فرایندکاوی یا همان Process Mining یکی از ابزار های موثر برای همسو شدن در مسیر تحول دیجیتال به عنوان رویکردی جدید جهت استخراج و تجزیه و تحلیل فرآیند های کسب و کار شما است. هدف از فرآیندکاوی و این رویکرد نوین، پشتیبانی از سازمان ها برای سازگاری هرچه سریع‌تر با تغییرات بازار است. جهان حقیقی و جهان دیجیتال بیشتر از هر زمان دیگر به سمت یکدیگر سوق می یابند، در نتیجه اگر ابتکار عمل را بدست نگیرید، مهم نیست سازمان شما چقدر بزرگ است و یا چقدر از سهم بازار را دارا است، با تغییر رفتار و ذائقه مشتری، قدرت و سهم بازار شما به تدریج کوچک تر خواهد شد.
ممکن است سازمان‌ها با استفاده از دیگر رویکردهای دیجیتال، دقیقاً همان کارها و فعالیت‌های قبل از دوران دیجیتالی شدن را صرفاً با ابزاری متفاوت انجام دهند، بدون اینکه هر نوع تحول دیجیتالی را تجربه کنند.
فرآیندکاوی چیست؟
فرایندکاوی یک فناوری نسبتاً جوان، ساده و در اصل یک رویکرد مدیریت فرآیند مبتنی بر داده است. علی رغم سن کم آن، مزایا و پتانسیل های مرتبط با آن به طور گسترده‌ای در همه سازمان‌ها و مشاغل از هر اندازه مورد قبول واقع شده است. همچنین پس از انتشار مانیفست فرایندکاوی که توسط کارشناسان برجسته دانشگاهی این حوزه در سال 2011 ارائه شد، آگاهی مردم جهان از این فناوری روند رو به افزایشی داشته است. سازمان‌هایی که از ابزارها و نرم افزار فرایندکاوی استفاده کرده‌اند، به درکی از فرآیند خود رسیدند که پیش تر هرگز آن را تجربه نکرده‌اند. اما چگونه می‌توان به چنین نتایج بزرگی دست یافت؟
سازمان‌های امروز برای پشتیبانی از فعالیت‌های کسب و کارخود به سیستمهای اطلاعاتی مختلفی اتکا می‌کنند. خواه یک سیستم ERP برای ردیابی فرایندهای تولید باشد یا یک سیستم CRM برای هماهنگی فروش و فرآیندهای خدمات مشتری. امروزه به سختی فرآیندی پیدا میشود که توسط یک سیستم IT پشتیبانی نشود. این سیستم‌ها به طور مداوم مقادیر زیادی داده (به عنوان مثال، داده‌ای که هر بار سفارش خرید انجام میشود یا یک سرویس تحویل داده میشود) یا همان ردپای دیجیتالی فرآیند کسب و کار را جمع آوری می‌کنند.
در یک سازمان معمول این امر منجر به ثبت هزاران رویداد در هر روز میشود. اطلاعات بی‌ارزشی که هر روز صرفا فقط ثبت می‌شوند. این دقیقاً همان جایی است که فرایندکاوی وارد عمل میشود. فرایندکاوی از دادههای جمع آوری شده توسط سیستمهای IT (اصطلاحاً نگاره رویداد) برای تجزیه و تحلیل دقیق فرآیند استفاده می‌کند. برخلاف رویکردهای سنتی و هوشمند هوش تجاری، این نه تنها نقاط ضعف را آشکار می‌کند، بلکه به کاربر اجازه می‌دهد علت مشکل پیش آمده را پیدا کند. با کمک ابزارهای فرآیندکاوی، سازمان‌ها می‌توانند از رویکرد مبتنی بر قضاوت شخصی مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) دور شده و به سمت رویکرد داده محور پیش بروند و اقدام به ایجاد تغییرات اساسی مطابق با دادههای زمان واقعی کنند.
چهار کارکرد اصلی فرآیندکاوی
فرآیندکاوی به سازمان‌ها امکان می‌دهد فرآیندهای کسب‌وکار خود را با دقت فوق العاده‌ای رصد، تحلیل و بهبود ببخشند. مدل واقعی فرآیند به سادگی آشکار میشود و پایش KPI های فرایند ساده‌تر از قبل میگردد. کارکردهای چهارگانه‌ی فرآیندکاوی مبتنی بر تحلیل های مختلف بر روی نگاره رویدادها صورت می‌پذیرد که در ادامه با هم میخوانیم.
