مدل فرآیند چیست و چه کاربردی دارد؟

ایجاد یک نمایش بصری از فرآیندهای کسب و کار می تواند به درک بهتر عملیات شرکت منجر شود. مدل‌های فرآیند از عناصری مانند فلش‌ها و رابط‌ها برای نمایش بصری و تصویرسازی جریان فرآیندهای کسب و کار استفاده می کنند. اگر می خواهید فرآیندهای یک شرکت را ساده کنید، ایجاد یک مدل فرآیند می تواند کمک کند.

در این مقاله، ما تعریف، مولفه‌ها، کاربردها و مزایای مدل‌ های فرآیند خواهیم پرداخت و مراحلی را ارائه می‌کنیم که می‌توانید برای ایجاد یک مدل فرآیند مؤثر از آن استفاده کنید.

مدل فرآیند چیست؟

مدل فرآیند یک تصویرسازی از جریان کار و وظایف برای اهداف خاص است. در اغلب موارد، مدل‌ های فرآیند اشکال گرافیکی دارند و معمولاً گردش‌ کاری را نمایش میدهند که شرکت‌ها به طور مکرر آن را به تصویر می‌کشند. این مدل‌ ها معمولاً شامل فعالیت‌های مختلف مرتبط با یک هدف و نتایج بالقوه بر اساس تصمیمات شرکت می‌شوند. مدلسازی فرآیند می‌تواند تجزیه و تحلیل و درک جریان‌های کاری را با تقسیم فرآیند به مراحل کوچک‌تر و قابل مدیریت، آسان‌تر کند.

اجزای مدل فرآیند

می‌توانید از نرم‌افزار یا وب‌سایت‌های مختلف برای ایجاد یک مدل فرآیند استفاده کنید یا به صورت سنتی‌تر مدل فرآیند خود را به صورت دستی بر روی یک تخته رسم کنید. مدل فرآیند شما می‌تواند به همان اندازه که می‌خواهید انعطاف‌پذیر یا سخت‌گیرانه باشد. برخی از اجزای اساسی مدل‌های فرآیند عبارتند از:

فلش ها

در یک مدل فرآیند، می‌توانید فلش‌ هایی را برای نشان دادن ترتیب انجام فعالیت‌های فرآیندتان بکشید. فلش‌ها باید فعالیت‌ها و تصمیمات مختلف را به هم متصل کنند تا تأثیر و جهت هر مرحله را نشان دهند. همانطور که فرآیند شما تکامل می‌یابد، می‌توانید فلش‌ها را پاک کرده و دوباره ترسیم کنید تا جریان کار را با دقت بیشتری منعکس کنید.

اتصال دهنده ها

اتصال دهنده‌ ها می‌توانند به شما کمک کنند تا بتوانید به بخش بعدی فرآیند خود بپیوندید. هنگامی که می‌خواهید به بخش دیگری از فرآیند خود بروید، می‌توانید اتصال دهنده‌ها را به جای فلش‌های بلند بکشید. می‌توانید از رابط‌ها برای ارزیابی این که آیا می‌توانید مراحل را حذف کنید یا مراحل خاصی را در طرح متراکم کنید، استفاده کنید.

نشانگرهای شروع و پایان

همچنین می‌توانید شاخص‌های شروع و پایان را در مدل فرآیند خود ترسیم کنید. در نزدیکی شاخص‌های خود، می‌توانید شرایط و محرک‌هایی را که شروع و پایان فرآیند را آغاز می‌کنند، یادداشت کنید. این عناصر می‌توانند وضوح و سازماندهی بیشتری را به خصوص برای یک مدل فرآیند با مراحل، اهداف یا روش های متعدد ارائه دهند.

شاخص های فعالیت

می توانید از بلوک‌های متنی برای نشان دادن فعالیت‌ها استفاده کنید. هر فعالیت وظایف خاصی را نشان می‌دهد که می‌توانید برای رسیدن به نتیجه مورد نظر خود تکمیل کنید. می‌توانید با استفاده از آیتم‌های اکشن، هر فعالیت را در یادداشت چسبناک آن به طور خلاصه شرح دهید.

