مدیریت فرایند به همسویی فرآیندها با اهداف استراتژیک سازمان، طراحی و پیاده سازی معماری فرآیند و ایجاد سیستم های اندازه گیری فرآیند اشاره دارد. همچنین می تواند به تلاش های مختلف اتوماسیون از جمله سیستم های گردش کار، زبان های XML و سیستم های ERP اشاره کند. مدیریت فرایند بر توانایی موتورهای گردش کار در کنترل جریان فرایندها، اندازه گیری خودکار فرایندها و آموزش و سازماندهی مدیران برای مدیریت بهتر و موثرتر فرایند تأکید می کند. ابزارهای مختلفی از جمله مدلسازی فرایند و فرایندکاوی برای بهینه کردن BPM به کار می روند.
مدیریت فرآیند یا BPM چیست؟
مدیریت فرایند کسب و کار یا همان BPM روشی است برای مشاهده و کنترل فرآیندهایی که در یک سازمان وجود دارد.به کمک مدیریت فرایند شما میتوانید در مواقع بحرانی از کارامدی فرآیندها مطمئن شوید.
اصطلاح مدیریت فرآیند کسب و کار، چگونگی مطالعه، شناسایی، تغییر و نظارت بر فرایندهای کسبوکار را در بر می‌گیرد. این روش اطمینان حاصل میکند که فرایندها به درستی کار می‌کنند و با گذشت زمان بهبود می‌یابند. مدیریت فرایند غالباً از نظر جریان روزانه کار تنظیم می‌شود. “گردش کار” به طور کلی در زیرمجموعه بهبود فرآیند قرار می‌گیرد، این قطعه مهمی از پازل مدیریت فرایند است زیرا باعث اگاهی از روند ضعیف یا قوی توانایی شما برای رسیدن به اهرم اطلاعات می‌شود.
مزایای مدیریت فرایند
در کوتاه مدت، BPM به سازمان‌ها کمک میکند تا هزینه‌ها را کاهش و کارایی را افزایش دهند. این می‌تواند به معنای درآمد و رشد بیشتر برای سازمان‌ها و همچنین افزایش سرعت و کارایی سازمان‌های دولتی باشد. در طولانی مدت، BPM با بهبود چابکی سازمانی به ایجاد مزیت رقابتی کمک میکند. فناوری BPM می‌تواند بدون توجه به هدف سازمان (در بخشهای خصوصی و دولتی)، آن را کارآمدتر، چابک‌تر و موفق‌تر سازد.
کاهش هزینه
در نگاه اول، به نظر می‌رسد BPM همان مزیت عمده فناوری برنامه های سازمانی سنتی مانند ERP را به همراه دارد که همان افزایش بهره‌وری نیروی کار است. با این حال سیستم عامل‌های BPM فراتر از ایجاد کارایی هستند. قابلیت‌های اشتراک دانش و همکاری تعبیه‌شده به بهبود تصمیم‌گیری کمک می‌کنند. گزارش عملکرد فرآیند و بهبود مستمر فرآیند به بهینه‌سازی گردش کار سرعت می‌بخشد. همچنین اعلان‌ها و محرک‌ها به کاهش خطاها و از بین بردن ضایعات کمک میکند. بنابراین، سیستم عامل‌های BPM نه تنها به سازمان‌ها یاری می‌رسانند تا بهره‌وری نیروی کار را افزایش دهند، بلکه کیفیت محصول را نیز بهبود می‌بخشند.
پس از استقرار BPM، پیشرفت‌هایی که در سازمان اتفاق افتاده باعث صرفه‌جویی قابل توجهی در هزینه‌های آن می‌شود.
افزایش درآمد
علاوه بر کاهش هزینه‌ها، سیستم‌های BPM به سازمان کمک می‌کنند تا با افزایش تولید محصول، تسریع زمان چرخه و بهبود خدمات به مشتری، درآمد کلی خود را افزایش دهد. داشبورد BPM با تأثیر بر فروش، به اولویت‌بندی فعالیت های کسبوکار کمک میکند. گزارش عملکرد فرآیند، شناسایی گلوگاه ها را تسریع میکند. همچنین دانش متمرکز سازمانی نیز به سرعت تصمیم‌گیری کمک میکند و فرآیندهای بازخورد مشتری با حلقه بسته به ردیابی عملکرد یاری می‌رساند. با گذشت زمان، این پیشرفت‌ها منجر به سریع‌تر شدن بازار می شود که در نهایت فروش و درآمد کل سازمان را افزایش می‌دهد.
بهبود چابکی
در حالی که کاهش هزینه‌ها و افزایش درآمد محسوس ترین مزایای مدیریت فرآیند کسبوکار است، ارزش واقعی ارائه شده توسط BPM نامحسوس است. در طولانی مدت، برنامه‌های کاربردی فرآیند ساخته شده با سیستم‌های BPM به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا چابک‌تر شوند. قوانین هوشمند تضمین می‌کنند که فرایندها به طور خودکار با تغییرات محیط کسبوکار سازگار شوند. با اعمال این تغییرات در سازمان، پاسخ به تغییرات سریع‌تر می‌شود.