کارکرد اول
کارکرد اول فرایندکاوی، کشف فرآیند به صورت خودکار است. دادههای رویداد، برای طراحی یک مدل فرآیند استفاده می‌شوند. فرایندکاوی از طریق کشف مدل‌های “As-is”، سعی می‌کند درکی از واقعیت جریان فرآیند به نمایش بگذارد. این درک مبنای تجزیه و تحلیل‌های دیگر است. علاوه بر این، بر مبنای مدل جدید فرآیند می‌توان ارتباطات بین واحدها، افراد و … در سازمان را کشف نمود و درک کرد که شبکه‌ی ارتباطی بین آن‌ها چه ساختاری دارد.
کارکرد دوم
کارکرد بعدی این رویکرد، انطباق سنجی است. فرایندکاوی از مدل ایجاد شده توسط کشف خودکار فرآیند استفاده می‌کند و انطباق آن را با مجموعه ای از قوانین مشخص بررسی می‌کند. هدف این مرحله اطمینان حاصل کردن از شباهت فرایند ثبت شده در نگاره رویداد و فرایند مصوب در سازمان است.. یک مثال متداول برای چنین قاعده‌ای، انطباق “Four-eyes-principle” است که اغلب در فرایند تدارکات استفاده میشود.
کارکرد سوم
فناوری فرآیندکاوی به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد تا به راحتی دو یا چند نسخه از یک فرآیند کسب‌وکار (تجزیه و تحلیل واریانت) را با یکدیگر مقایسه کنند. برای انجام این کار نگاره رویداد، اغلب به دو واریانت اصلی تقسیم میشود. یکی بر روی موارد با نتیجه مطلوب تمرکز می‌کند، در حالی که دیگری مواردی با خروجی نامطلوب را نشان می‌دهد. این موضوع سازمان‌ها را قادر می‌سازد تا تفاوت‌های جریان کار را با جزئیات تجزیه و تحلیل کرده و ایده‌های بهبود فرآیند را بدست آورند.
کارکرد چهارم (آخر)
قابلیت استخراج عملکرد کارکرد بعدی است. این روش بر یافته های آماری مربوط به عملکرد فرآیند متمرکز است تا در نهایت درک عمیقی از جریان کار اساسی ایجاد کند. نتیجه یک مدل فرآیند پیشرفته است که به وضوح گلوگاهها، کارها، زمان انتظار و دوباره کاری های موجود در فرایند را برجسته می‌کند.
قطعه اصلی فرایندکاوی: نگاره رویداد
همانطور که قبلا ذکر شد، فناوری فرآیندکاوی از داده های استخراج شده از سیستمهای اطلاعاتی پشتیبانی کننده (نگاره رویداد) استفاده می‌کند. بنابراین، برای موفقیت چنین پروژه‌ای، شناسایی و جمع آوری مناسب داده‌ها بسیار مهم است. در ابتدا، تمام سیستمهای IT که برای اجرای یک فرآیند استفاده می‌شوند، باید شناسایی شوند. برخی از فرایندها ممکن است فقط توسط یک سیستم پشتیبانی شوند، در حالیکه برخی دیگر به چندین نرم‌افزار متکی هستند.
نمونه‌ای از نگاره رویداد نرم‌افزار بهفالب
پس از آن، داده‌ها باید به نرم‌افزار فرایندکاوی منتقل شوند. برای یک راه حل دائمی، یک سیستم اتصال خودکار می‌تواند پیاده سازی شود که جریان مداوم اطلاعات بین دو سیستم را تضمین می‌کند سامانه‌ی فرآیندکاوی نگاره رویداده را تجزیه و تحلیل و گروه‌بندی نموده و نمایی از فرآیند سر به سر را ایجاد می‌کند. برای این مرحله لازم است که هر رکورد رویداد حداقل از یک شناسنامه پرونده (Case ID) که به وضوح قابل تعریف است، یک برچسب زمانی (Timestamp) و یک تعریف فعالیت (Activity) تشکیل شده باشد. البته، اطلاعات اضافی مانند منابع، هزینه‌ها و توضیحات بیشتر را می‌توان در نگاره رویداد وارد کرد تا فرایندکاوی تجزیه و تحلیل عمیق‌تر را ارائه کند.
در این مرحله ممکن است از خود بپرسید: “اگر ما هنوز از سیستمهای قدیمی استفاده می‌کنیم چه؟ آیا کیفیت دادههای ما به اندازه کافی خوب است؟” پاسخ ساده این است که می‌توان تقریباً از هر سیستم سازمانی، داده بدست آورد. بسیاری از سازمان‌ها هنوز به سیستمهای قدیمی متکی هستند. از این رو، برای استفاده از فرآیندکاوی هنوز فرصت هست!
