ایجاد فرایندهای کارآمد می تواند به شرکت ها کمک کند تا محصولات و خدمات بهتری را تولید کنند که با چشم‌اندازها و اهداف آن ها هماهنگ باشد. با درک و تجزیه و تحلیل فرآیندهای کلیدی، شرکت ها و سازمان ها می توانند اطلاعات بیشتری در مورد عملیات روزانه‌ی خود، با هدف بهبود و پیشرفت آن ها کسب کنند. یادگیری طراحی فرآیند و اصول کلیدی آن می تواند به شما کمک کند مهارت هایی که برای موفقیت کسب و کار خود لازم دارید را توسعه دهید.
در این مقاله، طراحی فرآیند و اهمیت آن را مورد بحث قرار می‌دهیم، هشت اصل آن را توضیح می‌دهیم و نکاتی را در مورد طراحی موفق فرآیندها ارائه می‌دهیم.
طراحی فرآیند چیست؟
طراحی فرآیند روشی است که یک شرکت میتواند برای درک فرآیندهای خود و چگونگی بهبود آن‌ها استفاده کند. این رویکرد وقتی ارزش پیدا می‌کند که سازمان بخواهد با استفاده از عملیات کارآمد خود، مشتریان جدیدی بدست آورد. به عنوان مثال، اگر شرکتی قصد دارد محصول یا خدمات جدیدی را توسعه دهد، میتواند از طراحی فرآیند برای کمک به توسعه استفاده کند و اطمینان حاصل کند که با ارزش‌های شرکت هماهنگ است و تداخلی با آن ندارد. همچنین می‌توان از این روش برای اصلاح و اجرای به‌روزرسانی پیشنهادهای موجود در سازمان استفاده کرد.
چرا درک طراحی فرآیند مهم است؟
درک طراحی فرآیند بسیار مهم است به این علت که میتواند به شما در تجزیه و تحلیل و مدیریت عملیات یک شرکت کمک ویژه‌ای کند. با تمرکز دقیق روی هر فرآیند و ارزیابی کارایی آن، می‌توانید زمینه‌های بالقوه‌ای برای بهبود و رشد پیدا کنید. این امر همچنین میتواند به شما اجازه دهد تا در صورت امکان، فرآیندها و پیشنهادات را استاندارد کنید و از رویه‌های شفاف و کار مداوم در بین بخش‌ها اطمینان حاصل کنید. علاوه بر این، مفهوم طراحی فرآیند اغلب میتواند به تشویق کارمندان برای پیشرفت و ارائه پیشنهادهای جذاب در رابط با افزایش کارایی کمک می‌کند.
مراحل طراحی فرآیند کسب و کار
طراحی فرآیند کسب و کار شامل 4 مرحله زیر است:
- شناسایی و تعریف مشکل
- شناسایی ورودی‌ها، خروجی‌ها، احزاب و رویه‌ها
- نقشه برداری از فرایند
- آزمایش و تست فرآیند
پیشنهاد بهفالب : نقشه فرآیند چیست؟ معرفی نقشه برداری فرایند
8 اصل طراحی فرآیند
در ادامه به هشت اصل طراحی فرایند می‌پردازیم:
1. تعاملات مستقیم
در نظر گرفتن تعاملات مستقیم اهمیت زیادی دارد زیرا تیم توسعه را وادار می‌کند تا در مورد تعاملاتی که مصرف کنندگان با یک محصول یا خدمات داشته باشند فکر کنند. به عنوان مثال، اگر شرکتی بخواهد یک پودر قالیشویی جدید تولید کند، تیم توسعه باید یاد بگیرد که چگونه مشتریان می‌توانند از این محصول برای تمیز کردن لکه‌ها یا سایر آلودگی‌ها از روی فرش‌های خود استفاده کنند. یادگیری در مورد تعاملات مشتریان با محصولات بسیار مهم است زیرا شرکت‌ها می‌خواهند مشتریان خود از محصولات یا خدمات خود راضی باشند و رضایت آن‌ها را کسب کنند.
2. درک ارزش
درک ارزشی که یک محصول یا خدمات میتواند به بازار بیافزاید برای کمک به افزایش تعامل مشتری مهم است. برای به دست آوردن این دانش، تیم توسعه از خود سوال می‌کند که چرا مصرف کنندگان باید این محصول یا خدمات را خریداری کنند. به عنوان مثال، مشتری ممکن است پودر قالیشویی جدید را انتخاب کنند زیرا این پودر میتواند لکه‌های تیره را در عرض چند دقیقه از بین ببرد. توانایی تشخیص ارزش محصول یا خدمات میتواند به شما کمک کند تا بهتر بفهمید که چگونه میتواند به زندگی مشتریان ارزش بیافزاید. این امر میتواند زمانی مفید باشد که تیم‌های بازاریابی کمپین‌های تبلیغاتی را برای برجسته کردن ویژگی‌های محصول و هدف قرار دادن مصرف کنندگان خاص ایجاد می‌کنند.
پیشنهاد بهفالب : CRM یا مدیریت ارتباط با مشتری چیست و چه کاربردی دارد؟
3. همکاری تیمی
همکاری تیمی نیز مهم است زیرا تلاش‌های توسعه محصول یا خدمات، اغلب افراد یا تیم‌های زیادی را در یک شرکت شامل می‌شود. این مورد میتواند به خلق دیدگاه‌ها و ایده‌های منحصربه‌فرد در طی ایجاد پیشنهادات افراد شرکت منجر شود.
