآیندها را به صورت سرتاسری بهبود می‌بخشد
- فرصت‌های بهبود فرآیند را شناسایی می‌کند
- ناکارآمدی‌ها و ضایعات را کاهش می‌دهد
- عملیات را ساده می‌کند و هزینه‌ها را کاهش می‌دهد
- فرآیندها را برای سازگاری استاندارد می‌کند
- تجربه مشتری و ارائه خدمات به مشتری را بهبود می‌بخشد
- شفافیت و همسویی را برای ذینفعان فراهم می‌کند
- به عنوان یک ابزار آموزشی برای کارکنان جدید عمل می‌کند
روش های نقشه برداری فرآیند
روش‌های مختلفی برای نقشه فرآیند وجود دارد که هر کدام سطوح مختلفی از جزئیات را ارائه می‌دهد. روش انتخاب شده به هدف و دامنه تحلیل مورد نیاز بستگی دارد.
فلوچارت
یک فلوچارت از اشکال استاندارد متصل شده با فلش‌ها برای تصویرسازی توالی اساسی مراحل در یک فرآیند از ابتدا تا انتها استفاده می‌کند. فلوچارت‌ها فعالیت‌های High-Level و جریان فرآیند را نشان می‌دهند و یک نمای کلی ساده از گردش کار ارائه می‌دهند. همچنین بسته به نیاز می‌توانند کلی یا بسیار جزئی باشند.
فلوچارت‌ها به برقراری ارتباط بین فعالیت‌های مختلف فرآیند و ترتیبی که باید انجام شوند، کمک می‌کند.
نقشه فرآیند High-Level
نقشه فرآیند High-Level نمای کلی از مراحل اصلی، فعالیت‌های کلیدی، ورودی‌ها و خروجی‌های یک فرآیند را ارائه می‌دهد. نقشه‌های High-Level، جریان کلی فرآیند را به اشتراک می‌گذارند. این نقشه‌ها به ذینفعان و حامیان مالی اجازه می‌دهند تا بدون وارد شدن و دخالت کردن در کار سازمان، جریان کار را در سطح وسیعی درک کنند. این روش برای شناسایی قطع ارتباط بین بخش‌های مختلف و ارائه وضوح در مورد اهداف کلی فرآیند مفید هست.
نقشه فرآیند تفصیلی
یک نقشه فرآیند تفصیلی، هر مرحله از هر فعالیت در گردش کار را در سطح گرانول مستند می‌کند. این روش می‌تواند 50 تا 100 مرحله را ثبت کند و تصویری کامل از جریان فرآیند را به تصویر بکشد. نقشه‌های دقیق به تجزیه و تحلیل فرآیندهای پیچیده و توسعه روش‌های عملیاتی استاندارد کمک می‌کنند.
از آنجایی که نقشه‌های فرآیند تفصیلی، هر مرحله را مشخص و توصیف می‌کنند، برای آموزش کارکنان با مستندسازی رویه‌ها مفید هستند. این روش همچنین تجزیه و تحلیل نقاط درد در جریان کار را با نقشه برداری کامل از جزئیات، تسهیل می‌کند. نقشه‌های تفصیلی دقیق‌ترین نما از جریان فرآیند را ارائه می‌دهند.
پیشنهاد بهفالب : مدیریت فرایند کسب و کار (BPM) چیست – چند مثال کاربردی
نقشه Swimlane
نقشه Swimlane، فعالیت‌ها را به خطوط مختلف جدا می‌کند تا بین نقش‌ها، بخش‌ها یا سیستم‌هایی که هر وظیفه را انجام می‌دهند تمایز قائل شود. Swimlane شفافیتی را در مورد انتقال و مسئولیت بین سهامداران مختلف در فرآیند ارائه می‌دهد.
نقشه‌های Swimlane برای تصویرسازی جریان‌های کاری که از چندین بخش عبور می‌کنند، مفید هستند. این روش سردرگمی این امر که چه کسی مالک چه مراحلی است را از بین می‌برد. Swimlane همچنین نقاط انتقال را نشان می‌دهند که ممکن است علت تاخیر یا گلوگاه بین خطوط باشند.
نقشه Value Stream
نقشه Value Stream، جریان اطلاعات و مواد مورد نیاز برای ارائه یک محصول یا خدمات به مشتری را تجزیه و تحلیل می‌کند. این روش مراحل ارزش افزوده در مقابل غیر ارزش افزوده را در فرآیند شناسایی می‌کند. نقشه برداری Value Stream به شناسایی دقیق ضایعات و فرصت‌ها برای بهینه‌سازی گردش کار کمک می‌کند.
