کشف فرایند چیست؟ فرایند کشف فرآیند و ارتباط آن با فرایندکاوی

کشف فرآیند کشف یک جزء اساسی از بهینه سازی فرآیند کسب و کار است که به سازمان ها این امکان را می دهد تا بینش ارزشمندی در مورد عملیات خود به دست آورند. این تکنیک شامل تجزیه و تحلیل سیستماتیک داده ها برای کشف فرآیندها و جریان های کاری پنهان است که در غیر این صورت ممکن است نامرئی باقی بمانند. با روشن کردن این پیچیدگی ها، سازمان ها می توانند تصمیمات مبتنی بر داده اتخاذ کنند، عملیات خود را ساده کنند و کارایی را افزایش دهند.

اهمیت در بهینه سازی فرآیند کسب و کار

کشف فرآیند نقشی اساسی برای بهبود و بهینه سازی عملیات و فرایندهای سازمان ایفا می‌کند. در چشم‌انداز رقابتی امروز، کسب و کارها باید به طور مداوم فرآیندهای خود را اصلاح کنند تا جلوتر از رقبای بمانند. کشف فرآیند آن‌ها را قادر می‌سازد تا با شناسایی گلوگاه‌ها، ناکارآمدی‌ها و زمینه‌های بهبود، این کار را انجام دهند. این اولین گام به سمت بهینه سازی است که مسیری روشن برای افزایش بهره‌وری، کاهش هزینه‌ها و ارائه تجربیات برتر به مشتری ارائه می‌دهد.

فرآیند کشف فرآیند

روش شناسی کشف فرآیند یک رویکرد سیستماتیک است که برای کشف فرآیندها و جریان‌های کاری پنهان در یک سازمان طراحی شده است. این رویکرد با جمع‌آوری داده‌ها آغاز می‌شود، جایی که منابع داده مرتبط، مانند نگاره‌های رویداد، پایگاه‌های داده یا سوابق رویداد شناسایی و جمع‌آوری می‌شوند. سپس این داده‌ها آماده و تمیز می‌شوند تا از کیفیت و قابلیت اطمینان آن مطمئن شود.

مرحله بعدی شامل استفاده از تکنیک‌های تجزیه و تحلیل داده‌ها، که ممکن است شامل الگوریتم‌های فرایندکاوی و مدل‌های یادگیری ماشینی باشد، برای کشف الگوها و توالی‌های درون داده‌ها است. این الگوها بینش‌هایی را در مورد چگونگی گسترش فرآیندها ارائه می‌دهند.

مراحل کشف فرآیندهای پنهان و گردش کار کشف فرآیند شامل چندین مرحله کلیدی است:

1. جمع آوری داده‌ها: جمع آوری داده‌ها از منابع متعدد، از جمله سوابق دیجیتال، پایگاه‌های داده و برنامه‌های کاربردی، برای ارائه دیدی جامع از عملیات سازمان.
2. آماده سازی داده‌ها: تمیز کردن، تبدیل و ساختار داده‌ها برای اطمینان از سازگاری و دقت آن.
3. تجزیه و تحلیل داده‌ها: استفاده از تجزیه و تحلیل پیشرفته، یادگیری ماشینی و تکنیک‌های فرآیندکاوی برای کشف الگوهای پنهان، تغییرات و انحرافات در داده‌ها.
4. تصویرسازی: نمایش فرآیندهای کشف شده از طریق نقشه‌ها و نمودارهای گرافیکی و قابل درک و دسترسی بیشتر برای ذینفعان.

این مراحل در مجموع یک فرآیند ساختاریافته را تشکیل می‌دهند که سازمان‌ها را قادر می‌سازد تا بینش عمیقی در مورد عملیات خود به دست آورند و فرصت‌های بهبود را شناسایی کنند.