اهداف مهم فرآیندکاوی
کشف، نظارت و بهبود فرآیندهای کسب و کار سه هدف مهم در فرایندکاوی با استفاده از استخراج دانش از نگاره رویداد محسوب میشود.
کشف خودکار فرآیند
در این تکنیک یک ورودی دریافت میشود که به آن نگاره می‌گویند، سپس ورودی دریافت شده به یک مدل خروجی تبدیل میگردد به طوری که هیچ نوع اطلاعاتی از قبل در این راستا وجود نداشته باشد.
انطباق سنجی
فرآیند کشف شده باید بر مبنای دیگری مورد نظارت و بازبینی قرار گرفته تا خطاها، کمبودها و سایر موارد مشخص شود. بخش نظارت به طور کلی یکی از بهترین بخش‌هایی است که می‌تواند فرآیندکاوی را به شکل شفاف دنبال نماید.
بهبود و ارتقا
به منظور بهبود از اطلاعات موجود در فرآیندهای واقعی و در حال اجرا که در فضای نگاره‌های رویداد ثبت شده اند، استفاده میشود. در بخش انطباق میزان انطباق مدل با واقعیت موجود بررسی میگردد اما در بخش بهبود قرار است کم و کاستی‌ها برطرف شوند به طوری که نیاز به تغییر یک مدل بوده و یا برچسب زمانی برای نگاره‌های رویداد بررسی میشود. سطوح سرویس‌دهی، زمان کار و فرکانس رخداد در این زمینه بسیار مهم هستند.
مزایای فرایندکاوی
پس از صحبت در مورد فرآیندکاوی و نحوه اجرای آن، اکنون مهم است که علت استفاده خود را از فرایندکاوی روشن کنید و از خود بپرسید چرا باید آن را پیاده سازی کنید؟ دلایل و کاربردهای بی‌شماری برای نرم افزار فرآیندکاوی وجود دارد. به طور کلی، فرایندکاوی باعث شفافیت فرایندهای سازمان میشود، به سازمان‌ها امکان می‌دهد KPI ها را کنترل کنند، انطباق فرآیندها را بررسی کنند و پشتیبانی عملیاتی را برای تصمیم گیری بهتر در مورد فرآیند را ارائه می‌دهد.
بیشتر بخوانید : پیاده سازی فرآیند کسب و کار چیست؟ معرفی ۵ روش کلیدی
این که شما از قبل در سازمان خود از مدیریت فرآیند کسب و کار استفاده می‌کنید یا در حال حاضر مدیریت فرایند یا سفر تحول دیجیتال خود را می‌خواهید شروع کنید، فرآیندکاوی می‌تواند از شما پشتیبانی کند. این به لطف کشف خودکار فرآیند کسب و کار می‌تواند یک شروع سریع برای BPM باشد. علاوه بر این، مشاغل را قادر می‌سازد تا فرآیندهای خود را کاملاً درک کنند. فرایندکاوی همچنین از بسیاری از اقدامات دیجیتالی مانند موارد زیر پشتیبانی می‌کند:
- چرخه مستمر بهبود فرآیند: فرایندکاوی ، فرآیندهای کسب و کار شما را درک می‌کند و تغییرات را بر اساس دادههای زمان واقعی انجام می‌دهد.
- بهبود رضایت مشتری: فرایندکاوی زمان انتظار را کاهش می‌دهد، از تکرارهای غیرضروری جلوگیری و سفر مشتری را افزایش می‌دهد.
- افزایش کارایی فرآیند: فرایندکاوی گلوگاهها، حلقه‌های فرآیند و دوباره کاری‌هایی مجدد را که شناسایی نمی‌شوند، تجزیه و تحلیل می‌کند.
- پشتیبانی از مدیریت انطباق سنجی سازمان شما : فرایندکاوی از انطباق‌سنجی برای بررسی انطباق فرآیندهای شما با همه قوانین و مقررات سازمان استفاده می‌کند و موارد غیرسازگار را به سرعت شناسایی می‌کند.
- خودکارسازی فرایند : فرایندکاوی با بررسی فرایندهای سازمان، فرصت های موجود برای خودکارسازی را شناسایی و ارزیابی می‌کند.