نقشه‌های Value Stream مراحل فرآیند را بررسی می‌کنند تا تعیین کنند که آیا از دیدگاه مشتری ارزش افزوده دارند یا خیر. هر گونه فعالیت بدون ارزش افزوده کاندید حذف یا بهبود است. این امر سازمان‌ها را قادر می‌سازد تا جریان را بهبود بخشند و ضایعات را کاهش دهند.
نمودار SIPOC
SIPOC مخفف Suppliers, Inputs, Process, Outputs, Customers است. این نمودار خطی مراحل فرآیند سطح بالا را از انتها به انتها نشان می‌دهد. SIPOC یک تصویر فوری از گردش کار کلی ارائه می‌دهد.
نمودارهای SIPOC برای تعریف محدوده و مرزهای یک پروژه بهبود فرآیند مفید هستند. این نقشه‌ها به شناسایی اجزای کلیدی فرآیند کمک می‌کنند. در واقع نمودارهای SIPOC نمای هوایی از فرآیند را از ابتدا تا انتها نشان می‌دهند.
نحوه ایجاد نقشه فرآیند
- محدوده و مرزهای فرآیند را تعریف کنید
- اطلاعات را از ذینفعان و منابع داده جمع آوری کنید
- مراحل فرآیند سند را به صورت متوالی با جزئیات ثبت کنید
- جریان‌های فرآیند، ورودی‌ها و خروجی‌ها را مشخص کنید
- نقاط تصمیم گیری و اتصالات را برجسته کنید
- وضعیت فعلی گردش کار را به صورت تصویری ترسیم کنید
نمادهای مختلف در نقشه برداری فرآیند
نقشه های فرآیند از اشکال و نمادهای استاندارد برای نمایش عناصر و فعالیت‌های مختلف در یک گردش کار استفاده می‌کنند.
- شکل بیضی نشان دهنده نقاط شروع/پایان است
- فلش‌ها جریان و جهت فرآیند را نشان می‌دهند
- الماس نشان دهنده تصمیمات و شاخه‌ها است
- مستطیل‌ها فعالیت‌ها و مراحل فرآیند هستند
- خطوط ارتباط بین عناصر فرآیند را نشان می‌دهد
نقشه برداری فرآیند مبتنی بر داده با فرآیندکاوی
نقشه برداری سنتی فرآیند بر جمع آوری اطلاعات از ذینفعان و مشاهده گردش کار برای ایجاد نقشه‌ها متکی است. این روش قدیمی، تصویرسازی مفیدی را فراهم می‌کند، اما با دیدگاه‌های ذهنی و ناتوانی در دیدن فرآیندهای واقعی از انتها به انتها محدود می‌شود.
پیشنهاد بهفالب : داده کاوی (Data mining) چیست؟کاربرد، تکنیک و ابزارها
فرآیندکاوی با هدایت نقشه برداری از طریق داده‌ها، تکنیک‌های نقشه برداری سنتی را تکمیل می‌کند و از داده‌های گردش کار ثبت‌شده در سیستم‌های فناوری اطلاعات برای ایجاد نقشه‌های فرآیند دقیق به صورت خودکار استفاده می‌کند.
مراحل کلیدی عبارتند از:
- نرم افزار فرآیندکاوی را به سیستم‌های فناوری اطلاعات مانند ERP، CRM، SCM متصل کنید
- داده‌های نگاره رویداد در تمام فعالیت‌های فرآیند اجرا شده را استخراج کنید
- فرآیندهای سرتاسری را از نگاره رویداد بازسازی کنید
- کل گردش کار، تغییرات، فرکانس ها را بر اساس داده‌ها ترسیم کنید
بینش داده‌های کشف شده از طریق فرآیندکاوی می‌تواند برای بهبود نقشه برداری سنتی مورد استفاده قرار گیرد. گلوگاه‌ها، محدودیت‌ها، انحرافات، مدت زمان فعالیت‌ها و موارد دیگر را برجسته می‌کنند. در واقع نقشه‌های سنتی را با حقایق مبتنی بر داده در مورد نحوه اجرای واقعی فرآیندها تکمیل می‌کنند.
جمع بندی
به طور خلاصه، نقشه برداری فرآیند کسب و کار یک روش ارزشمند برای افزایش دید و همسویی فرآیند است. روش‌های مختلف نقشه‌ها سطوح مختلف جزئیات را برای بهینه سازی و بهبود فرآیندها ارائه می‌دهند. نقشه برداری به سازمان‌ها کمک می‌کند تا عملیات را ساده کنند، هزینه‌ها را کاهش دهند و ارزش کسب و کار را افزایش دهند.
ارتباط با تیم متخصصین فرآیندکاوی بهفالب جهت رفع نیازهای سازمانی شما