مزایای کشف فرآیند

اجرای کشف فرآیند طیف وسیعی از مزیت‌ها را برای سازمان‌ها به همراه دارد:

• افزایش بهره وری: با آشکار کردن گلوگاه‌ها، ناکارآمدی‌ها و تغییرات فرآیند، سازمان‌ها می‌توانند تصمیمات آگاهانه‌ای برای ساده کردن عملیات خود و افزایش کارایی کلی بگیرند.
• کاهش هزینه: شناسایی مناطق برای بهبود منجر به صرفه جویی در هزینه با کاهش ضایعات، وظایف اضافی و استفاده ناکافی از منابع می‌شود.
• انطباق بهبود یافته: کشف فرآیند با شناسایی زودهنگام مسائل عدم انطباق و اصلاح آن‌ها به اطمینان از انطباق با مقررات و استانداردهای صنعت کمک می‌کند.
• تجربه بهتر مشتری: سازمان‌ها می‌توانند فرآیندهای خود را به گونه ای تنظیم کنند که نیازهای مشتری را به طور موثرتری برآورده کنند و در نتیجه رضایت و وفاداری مشتری را بهبود بخشند.
• تصمیم گیری مبتنی بر داده: کشف فرآیند بینش‌های مبتنی بر داده را ارائه می‌دهد که تصمیم گیری استراتژیک و عملیاتی را هدایت می‌کند و انتخاب‌های آگاهانه‌تر را ارتقا می‌دهد.
• مزیت رقابتی: با بهینه سازی مستمر فرآیندها، سازمان‌ها در یک چشم انداز رقابتی جلوتر می‌مانند و با شرایط متغیر بازار و روندهای نوظهور سازگار می‌شوند.

این مزایا بر نقش حیاتی اکتشاف فرآیند در عملیات تجاری مدرن تاکید دارد.

ابزارها و تکنیک‌های کشف فرآیند

کشف فرآیند متکی بر مجموعه‌ای از ابزارها و تکنیک‌هایی است که برای استخراج، تجزیه و تحلیل و تجسم مؤثر داده‌ها طراحی شده‌اند. ابزارها و تکنیک‌های کلیدی عبارتند از:

• نرم افزار فرایندکاوی: نرم افزار تخصصی طراحی شده برای استخراج و تجزیه و تحلیل داده های رویداد که فرایندها را به صورت تصویری نمایش می‌دهد.
• الگوریتمهای یادگیری ماشینی: الگوریتم‌هایی که می‌توانند الگوها، ناهنجاری‌ها و روابط را در مجموعه داده‌های بزرگ شناسایی کنند.
• ابزارهای بصری سازی داده‌ها: نرم افزاری برای ایجاد نقشه‌های بصری فرایند، فلوچارت‌ها و نمودارها که فرآیندهای پیچیده را قابل درک‌تر می‌کند.

تجسم و تجزیه و تحلیل فرآیندها جنبه تجسم به ویژه در کشف فرآیند بسیار مهم است. این ابزارها به سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا تصویری از فرایندهای سازمان خود بدست آورند و قدرت درک فرایندها را افزایش دهند. تصاویر شامل فلوچارت‌های فرآیند، نمودار گانت و نقشه‌های فرآیند و غیره است. تجسم‌سازی‌ها شناسایی گلوگاه‌ها، ناکارآمدی‌ها و زمینه‌های بهینه‌سازی را تسهیل می‌کند و سازمان‌ها را قادر می‌سازد تا اقدامات مبتنی بر داده‌ها را برای بهبود فرآیند انجام دهند. این ابزارها و تکنیک‌ها در مجموع، هسته‌ی اصلی ابتکارات کشف فرآیند موفق را تشکیل می‌دهند.