شاخص های تصمیم گیری

همچنین می‌توانید از بلوک‌های متنی برای نشان دادن تصمیمات استفاده کنید. در مدل‌های فرآیند، تصمیم‌گیری‌ها تعیین می‌کنند که یک فرآیند می‌تواند کدام مسیر عمل را دنبال کند. هر تصمیم ممکن است به مسیرهای مختلفی منتهی شود و شما می توانید از جریان مدل فرآیند برای تجسم اثرات بالقوه هر تصمیم استفاده کنید.

کاربرد های مدل فرآیند

شما می‌توانید از مدل‌ های فرآیند در موقعیت‌های مختلفی که به دنباله‌ای ساده از فعالیت‌ها نیاز دارند، استفاده کرده و آن را پیاده سازی کنید. مدل‌های فرآیند می‌توانند برای موارد زیر مفید باشند:

• تصویرسازی فرایندهایی که تیم شما با طوفان فکری تصور کرده‌اند
• ارائه راه‌ها و رویکردهای مختلف برای بهبود فرآیند
• طراحی یک فرآیند کسب و کار جدید
• ایجاد فرآیند برای عملکردهای کسب و کار تکرار شونده سازمان

مزایای استفاده از مدل فرآیند

استفاده از مدل فرآیند مزایای زیادی دارد که در ادامه به مهم‌ترین آن‌ها می‌پردازیم.

تصویرسازی

یکی از مزایای کلیدی استفاده از مدل فرآیند این امر است که می‌تواند به شما در تصویرسازی یک فرآیند کمک کند. تصویرسازی یک فرآیند می‌تواند درک فعالیت‌ها، تصمیمات و نتایج کلیدی آن را برای همه‌ی افراد درگیر فرآیند آسان‌تر کند. همچنین می‌توانید از مدل تصویری برای ردیابی پیشرفت و منعکس کردن تغییراتی که در فرایند رخ می‌دهد استفاده کنید.

مستندسازی برای آینده

پس از ایجاد یک مدل فرآیند، می‌توانید از آن به عنوان یک منبع در آینده نیز استفاده کنید. بسیاری از فرآیندهای کسب و کار به طور مکرر اتفاق می‌افتند، بنابراین می‌توانید مدل‌هایی ایجاد کنید که می‌توانید بارها و بارها در آینده از آن‌ها استفاده کنید. این کار می‌تواند کارایی و عملکرد شرکت را بهبود بخشد و به شما کمک کند گردش کار سازمان را ساده کنید.

همکاری

مدل‌های فرآیند همچنین می‌توانند همکاری را در محل کار تقویت کنند. شما می‌توانید مدل‌های فرآیند را به طور مشترک توسعه دهید و همه افراد مرتبط با یک فرآیند یا کار را درگیر کنید. بحث‌های مشترک و طوفان فکری می‌تواند به ایجاد بهترین فرآیند ممکن کمک کند و به همه افراد درگیر کمک کند تا فرآیند را به وضوح درک کنند.

چگونه یک مدل فرآیند موثر بسازیم

در اینجا شش مرحله وجود دارد که می‌توانید برای ایجاد یک مدل فرآیند موثر دنبال کنید:

1. فرآیندی که می خواهید مدلسازی کنید را انتخاب کنید

اولین گام برای ایجاد یک مدل فرآیند موثر شامل انتخاب فرآیندی است که می‌خواهید مدل سازی کنید. اگر کسب و کار فرآیندهایی دارد که کارکنان مرتباً آن‌ها را تکرار می‌کنند، ایجاد مدل‌هایی برای این فرآیندها می‌تواند کارایی را بهبود بخشد و به اطمینان از نتایج ثابت کمک کند. تعیین کنید که آیا باید یک فرآیند جدید ایجاد کنید یا یک فرآیند موجود را مدل کنید.