مراحل چرخه مدیریت فرآیند
مرحله 1: شناسایی فرآیند
اکثر فرآیندها شامل یک فرم برای جمع آوری داده‌ها و یک گردش کار برای پردازش آن است. در مرحله اول نیاز است که صاحب فرایند در هر کار مشخص شود.
مرحله 2: کشف فرایند
در مرحله دوم، فرایند در یک طرح بصری نشان داده می‌شود. جزئیات مانند مهلت‌ها و فرصت‌ها برطرف شده و ایده شفافی از توالی رویدادها و جریان داده‌ها در فرآیند ارائه می‌شود. بهترین ابزار برای این مرحله، یک ابزار فرایندکاوی است.
مرحله 3: پیاده سازی
ابتدا فرآیند با آزمایش گروه کوچکی از سازمان شروع می‌شود و سپس برای کل سازمان پیاده‌سازی می‌شود. لازم است که در این مرحله از دسترسی کاربران به اطلاعات اطمینان حاصل شود.
بیشتر بخوانید : پیاده سازی فرآیند کسب و کار چیست؟ معرفی ۵ روش کلیدی
مرحله 4: نظارت
در حین انجام روند کار، نیازاست فرآیند تحت نظر باشد. از معیارهای مناسب برای شناسایی پیشرفت، اندازهگیری کارایی و تعیین محل گلوگاه استفاده می‌شود. نرم افزار فرایندکاوی برای این مرحله مناسبترین ابزار است.
مرحله 5: بهینه سازی
همانطور که فرایند تجزیه و تحلیل می‌شود، به تغییراتی که در فرم یا گردش کار شما ایجاد شده است، باید توجه شود تا کارایی بیشتری حاصل شود. برای این مرحله، اجرای بهبود فرآیند کسب و کار در نظر گرفته می‌شود.
بیشتر بخوانید : چرخه مدیریت فرایند چیست و چه مراحلی دارد؟
انواع مختلف مدیریت فرآیند کسب و کار
سیستم‌های BPM را میتوان بر اساس اهداف مختلف آنها دسته‌بندی کرد. در کل سه نوع مدیریت فرآیند کسب و کار وجود دارد:
BPM مبتنی بر یکپارچگی
این نوع سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار، فرآیندهایی که در درجه اول بین سیستم‌های موجود شما (به عنوان مثال HRMS ،CRM و ERP) قرار دارند را بدون درگیری زیاد افراد، کنترل میکند. این روش دارای اتصالات گسترده و دسترسی API هستند تا بتوانند فرآیندها را تسریع کنند.
BPM مبتنی بر انسان
این روش برای دسته‌ای از فرآیندهایی است که اساساً توسط انسان انجام می‌شوند. این فرایندها اغلب مصوبات و وظایف زیادی دارند که توسط افراد انجام می‌شوند. این سیستم عامل برای یک رابط کاربری دوستانه و ردیابی سریع بسیار عالی است.
BPM مبتنی بر داده
این روش مدیریت فرآیند کسب و کار زمانی لازم است که یک سند (به عنوان مثال یک قرارداد یا یک توافق نامه) در هسته اصلی فرآیند باشد. این روش مسیریابی، قالب بندی، تأیید و امضای سند را هنگام انجام وظایف از طریق گردش کار امکان پذیر میکند.
BPMS چیست؟
BPMS مخفف “نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار” یا “سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار” است. BPMS ابزاری برای اجرای متدلوژی مدیریت برای بهبود فرایندهای کسب و کار سازمان از طریق شناسایی، مدلسازی، اتوماسیون، تحلیل فرایند و همچنین اندازهگیری عملکرد است.
مزیت اصلی BPMS این است که کاربران آن این امکان را دارند تا از طریق ابزارهای ساده و بصری، فعالانه در بهبود فرایندهای کسبوکار شرکت کنند. همه این مزایا به دلیل سه مولفه امکان پذیر است: ابزار ساخت فرآیندها، اجرای آنها و نظارت بر آنها.
BPMS چگونه کار میکند؟
BPMS چهار مرحله اصلی دارد که در اینجا به آنها می‌پردازیم:
شناسایی فرآیند و تجزیه و تحلیل آن
فرآیند دنباله‌ای از فعالیت‌هایی است که برای دستیابی به یک نتیجه خاص اجرا می‌شوند. قبل از اتوماسیون گردش کار، فرآیندها باید مستندسازی شوند. مستندسازی فرآیند نیاز به همکاری و برنامه ریزی ذینفعان برای تعیین کارآمدترین و مناسبترین اقدام برای انجام یک کار دارد. جریانات فرآیند کسبوکار را میتوان در یک سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار دوباره ایجاد کرد. سپس این جریانات توسط پرسنل مربوطه بررسی می‌شود تا از دستیابی به تصویری موثر از فرآیند اطمینان حاصل شود.
