مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار (BPR) مراحل سطحی را از اصلی جدا می کند. نام دیگر آن طراحی مجدد فرایند کسب و کار است، روشی که برای تغییر ساختاری گردش کار فرآیند شما استفاده می‌شود. 7 مرحله اجرای BPR چیست؟ چشم انداز، فرضیه، استخراج، طراحی، شبیه سازی، اجرای زنده و نظارت که در ادامه به توضیح هر مورد آن می‌پردازیم.
1. تصویر ذهنی
از تفکر جسورانه‌ای استفاده کنید که ذهن را به چالش می‌کشد. اختلال در صنعت معمولاً عامل محرک تصویر ذهنی است و اغلب توسط یک بیننده واحد، پیش برده می‌شود. این بیننده باید بتواند ایده‌های بزرگ را به افراد مناسب منتقل کند و مهم‌تر از همه، بتواند دیگران را متقاعد کند که از آن حمایت کنند.
داشتن تصویر ذهنی اولین قدم در اجرای مهندسی مجدد فرایند کسب و کار است زیرا بستر کل پروژه را تعیین می‌کند. این امر دیگران را به بزرگ فکر کردن ترغیب می‌کند و به افراد این شجاعت را می‌دهد تا در وضع موجود تغیرات اساسی ایجاد کنند.
پاریس شهر 15 دقیقه ای:
شهردار پاریس یک تصویر ذهنی از یک شهر بدون ماشین دارد، جایی که هر چیزی که نیاز دارید در عرض 15 دقیقه با پای پیاده به دست می‌آید. این دیدگاه بر نحوه فعالیت مشاغل در داخل و اطراف پاریس تأثیر خواهد گذاشت. شرکت‌هایی که به حمل و نقل روزانه خود متکی هستند چگونه خود را با این شرایط وفق خواهند داد؟ کدام شرکت‌ها از این فرصت به عنوان فرصتی برای BPR استفاده خواهند کرد؟ و کدام یک در برابر این دیدگاه مقاومت می‌کنند؟
2. فرضیه
یک فرضیه جسورانه و در عین حال مستدل دو هدف را دنبال می‌کند: پیشنهاد تغییر به اندازه کافی شدید و آنقدر واقع بین باشید که دیگران را پشت سر بگذارید. این فرضیه می‌تواند به صورت یک جمله یا یک سوال باشد.
- با تحویل 100٪ محصولات خود از طریق خودروهای بدون سرنشین، می‌توانیم بخش جدیدی از بازار را در اختیار بگیریم.
- اگر ما 100% محصولات خود را از طریق خودروهای بدون سر نشین تحویل دهیم، چگونه این امر پایگاه مشتریان ما را متحول می‌کند؟
اگر ژاپن توانسته، ما چرا نتوانیم
فورد موتور قبلاً 500 نفر را در حسابدری خود استخدام می‌کرد. مزدا، رقیب ژاپنی آن‌ها، فقط 5 نفر را استخدام کرد، اگرچه مزدا به طور قابل توجهی کوچک‌تر از فورد بود، اما تفاوت تعداد کارمندان حیرت انگیز بود. فورد یک فرضیه را تدوین کرد، اگر روی اینکه چگونه حسابداری بر بخشی از فرایند خرید به پرداخت ارزش می‌آفریند تجدید نظر کنیم، می‌توانیم کل رویکرد خود را برای صورتحساب تجدید ساختار کنیم. بنابراین، پول زیادی را می‌توانیم ذخیره کنیم. فورد این فرضیه را عملی کرد و با مهندسی مجدد فرآیند خرید 75 درصد از تعداد افراد را از طریق “پردازش بدون فاکتور” کاهش داد.
3. استخراج
برای کشف فرایند اصلی باید داده‌ها را تجزیه و تحلیل کرد. فرآیند موجود به معماران فرایند یک پایه محکم می‌دهد تا بتوانند به آن تکیه کنند.
استخراج داده های فرایند به تفکیک رویدادهای اساسی فرایند از موارد بی اهمیت کمک می‌کند. کدام مراحل فرآیند به دلیل ضروری بودن انجام می‌شود و ارزش واقعی ایجاد می‌کند؟ و کدام مراحل فرآیند از روی عادت انجام می‌شود یا به این دلیل که “فلان و فلان چنین می‌گویند”؟ داده‌های فرایندی موجود، به مشخص شدن تمام مراحل فرآیندهای بی اهمیت که باعث کند شدن خط تولید می‌شوند، کمک می‌کند.
شرکت مخابراتی 5 میلیون دلار برای خود پس انداز کرد!
شرکت مخابراتی جهانی با درآمد سالانه بیش از 13 میلیارد دلار، با فرآیند پیچیده P2P، به فرایندکاوی روی آورد. این شرکت سرمايه در گردش در فرآيندهاي ناکارآمد داشتند و در باز طراحی غير ضروري پول از دست مي‌دادند. قبل از تلاش کور کورانه برای خودکارسازی یک فرایند ناکارامد (اشتباه رایج BPM) یا محو کامل آن (فراخوان اولیه برای اقدام BPR)، این شرکت مخابراتی قبل از اجرای مجدد طراحی فرایند کسب و کار، پردازش داده‌ها را انتخاب کرد.
4. طراحی
با اعمال فرضیه بر روی مدل فرآیند استخراج شده، یک فرایند کسب‌وکار جدید را می‌توان طراحی کرد. طراحی یک فرایند جدید که دارای دامنه ای چندمنظوره است و بر اساس نتایج سازماندهی شده است، از تمام مراحل قبلی ناشی می‌شود.