2. یک تیم برای طراحی مدل خود ایجاد کنید

هنگامی که بدانید کدام فرآیند را می‌خواهید مدل کنید، می‌توانید تیمی را گرد هم بیاورید تا مدل فرآیند خود را ایجاد کنید. همه افراد درگیر در یک فرآیند را جمع آوری کنید و شروع به طوفان فکری اجزای مختلف فرآیند کنید. تیم را با لوازمی برای ایجاد مدل فرآیند، از جمله نرم افزار، تخته و نشانگرها مجهز کنید.

3. به فرآیند خود عنوان بدهید

همچنین مهم است که به فرآیند خود عنوان واضحی بدهید. باید یک نام واحد برای فرآیند خود انتخاب کنید که بتوانید به طور مداوم از آن استفاده کنید. این امر می‌تواند به تیم شما کمک کند تا از سردرگمی ناشی از استفاده از اصطلاحات مختلف برای یک فرآیند جلوگیری کند. عنوانی را انتخاب کنید که دقیقاً هدف یا اقدامات فرآیند را نشان دهد.

4. شروع و پایان فرآیند خود را تعیین کنید

مرحله دیگر در ایجاد یک مدل فرآیند شامل تعیین نقطه شروع و پایان برای فرآیند شما است. برای انجام این کار، می‌توانید معیارهایی را ایجاد کنید که نشان دهنده شروع فرآیند و شرایطی است که پایان فرآیند را نشان می‌دهد. این عناصر و شاخص‌ها را در قسمت مناسب مدل فرآیند قرار دهید تا وضوح و جهت بیشتری برای گردش کار فراهم کند.

بیشتر بخوانید : مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) چیست؟

۵. مدل فرآیند خود را آزمایش کنید

هنگامی که پیش نویس مدل فرآیند خود را تهیه کردید، می‌توانید آن را آزمایش کنید تا اطمینان حاصل کنید که به نتیجه مطلوب می‌رسید. پس از طراحی یک فرآیند بر اساس یک سناریو، فرآیند خود را بر روی سناریوهای اضافی اعمال کنید و در صورت نیاز تغییراتی که لازم است را اعمال کنید. سعی کنید طیف وسیعی از سناریوهای واقع بینانه را برای شناسایی نقاط ضعف مدل خود که می‌توانید آن‌ها را بهبود ببخشید را ارائه دهید.

۶. مدل فرآیند خود را برای استفاده در آینده ذخیره کنید

پس از تکمیل مدل فرآیند خود، می توانید آن را برای استفاده در آینده ذخیره کنید. می‌توانید با ایجاد یک نسخه دیجیتالی با استفاده از یک وب‌سایت یا برنامه نرم‌افزار، فرآیند خود را مستند کنید، یا می‌توانید به سادگی از مدل فرآیند فیزیکی خود عکس بگیرید. به این ترتیب، در صورت بروز شرایط مختلف، می توانید از مدل خود بارها و بارها استفاده مجدد کنید.

جمع بندی

همانطور که در این مقاله مشاهده کردید، مدل فرایند از مهم‌ترین مراحلی است که باید برای افزایش کارایی سازمان و برای مستندسازی فرایندهای آن انجام شود. مدل فرایند به شناسایی و درک بهتر فرایندهای درون سازمان کمک می‌کند.

فرایندکاوی نیز ابزاری قدرتمند برای شناسایی و بهبود فرایندها است. شما به کمک یک نرم افزار فرآیندکاوی و با استفاده از الگوریتم‌ها و روش‌های داده‌کاوی می‌توانید به بهینه‌ سازی و کاراتر کردن فرایندها بپردازید. بنابراین مدل فرایند و فرایندکاوی مکمل یکدیگرند و هر دو برای بهبود فرایندهای سازمانی حیاتی هستند.

اگر علاقمند به طراحی یک مدل فرآیند هستید می‌توانید به کمک نرم افزار فرآیندکاوی بهفالب و با برقراری ارتباط با متخصصین ما از طریق لینک زیر، نسبت به این کار اقدام کنید.