کاربردهای کشف فرایند

کشف فرآیند مزایای ملموسی می‌تواند برای سازمان ها در صنایع مختلف به همراه داشته باشد. به عنوان مثال، یک شرکت تولیدی از کشف فرآیند برای کشف ناکارآمدی در خط تولید خود استفاده کرد. با تجزیه و تحلیل داده‌ها، آن‌ها گلوگاه‌های حیاتی را شناسایی کردند و فرآیندهای خود را بهینه‌سازی کردند که منجر به افزایش قابل توجه در خروجی و صرفه‌جویی در هزینه شد.

در بخش بهداشت و درمان، بیمارستانی پیشرو از کشف فرآیندی برای افزایش مراقبت از بیمار استفاده کرد. این بیمارستان با ترسیم گردش کار بالینی خود، مناطقی را برای بهینه سازی فرآیند مانند کاهش زمان انتظار بیمار و بهبود دقت سوابق بیمار کشف کردند. این تغییرات نه تنها تجربیات بیمار را بهبود بخشید، بلکه عملیات داخلی را نیز ساده کرد.

علاوه بر این، موسسات مالی از کشف فرآیند برای افزایش کشف تقلب استفاده کرده‌اند. این موسسات با تجزیه و تحلیل داده‌های تراکنش، الگوهای مرتبط با فعالیت‌های متقلبانه را شناسایی کردند و به آن‌ها اجازه می‌دهد تا اقدامات قوی‌تری برای پیشگیری از تقلب ایجاد کنند. این مثال‌های دنیای واقعی نشان می‌دهند که چگونه کشف فرآیند می‌تواند باعث ایجاد تغییرات مثبت و تقویت نوآوری در بخش‌های مختلف شود.

چالش ها و راه حل ها

 در حالی که کشف فرآیند مزایای متعددی را برای سازمان‌ها ارائه می‌دهد، اما بدون چالش نیست. یکی از مسائل رایج، برخورد با مجموعه داده‌های گسترده و پیچیده است. همانطور که سازمان‌ها داده‌های بیشتری را جمع آوری می‌کنند، تجزیه و تحلیل پیچیده‌تر و منابع فشرده‌تر می‌شود. علاوه بر این، مقاومت در برابر تغییر در سازمان‌ها می‌تواند مانع اجرای کشف فرآیند شود. کارمندان ممکن است تمایلی به اتخاذ فرآیندها یا ابزارهای جدید نداشته باشند که می‌تواند مانع از تلاش‌های بهینه سازی شود.

 مقابله با مجموعه داده‌های بزرگ پرداختن به چالش مجموعه داده های بزرگ نیازمند تکنیک‌های پیشرفته تجزیه و تحلیل داده‌ها، مانند محاسبات موازی و پردازش داده‌های توزیع شده است. این فناوری‌ها به سازمان‌ها این امکان را می‌دهند که حجم وسیعی از داده‌ها را به طور کارآمدتر تجزیه و تحلیل کنند و بینش‌های معناداری را به دست آورند.

 غلبه بر مقاومت در برابر تغییر برای غلبه بر مقاومت در برابر تغییر، سازمان‌ها می توانند استراتژی‌های مدیریت تغییر را اجرا کنند که فرهنگ بهبود مستمر را تقویت می‌کند. این امر شامل اطلاع رسانی واضح از مزایای کشف فرآیند، آموزش و برنامه‌های ارتقای مهارت برای کارکنان و مشارکت دادن ذینفعان در فرآیند است.

با پرداختن به این چالش‌ها به طور فعال، سازمان‌ها می‌توانند مزایای کشف فرآیند را به حداکثر برسانند و ابتکارات موفقیت آمیز بهینه سازی فرآیند را هدایت کنند.

پیاده‌سازی کشف فرآیند

پیاده‌سازی کشف فرآیند، فرآیندی بسیار سازگار است که به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد تا آن را با نیازها و شرایط منحصربه‌فرد خود تنظیم کنند. یک جنبه حیاتی اجرای موفقیت آمیز، درک ارتباط بین کشف فرآیند و فرایندکاوی است.