طراحی و توسعه فرآیند
برای ایجاد فرایندها در سیستم، کاربر به یک ابزار طراح فرآیند نیاز دارد. ابزارهای مورد استفاده طراح برای مدلسازی فرآیند کسب و کار به صورت نمودارهای جریان و نقشه‌ها ارائه شده است. مجموعه‌ای از قوانین و عناصر که برای مدلسازی فرآیند استفاده می‌شود، آن را انعطاف پذیر میکند. مزیت اصلی مدلسازی فرایندهای کسبوکار سازمان در سیستم‌های BPM این است که این فرایندها فقط مستند نیستند بلکه آزمایش شده‌اند. این به کاربر اجازه می‌دهد قبل از اجرا، نقاط ضعف را اصلاح کند.
اتوماسیون
اتوماسیون روشی است که به کمک آن یک فرآیند با حداقل دخالت انجام می‌شود. اتوماسیون گردش کار به مشاغل کمک میکند تا فرآیندهای خود را بهتر مدیریت و بهینه‌سازی کنند. پیاده‌سازی اتوماسیون شامل جمع آوری اقدامات و ورود مکانیسم‌های مورد نیاز برای شبیه‌سازی رفتار و نتیجه یک فرآیند است. وظایفی که می‌توانند به طور خودکار انجام شوند، وظایفی هستند که به طور مکرر تکرار می‌شوند. به عنوان مثال کارهای معمولی رفت‌وآمد در عملکردهای روزمره کارمندان طی یک فرآیند خودکار، سریع‌تر انجام می‌شوند.
تجزیه و تحلیل
ابزار سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار سطوح مختلفی از گزارش و توانایی ادغام با ابزارهای گزارشگری برای تجزیه و تحلیل عملکرد فرآیند را ارائه می‌دهد. گزارش‌ها با شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) مرتبط هستند و داده‌هایی در مورد اثربخشی فرایندها، اعضای تیم و … ارائه می‌دهند. تجزیه و تحلیل داده‌ها می‌تواند به تعیین ناکارآمدی عملیاتی برای پیشرفت و روند مداوم کمک کند.
مثال هایی از مدیریت فرایند در سازمان ها
منابع انسانی
آیا تا به حال احساس کرده‌اید که فرایند پردازش امور در سازمان شما بسیار پیچیده و آشفته است؟ آیا بخش منابع انسانی شما از داوطلبان می‌خواهد فرم‌های کاغذی که باعث خستگی آنها می‌شود را پر کنند؟ علت این موضوع این است که بخش منابع انسانی شما فاقد اصل مدیریت فرآیند کسبوکار است. استفاده از مدیریت فرآیند کسبوکار به سازمان کمک میکند فرآیندهای پایان به پایان (End To End) منابع انسانی را خودکار کند. در نتیجه هزینه، زمان و فرم‌های کاغذی را کاهش دهد.
بخش فروش
در بیشتر سازمان‌ها، تیم فروش برای تأیید فاکتورهای فروش مدت زمان زیادی را صرف هماهنگی با تیم حسابداری میکند. کوچک‌ترین اشتباه تایپی در فاکتورها، باعث فاجعه می‌شود. این جایی است که مدیریت فرآیند کسبوکار نمایان می‌شود، زیرا فرآیند تأیید فاکتور را خودکار میکند. در نتیجه احتمال خطاهای دستی و توضیحات رفت و برگشت بین فروشندگان و حسابداری از بین می‌رود.
بخش مالی
هر روز تیم مالی با فرم‌های کاغذی و ایمیل‌ها بمباران می‌شود، زیرا هر چیزی که مربوط پول می‌شود باید توسط آنها تایید شود. به عنوان مثال، اگر تیم مدیریت دارایی بخواهد 50 لپ تاپ خریداری کند، آنها قیمتی را که از فروشنده دریافت کرده‌اند را برای تأیید به تیم مالی ارسال می‌کنند. تصور کنید که روزانه چه تعداد ایمیل و فرم کاغذی از تیم‌های مختلف دریافت می‌کنند. بدون وجود یک سیستم، مدیریت همه این‌ها برای بخش مالی بسیار دشوار خواهد بود. سیستم مدیریت فرآیند کسبوکار (BPM) به آنها کمک میکند تا تمام این موارد را مدیریت کنند.
جمع بندی
مدیریت فرایندهای کسبوکار در اکثر سازمان‌ها یک چالش بزرگ است. بسیاری از مدیران تصور می‌کنند که این هزینه هنگفتی است و فقط برای فرایندهای عظیم مورد نیاز است. با این حال مهم نیست که سازمان شما چقدر کوچک یا چقدر بزرگ باشد، BPM و ابزار BPMS نیاز و ضرورت شما است.
ارتباط با تیم متخصصین فرآیندکاوی بهفالب جهت رفع نیازهای سازمانی شما
میثم محمدی
ممنون از سایت فوق العادتون