4. کیفیت بالا
حفظ کیفیت بالا در محصول یا خدماتی که یک شرکت تولید می‌کند برای ماندن در یک بازار رقالبتی بسیار مهم است. در حفظ کیفیت یک محصول یا کیفیت، باید اثربخشی، ایمنی، دسترسی، قابلیت استفاده و مواد مورد استفاده‌ی آن را در نظر بگیرید. برای حفظ این کیفیت، ممکن است فرآیندهای کارا و موثری را توسعه دهید. به عنوان مثال، یک شرکت ممکن است یک محصول تمیزکننده فرش با مواد شیمیایی ایمن تولید کند تا تصویر برند مناسب خانواده (Family-Friendly) را حفظ کند. درک کیفیت محصول یا خدماتی که شرکت تولید می‌کند در ارتباط با مخاطبان هدف خود میتواند به شما در تصمیم گیری آگاهانه کنترل کیفیت کمک کند.
5. مرزهای مشخص
شناسایی مرزهای مشخص شامل ارائه اطلاعات مهم در مورد یک محصول یا خدمات به مصرف کنندگان است. به عنوان مثال، یک شرکت باید توجه داشته باشد که پودر قالیشویی فقط برای استفاده‌ی بزرگسالان است و به آن‌ها یادآوری کند که باید آن را از فرزندان خود دور نگه دارند. برقراری ارتباط با مرزهای مشخص برای یک محصول یا خدمات میتواند به شرکت کمک کند تا اطمینان حاصل کند که اطلاعات مهم برای استفاده را برای مشتریان ارائه می‌دهد. همچنین میتواند به آن‌ها کمک کند تا تعیین کنند کدام فرآیندها را برای هر مشتری هدف قرار دهند.
6. مطابقت های قانونی
همانطور که یک شرکت محصول یا خدمات خود را توسعه می‌دهد، باید مطمئن شوند که رویه‌های آن با قوانین درون و برون سازمانی مطابقت دارند یا نه. برای مثال، ممکن است تعیین کنید که آیا پودر جدید قالیشویی جدید در سطوح انطباق با مواد شیمیایی تمیزکننده خاص است یا خیر. برای اطمینان از این که محصول یا خدمات جدید یک شرکت تمام الزامات انطباق را برآورده می‌کند، می‌توانید به قوانین اصلی کشور در رابط با سازمان‌ها مراجعه کنید. همچنین می‌توانید فرآیندهای تولید را به دقت بررسی کنید تا ببینید آیا همه کارکنان از الزامات پیروی می‌کنند یا خیر. پس از پیاده سازی فرایند جدید این کار میتواند با استفاده از فرایندکاوی و ماژول انطباق سنجی بهفالب انجام داد.
پیشنهاد بهفالب : انطباق سنجی فرآیند چیست؟ ماژول انطباق سنجی فرایند بهفالب
7. آزمایش و تست مداوم
شرکت‌ها می‌توانند از آزمایش و تست مداوم برای ارزیابی یک محصول یا خدمات و درک مشتری قبل از عرضه‌ی محصول و خدمات استفاده کنند. این کار میتواند به آن‌ها بگوید که آیا فرآیندهای تولید موثر هستند یا خیر. به عنوان مثال، تیم توسعه ممکن است از افراد گروه خدمات و پشتیبانی در مورد طراحی بصری پودر قالیشویی سوال بپرسند تا ببیند آیا فرآیند توسعه با موفقیت ترجیحات و نظرات مشتری را جمع آوری کرده است یا خیر. آن‌ها همچنین ممکن است از شرکت کنندگان بخواهند که از پاک کننده فرش روی لکه استفاده کنند و تعیین کنند که آیا فرآیند لکه برداری درست انجام می‌شود یا نه. با جمع‌آوری بازخورد بیشتر، می‌توانید این موارد را در فرآیندها و طرح‌های آینده پیاده‌سازی کنند.
پیشنهاد بهفالب : مدیریت فرایند کسب و کار (BPM) چیست؟
8. بازنگری های آگاهانه
تیم‌های توسعه می‌توانند از بازخورد حاصل از آزمایش و تست برای به دست آوردن بینشی در مورد بازبینی‌های مهمی که ممکن است یک محصول یا فرآیند نیاز داشته باشد، استفاده کنند. به عنوان مثال، اگر یک شرکت قالیشویی در مورد بوی قوی پودر جدید بازخورد دریافت کند، تیم توسعه باید تغییرات شیمیایی ایمن را برای خنثی کردن این مشکل را اعمال کند. شامل کردن بازخورد و بازنگری‌های بدست آمده در فرآیند توسعه میتواند به شرکت کمک کند تا به طور مداوم عملیات خود را بهبود بخشد.
جمع بندی
برای طراحی موثرتر فرآیند، نکات زیر را دنبال کنید:
- روی هر مرحله به صورت جداگانه تمرکز کنید تا مطمئن شوید که طراحی فرآیند خود را به طور موثر اجرا می‌کنید.
- فهرستی جزئی از وظایف تیم تهیه کنید تا به شما در نظارت بر هر مرحله از طراحی فرآیند کمک کند.
- از تکنولوژی‌های مختلف استفاده کنید تا به تیم خود اجازه دهید تا با یک دیگر ارتباط برقرار کنند.
یک طراحی موفق فرایند مبتنی بر هشت اصل ذکر شده میتواند تعاملات با مشتریان، کیفیت و ارزش محصولات و خدمات را بهبود دهد و منجر به رشد سازمان شود.
ارتباط با تیم متخصصین فرآیندکاوی بهفالب جهت رفع نیازهای سازمانی شما