کشف فرایند و فرایندکاوی

کشف فرآیند و فرایندکاوی ارتباط نزدیکی با یکدیگر دارند. در حالی که کشف فرآیند بر کشف فرآیندهای موجود متمرکز است، فرایندکاوی این موضوع را با تجزیه و تحلیل و نظارت بر فرآیندهای در حال انجام گسترش می‌دهد. بینش‌های به دست آمده از طریق کشف فرآیند می‌تواند به عنوان پایه‌ای برای فرایندکاوی عمل کند و به سازمان‌ها کمک کند تا فرآیندهای عملیاتی خود را به طور مداوم اصلاح کنند.

 ماژول کشف فرآیند بهفالب ابزار قدرتمندی است که برای کشف گردش کار فرآیند واقعی به صورت خودکار، صرفاً بر اساس داده‌های واقعی، بدون توجه به کارکنان سازمان طراحی شده است. این ماژول به تحلیلگران قدرت می‌دهد تا درک عمیقی از جریان کار فرآیند واقعی، شناسایی مسیرها، گلوگاه‌ها و در نهایت کشف هرگونه انحراف در فرآیند به دست آورند.

از نظر عملی، این ماژول به عنوان یک راهنمای ضروری در تشریح فرآیندهای یک سازمان عمل می کند. این ماژول به ادراک انسان متکی نیست، بلکه در عوض به داده‌های خام می‌پردازد و بینش‌هایی را ارائه می‌دهد که در غیر این صورت ممکن است پنهان بماند. در اینجا نحوه عملکرد ماژول کشف فرآیند بهفالب و چرایی ضروری بودن آن آمده است:

 درک گردش کار فرآیند واقعی: این ماژول از تجزیه و تحلیل مبتنی بر داده برای رمزگشایی پیچیدگی‌های جریان کار فرآیند واقعی استفاده می‌کند. این ماژول به آنچه افراد سازمان باور دارند در سازمان اتفاق می‌افتد، کاری ندارد و نشان می‌دهد که در واقعا چه اتفاقی می‌افتد. این رویکرد داده محور سنگ بنای تصمیم گیری آگاهانه برای بهینه سازی فرآیند است.

 شناسایی مسیرها و گلوگاه‌ها: با تجزیه و تحلیل دقیق داده‌ها، ماژول مسیرهای طی شده توسط فرآیندها را شناسایی می‌کند و گلوگاه‌ها را برجسته می‌کند. این امر نه تنها جنبه‌های عملیاتی را ساده می‌کند، بلکه افزایش کارایی بالقوه را نیز در خط مقدم قرار می‌دهد.

 کشف انحرافات: یکی از کارکردهای اصلی این ماژول کشف هرگونه انحراف در فرآیند است. این انحرافات ممکن است توسط ارزیابی‌های دستی نادیده گرفته شوند، اما می‌توانند تأثیر قابل توجهی بر عملیات داشته باشند. شناسایی و رسیدگی به این انحرافات منجر به فرآیندهای سازگارتر و قابل اعتمادتر می‌شود.

نتیجه گیری

در نتیجه، کشف فرآیند ابزاری ضروری برای سازمان‌هایی است که به دنبال بهینه‌سازی عملیات خود و رقابتی ماندن در چشم‌انداز کسب‌وکار امروز هستند. با آشکارسازی سیستماتیک فرآیندهای پنهان، تجزیه و تحلیل گردش کار و شناسایی زمینه‌های بهبود، سازمان‌ها می‌توانند عملیات خود را ساده‌سازی کنند، هزینه‌ها را کاهش دهند، انطباق را افزایش دهند و تجربه مشتری را بالا ببرند.

کشف فرآیند، همراه با ابزارها و تکنیک‌های مرتبط با آن، سازمان‌ها را برای تصمیم‌گیری مبتنی بر داده‌ها توانمند می‌سازد و فرهنگ بهبود مستمر را تقویت می‌کند.