- افزایش چابکی : فرایندکاوی جریان‌های فرایندی را که از “جریان اصلی” کارآمدتر هستند را شناسایی و در کل سازمان گسترش می‌دهد
استفاده از فرایندکاوی در دنیای واقعی
فرایندکاوی در هر صنعتی که داده داشته باشد، استفاده میشود. در این بخش به چند نمونه از مهم‌ترین کاربردهای فرایندکاوی در دنیای واقعی می‌پردازیم.
بهینه سازی زنجیره تامین در یک شرکت تولیدی
بهبود تجربه مشتری در یک شرکت مخابراتی
تقویت فرآیندهای مالی در یک موسسه بانکی
انطباق سنجی در یک مرکز بهداشت و درمان
سامانه فرآیندکاوی بهفالب
نرم افزار بهفالب، اولین سامانه فرایندکاوی مبتنی بر هوش مصنوعی است که در ادامه به توضیح هر یک از ماژول‌های آن می‌پردازیم.
داشبورد بهفالب با ارائه نمای کلی از عملکرد واقعی فرآیندهای سازمانی، زمینه شناسایی نقاط ضعف و قوت فرآیندها را فراهم می‌کند. این داشبورد امکان مشاهده روند تغییرات شاخص‌های کلیدی عملکرد همچون متوسط زمان انجام فرآیند، تحلیل پرونده‌ها و واریانت‌های فرایند را به صورت بصری و در قالب نمودارهای مختلف فراهم می‌کند.
علاوه بر این، داشبورد بهفالب گزارش‌ها و خروجی‌های متنوعی همچون تحلیل فعالیت‌های گلوگاهی، شناسایی پرونده‌های طولانی و تحلیل فعالیت‌های پر تکرار در فرآیند را نیز برای کاربران تهیه می‌کند تا بتوانند با بهره‌گیری از آن‌ها اقدامات لازم جهت رفع نواقص و بهبود فرآیندهای خود را انجام دهند.
ماژول نقشه بهفالب با استفاده از دادههای اجرای فرآیند، به صورت خودکار نقشه‌ی فرآیند (Process Map) را ترسیم نموده و امکان بازنگری و بهینه‌سازی مسیر فرآیندها را فراهم می‌کند. همچنین این ماژول با تحلیل الگوهای پرتکرار، فعالیت‌ها و مسیرهای پُرتردد را شناسایی کرده و گلوگاه‌های فرآیندها را مشخص می‌نماید.
علاوه بر این، ماژول نقشه بهفالب امکانات پیشرفته‌ای همچون انیمیشن، نمایش تمامی واریانت‌های فرایند به صورت بصری را در اختیار کاربران قرار می‌دهد تا بتوانند به سادگی به تحلیل عمیق و درک بهتر فرآیندهای خود بپردازند.
بیشتر بخوانید : نقشه فرآیند چیست؟ معرفی نقشه برداری فرایند و روش های ایجاد آن
تحلیل دادههای عملیاتی، امکان ارزیابی بهره‌وری منابع انسانی و سایر واحدهای درگیر در فرآیند را فراهم می‌کند.
یکی از قابلیت‌های کلیدی این ماژول، امکان تحلیل روند تغییرات حجم کاری سازمان در طول زمان است. با استفاده از این قابلیت می‌توان میزان توانمندی سازمان در پاسخ‌گویی به تقاضاهای کسب و کار را مورد ارزیابی قرار داد. همچنین کمک می‌کند تا بتوان پیش‌بینی بهتری از نیازهای آتی منابع انسانی داشت.
از دیگر ویژگی‌های با ارزش این ماژول، امکان تحلیل عملکرد هر یک از واریانت‌ها، پرونده‌ها و فعالیت‌های فرایندی است. با استفاده از این قابلیت می‌توان به تحلیل ریز عملکرد فرآیندها پرداخت و نقاط ضعف و قوت هر یک را شناسایی نمود.
بیشتر بخوانید : تحلیل فرایند چیست؟ معرفی مدل ها و کاربردهای تجزیه و تحلیل فرآیند
ماژول انطباق‌سنجی بهفالب، ابزاری قدرتمند برای اطمینان از انطباق فرآیندهای اجرایی با مدل‌ها و دستورالعمل‌های تدوین شده است. این ماژول با مقایسه الگوهای اجرا شده با فرآیند مصوب، هرگونه انحراف یا عدم انطباق را شناسایی و تحلیل می‌کند.
