مدیریت گردش کار در مورد ایجاد، مستندسازی، نظارت و بهبود مجموعه ای از مراحل یا گردش کار است که برای تکمیل یک کار خاص لازم است. هدف مدیریت گردش کار بهینه سازی گردش کار است تا اطمینان حاصل شود که یک کار به درستی، پیوسته و کارآمد انجام می شود.
مدیریت گردش کار یک فعالیت مداوم در یک کسب و کار است. پیشرفت در فناوری‌هایی که از گردش کار پشتیبانی می‌کنند، پویایی محیط کار و تغییر نیازهای مشتری می‌تواند جریان‌های کاری موجود را منسوخ کند یا فرصت‌هایی برای بهبود ایجاد کند. به این ترتیب، سازمان‌ها برای اطمینان از بهینه بودن آن‌ها باید به طور مداوم گردش کار را بررسی و بازبینی کنند. به عنوان مثال، هوش مصنوعی می‌تواند به سازمان‌ها کمک کند تا راه‌هایی را برای ساده‌سازی گردش‌های کاری خود و خودکارسازی اجزای بیشتر آن گردش‌ها شناسایی کنند.
مدیریت گردش کار چیست؟
مدیریت گردش کار فرآیند طراحی، ایجاد، اجرا و نظارت بر گردش کار است. در اینجا به برخی از وظایف مربوط به مدیریت گردش کار اشاره می‌کنیم:
- تنظیم و تنظیم مراحل گردش کار
- عیب یابی گردش کار ناکارآمد
- تنظیم گردش کار با شرایط متغیر
- ایجاد و اجرای الزامات مستندات گردش کار
- آگاه نگه داشتن تمام ذینفعان و حفظ یک سیستم ارتباطات استاندارد گردش کار
- تولید و بسته بندی گزارش گردش کار برای استفاده در عملیات مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM)
چرا مدیریت گردش کار مهم است؟
همه‌ی گردش کارها، گردش کار خوبی نیستند. در اینجا مدیریت گردش کار وارد می‌شود. اکثر گردش کارها بدون راهنمایی یک مدیر گردش کار، نمی‌توانند بهینه عمل کنند.
قبل از اینکه به عناصر خاص یک گردش کار بپردازیم، اول اهمیت این رویکرد را توضیح می‌دهیم.
- کارها را ساده میکند: با بینش بیشتر در فرآیندهای خود، می توانید گلوگاه‌ها و وظایف غیر ضروری را شناسایی و حذف کنید تا کارایی را افزایش دهید.
- شفافیت را افزایش می‌دهد: مدیریت گردش کار داده‌های پیرامون فرآیندهای شما را جمع‌آوری میکند که می‌تواند به شما درک بهتری از آنچه در تیم شما می‌گذرد بدهد. به عنوان مثال، مدیر می‌تواند دقیقاً ببیند که کارمندان در حال حاضر در حال انجام چه کاری هستند.
- ارتباطات را بهبود می‌بخشد: در حالی که ارتباطات محل کار اغلب ممکن است به هم ریخته شود، مدیریت گردش کار از ابزارهایی مانند اعلان‌های خودکار برای ارائه به روز رسانی‌های به موقع استفاده میکند. به علاوه، افزایش شفافیت نیاز به ارتباطات غیرضروری را تا حد زیادی محدود میکند.
- کارکنان را مسئول نگه می‌دارد: مدیریت گردش کار به کارکنان دید واضحی از آن چه از آن‌ها انتظار می‌رود می‌دهد که به آن‌ها اجازه می‌دهد پروژه‌های خود را مالک شوند و هر گونه نیاز به مدیریت خرد را از بین می‌برد.