فرایند مهندسی مجدد باید شامل عناصر تصویر ذهنی، فرضیه و یافته‌های حاصل از فرآیندکاوی باشد. طراحی جدید باید اصول مهندسی مجدد فرآیند کسب‌وکار را که در بررسی مشاغل هاروارد توسط مایکل همر آمده است، در بر گیرد:
- ساماندهی بر اساس نتایج نه وظایف
- استفاده از خروجی فرایند توسط کسانی که این فرایند را انجام می‌دهند.
- وارد کردن پردازش اطلاعات در گردش کاری که اطلاعات را تولید می‌کند.
- مواجهه با با منابع پراکنده جغرافیایی طوری که انگار متمرکز هستند.
- مرتبط کردن موازی کاری‌ها به جای یکپارچه سازی نتایج
- کنترل در فرایند و قرار دادن نقطه تصمیم گیری در محل انجام کار
- ثبت اطلاعات در منبع
مهندسان مجدد Airbnb نحوه عملکرد تیم های طراحی و تولید
برای اینکه “تلفن همراه بهترین روش برای رزرو اتاق از وبسایت Airbnb” باشد، تیم نه تنها باید برنامه را به معنای سنتی – رنگ‌ها، UX، دکمه‌ها – بلکه از نظر فرآیند نیز دوباره طراحی کند. پیش از این، تیم توسعه محصول و تیم طراحی در فضایی محدودکار می‌کردند. الکس شلیفر ، سرپرست طراحی می‌گوید، آن‌ها یک فرایند پیچیده رفت و برگشت پر از “شبه نمونه‌های اولیه” و “لایه‌های انتزاعی” داشتند.
شلیفر، به همراه 300 نفر از اعضای تیم خدمات Airbnb، نه ماه را صرف مهندسی مجدد نحوه عملکرد فرآیند توسعه محصول کردند. برنامه‌ی جدید اولین نتیجه مهم این سیستم جدید است. فرآیندی که قبلاً چند روز به طول می‌انجامید به لطف مهندسی موفق فرایند کسب‌وکار در 45 دقیقه انجام می‌شود.
5. شبیه سازی
با استفاده از داده‌های کسب‌وکار، فرآیند طراحی مجدد را با نرم افزار فرایندکاوی شبیه سازی کنید.
شبیه سازی فرآیند فضای بزرگی را برای فرایند ایجاد می‌کند. مورد اصلی استفاده از شبیه سازی فرآیند، پیش نمایش تغییرات یا ایده‌های پیشنهادی برای بهبود فرایند اصلی (As-Is) است. این به شما این امکان را می‌دهد که “What-If” را در یک محیط مجازی با داده‌های واقعی تأیید کرده و امکان تغییرات پیشنهادی را بررسی کنید.
به عنوان بخشی از پروژه BPR، شبیه سازی فرآیند همچنین می‌تواند مزایای بالقوه (هزینه، چشم انداز زمان، کاهش تغییرات و غیره) را کمیت و اعتباربخشی کرده و پیامدهای ناخواسته تغییرات پیشنهادی را آشکار کند.
6. اجرا
فرآیند جدید را وارد عمل کنید. با پشتیبانی از شبیه سازی فرآیند مبتنی بر داده، خطر پیامدهای فرآیند کاهش یافته است و شما آماده هستید تا با فرآیند بازطراحی شده زندگی کنید.
راه اندازی یک فرآیند جدید ممکن است دارای راهکارها و رویکردهای متفاوتی برای مقیاس بندی باشد، اما به خاطر داشته باشید که BPR باید جسورانه باشد. تاثیر نباید حداقل باشد و روال نباید بیش از حد افزایشی باشد. با ریسک و خوش بینی سالم پیش بروید، اما مطمئن باشید که تغییرات را می‌توان بلافاصله اندازه گیری و احساس کرد.
7. نظارت
از فرآیندکاوی برای نظارت و بهبود مستمر فرآیند استفاده کنید.
مانند بسیاری از روش‌های BPM BPR یک چرخه بی پایان است. به جای چک لیست رویدادهایی که می‌توانند به عنوان “انجام شده” علامت گذاری شوند و فراموش شوند، طراحی مجدد فرآیند باید دائماً تحت نظارت و بر اساس نتایج داده‌ها تطبیق داده شود. در حالی که اساس BPR تغییر بنیادی است، ریشه BPM تغییر اندازه‌گیری شده است.
بزرگ فکر کنید، بر روی داده‌ها متمرکز بمانید و با نتایج دوباره طراحی شده، سازگار شوید. حتی بهتر، از ابزارهای فرایندکاوی برای پیش بینی مشکلات و ثبت آن‌ها در منابع استفاده کنید.
پروژه BPR خود را همین امروز شروع کنید
تحولات دیجیتالی یک شبه اتفاق نمی‌افتد و موفقیت BPR شما نیز در مدت زمان کوتاه رخ نخواهد داد. اما اگر در یک صنعت دچار اختلال شدید، این کار با یک چشم انداز شروع می‌شود.
خود را در مکالمات مربوط به آینده غرق کنید. با دوستان در صنایع دیگر که در حال تغییر سریع هستند صحبت کنید. دیدگاه‌های مشارکت کنندگان را بخوانید، در سطوح مختلف سازمان خود با افراد در مورد کارکردن و عدم کارکردن آن‌ها صحبت کنید.
آیا در حال حاضر چشم اندازی از آینده دارید؟ نرم افزار فرایندکاوی، شامل همه ویژگی‌ها مانند شبیه سازی فرآیند را با گزینه‌ای برای بارگذاری داده‌های خود در طول نسخه آزمایشی امتحان کنید. این فرصتی برای کاوش فرآیندهای شما مانند قبل است. همین امروز با تیم ما برای دریافت نسخه دمو و تور بهفالب تماس بگیرید.