یکی از مهم‌ترین کاربردهای این ماژول، ریشه‌یابی پرونده‌های طولانی، لغو شده یا خاتمه نیافته و همچنین پرونده‌های متخلف و غیرمنطبق است. با کمک این قابلیت می‌توان دلایل بروز این موارد را بررسی و تحلیل کرد و اقدامات اصلاحی مناسب را برای جلوگیری از تکرار آن‌ها پیشنهاد داد.
علاوه بر این، انطباق‌سنجی فرآیندها کمک شایانی به بهبود مستمر و افزایش بهره‌وری سازمان می‌کند. زیرا نواقص و انحرافات فرآیندها به سرعت شناسایی و مرتفع می‌شوند و اجرای فرآیند بر اساس الگوی بهینه انجام می‌پذیرد.
بیشتر بخوانید : انطباق سنجی فرآیند چیست؟
ماژول سازمان‌کاوی بهفالب ابزاری نوآورانه برای تحلیل شبکه‌های اجتماعی و تعاملات سازمانی است. این ماژول با ترکیب دو رویکرد فرایندکاوی و تحلیل شبکه‌های اجتماعی (SNA)، ارتباطات و تعاملات بین افراد درگیر در فرآیندها را مدلسازی و تحلیل می‌کند.
یکی از مهم‌ترین کاربردهای سازمان‌کاوی، شناسایی افراد کلیدی و تاثیرگذار بر فرآیندهاست. با تحلیل شبکه تعاملات، می‌توان افرادی را که نقش محوری در فرآیند دارند شناسایی کرد. همچنین می‌توان الگوهای همکاری غیررسمی بین افراد را کشف نمود.
از دیگر کاربردهای باارزش این ماژول، امکان مقایسه عملکرد افراد و تیم‌های مختلف و تحلیل واریانت‌های موجود در فرایند است. با این کار می‌توان گره‌ها و نقاط ضعف فرایند را شناسایی و رفع نمود.
بیشتر بخوانید : سازمان‌کاوی: نقطه عطفی جدید در بهفالب برای تحلیل عمیق‌تر با عملکرد سازمانی
ماژول هوش مصنوعی بهفالب از جدیدترین و پیشرفته‌ترین فناوری‌های حوزه هوش مصنوعی و یادگیری ماشین بهره می‌برد تا بتواند عملکرد فرآیندها را به طور هوشمندانه تحلیل، تفسیر و بهینه‌سازی کند.
یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های این ماژول، توانایی تحلیل عملکرد فرآیند بر مبنای الگوریتم‌های پیشرفته هوش مصنوعی است. این کار باعث میشود دید عمیق و هوشمندانه‌ای نسبت به عملکرد واقعی فرآیند حاصل شود و ریشه‌یابی مشکلات به سادگی انجام پذیرد.
ماژول هوش مصنوعی همچنین بر اساس تکنیک‌های پیش‌بینی و الگویابی، نسبت به شناسایی فرصت‌ها و پتانسیل‌های بهبود فرآیند و ارائه پیشنهادات هوشمندانه اقدام می‌کند. این ویژگی باعث اتخاذ تصمیمات مبتنی بر داده جهت ارتقای فرآیندها میشود.
بیشتر بخوانید : هوش مصنوعی (AI) چیست؟ ارتباط آن با فرایندکاوی
جمع بندی
فرایندکاوی پل ارتباطی بین داده کاوی و مدیریت فرایند کسب و کار است. هدف اصلی فرایندکاوی ایجاد شفافیت برای فرایندها و سازمان‌ها است. این فناوری مجموعه‌ای از تکنیک‌های جدید است که برای رقابت در بازار امروز باید بر آن‌ها مسلط باشید. با استفاده از فرایندکاوی، سیستمهای IT و پشتیبانی یکپارچه شده و شناخت پتانسیل‌های بهبود فرایندها راحت‌تر میشود. همچنین از دادههای ذخیره شده در سیستمهای IT می‌توان به منظور کشف و مصورسازی مدل‌های فرایندی استفاده نمود. این مدل‌ها بنیان و پایه‌ی حوزه‌های مختلف و متنوع نرم‌افزاری از قبیل: تحلیل فرایند، بهینه سازی و انطباق‌سنجی هستند.
همین حالا میتوانید از طریق لینک زیر با متخصصین بهفالب تماس بگیرید و با رزرو تور رایگان، با فرآیندکاوی و نرم افزار بهفالب بیشتر آشنا شوید.
ارتباط با تیم متخصصین فرآیندکاوی بهفالب جهت رفع نیازهای سازمانی شما
سینا لشکری
سلام، خیلی ممنونم، خیلی مفید بود