پیشنهاد بهفالب : تجزیه و تحلیل داده چیست؟
عناصر یک گردش کار
از آنجایی که تقریباً هر فرآیند چند مرحله‌ای را می‌توان یک گردش کار در نظر گرفت، نظرات مختلفی در مراحل و بخش‌هایی که شامل می‌شوند وجود دارد. گردش کار می‌تواند به سادگی لباس پوشیدن یا به پیچیدگی فرآیند تکمیل انبار کامل باشد. اما همه گردش‌های کاری حداقل شش عنصر کلیدی دارند.
بیایید با استفاده از دو مثال نسبتا ساده به عناصر یک گردش کار نگاه کنیم: انتشار یک پست وبلاگ و مسواک زدن.
- ذینفعان: افراد یا گروه‌هایی که به نوعی تحت تاثیر جریان کار قرار می‌گیرند.
ذینفعان در جریان کاری پست وبلاگ، نویسنده، ویرایشگر و ناشر خواهند بود. شما تنها ذینفع در جریان کار مسواک زدن هستید، اما در یک خانواده، ذینفعان بچه‌هایی هستند که مسواک می‌زنند و والدین بررسی می‌کنند تا مطمئن شوند بچه‌ها مسواک زده‌اند.
- ورودی‌ها: مواد یا اطلاعاتی که برای تکمیل گردش کار مورد نیاز است.
ورودی یک پست وبلاگ موضوع، تحقیق و محتوا خواهد بود. ورودی‌های جریان کار مسواک زدن مسواک، خمیر دندان و نخ دندان خواهد بود.
- خروجی‌ها: نتایج گردش کار را شامل می‌شود.
در دو مثال ما، یک پست وبلاگ منتشر شده و دندان‌ها مسواک زده شده‌اند.
- مراحل: وظایف فردی که برای تکمیل گردش کار باید تکمیل شوند.
در مثال گردش کار پست وبلاگ، مراحل ممکن است شامل نوشتن محتوا، ویرایش متن و انتشار آن باشد.
- تبدیل: فرآیند تبدیل ورودی‌ها به خروجی‌ها را شامل می‌شود.
یک پست وبلاگ با نوشتن، ویرایش و سپس انتشار محتوا، تولید می‌شود. دندان‌ها نیز از کثیف به تمیز تغییر حالت پیدا می‌کنند.
- شرایط: شرایطی که برای تکمیل گردش کار باید رعایت شود.
اگر یک وبلاگ نویس ساعتی هستید، شرایط ممکن است داشتن یک مشتری باشد که پستی را سفارش داده است یا داشتن یک وبلاگ که توسط یک ناشر پذیرفته شده است. مسواک زدن فقط در شرایطی مانند نزدیکی حمام و در دست داشتن مسواک انجام می‌شود.
نمونه‌ای از یک فلوچارت در قالب BPMN
تصویرسازی گردش کار
گردش‌های کاری بسیار ساده را می‌توان به صورت یک لیست تصویرسازی کرد، اما زمانی که فرآیندها کمی پیچیده‌تر می‌شوند، بهترین راه برای مستندسازی آن‌ها در قالب یک نمودار جریان است.
فلوچارت‌ها دارای مجموعه‌ای از نمادهای استاندارد هستند که به طور جهانی مورد استفاده قرار می‌گیرند که ایجاد گردش کار را آسان‌تر میکند. به گونه‌ای که همه بدون نیاز به توضیح هر گردش کار خاص به صورت شخصی، آن را درک کنند. به خصوص هنگامی که گردش کار دارای نقاط تصمیم گیری زیادی با مراحل بعدی متفاوت برای پاسخ‌های مختلف باشد. یک فلوچارت استاندارد شده می‌تواند برای ثابت نگه داشتن گردش‌های کاری عظیم معجزه کند.
بیشتر بخوانید: مدلسازی فرآیند چیست؟
مدیریت گردش کار، مدیریت پروژه و مدیریت فرآیند کسب و کار
یکی از مواردی که اغلب افراد را گیج میکند، شباهت بین اصطلاحات «مدیریت گردش کار»، «مدیریت پروژه» و «مدیریت فرآیند کسب و کار» است. در حالی که این سه رویکرد با هم همپوشانی دارند، از چند جنبه ظریف اما مهم متفاوت هستند.
مدیریت گردش کار با نظارت بر فرآیندهای فردی سروکار دارد. به عنوان مثال، فرآیند ارائه پست وبلاگ که در بالا توضیح دادم یک گردش کار است، بنابراین شخصی که طوفان فکری را اجرا میکند و بقیه گردش کار را برای این دور از برنامه‌ها تسهیل میکند، مدیر گردش کار خواهد بود. بسته به این که چه کسی در دسترس است، ممکن است شخص دیگری فرآیند طوفان فکری را در دور بعدی برنامه‌ها اجرا کند. در این صورت، آن شخص مدیر گردش کار خواهد بود.
مدیریت پروژه با نظارت بر کل پروژه‌ها (گروه‌هایی از فرآیندها با هم) سر و کار دارد. تیم با چندین مشتری در یک زمان کار میکند و هر ماه چندین قطعه محتوا برای هر مشتری ایجاد میکند. در یک ماه خاص، هر کسی که طوفان فکری را اجرا میکند، مدیر گردش کار طوفان فکری است. اما مدیر پروژه شخصی است که بر تمام محتوای ایجاد شده برای مشتری در طول کل قرارداد نظارت میکند.
مدیریت فرآیند کسب و کار هم گردش کار و هم مدیریت پروژه را در بر می‌گیرد. BPM اصطلاحی است که برای تمام فرآیندها و گردش کار یک شرکت، در پروژه‌ها، تیم‌ها و بخش‌های مختلف تعریف می‌شود. گردش کار و پروژه مشتری در دسته BPM شرکت قرار می‌گیرد که شامل گردش کار و پروژه در بخش‌های مالی، منابع انسانی و عملیات می‌شود.
نرم افزار مدیریت گردش کار چیست؟
نرم افزار مدیریت گردش کار، فناوری است که به کاربران امکان می دهد فرآیندهای مکرر را مدیریت کنند. پلتفرم‌هایی مانند Asana و Trello نمونه‌هایی از آن هستند که به طور خاص برای مدیریت پروژه‌ها و فرآیندها و گردش کار مرتبط با آن‌ها طراحی شده‌اند.
بسته به نوع گردش کاری که مدیریت می‌کنید، ممکن است ابزارهای مدیریت گردش کار موثرتری را در پلتفرم‌هایی که برای نوع پروژه خاص شما طراحی شده‌اند بیابید. فروشندگان اغلب گردش کار خود را در Salesforce یا Pipedrive مدیریت می‌کنند، در حالی که حسابداران تمایل دارند از پلتفرم‌هایی مانند FreshBooks یا Xero استفاده کنند.
پیشنهاد بهفالب : فرایندکاوی چیست؟
جمع بندی
مدیریت گردش کار بخش مهمی از هر تیمی است، صرف نظر از پروژه یا وظیفه. هنگامی که به درستی اجرا شود، مدیریت گردش کار تضمین میکند که تیم‌ها سازماندهی شده، در مسیر درست و کارآمد باقی می‌مانند.
همانطور که یک کسب و کار رشد میکند، لیست گردش کار مورد نیاز برای حفظ عملکرد آن هموار می‌شود. مدیران به یک راه حل مقیاس پذیر برای ماندن در سازمان‌های پیچیده‌تر خود نیاز دارند. اتوماسیون فرآیند پلتفرم ابزارهایی را به رهبران کسب و کار می‌دهد که برای مقیاس‌بندی عملیات خود با وظایف مبتنی بر گردش کار خودکار مانند هشدارها و اعتبارسنجی داده‌ها برای افزایش شفافیت و مسئولیت‌پذیری و در عین حال حذف افزونگی نیاز دارند.
ارتباط با تیم متخصصین فرآیندکاوی بهفالب جهت رفع نیازهای سازمانی شما
