اتوماسیون فرآیند چیست؟ خودکار سازی فرایندها در کسب و کار

چه چیزی رهبران کسب و کار امروز را در شب بیدار نگه می دارد؟ واقعیتی که رقابت شدیدتر از همیشه است. نگرانی دیگر سرعت تقاضای مشتری و بازار در حال تغییر و تحول است. برای رقابت و پیشرفت، کسب و کارها باید از هر مزیت ممکن استفاده کنند تا نه تنها رقابتی تر و سودآورتر شوند، بلکه انعطاف پذیری و چابکی خود را افزایش دهند. اینجاست که اتوماسیون یا خودکارسازی فرآیند وارد می شود.

کسب و کارها به طور فزاینده‌ای به اتوماسیون فرآیند به عنوان ابزاری قدرتمند در مبارزه خود برای هدایت رقابت و سودآوری خود روی می‌آورند. در واقع، طبق نظرسنجی اخیر گارتنر (Gartner) از رهبران صنعت جهانی، 80 درصد از پاسخ دهندگان، اتوماسیون را به عنوان یکی از اولویت‌های اصلی کسب و کار و تاکتیک‌های موفقیت خود ذکر کردند.

اتوماسیون فرایند چیست؟

اتوماسیون فرآیند به عنوان استفاده از نرم‌افزار و تکنولوژی برای خودکارسازی فرآیندها و عملکردهای کسب و کار به منظور دستیابی به اهداف تعریف‌شده سازمانی، مانند تولید محصول، استخدام و استخدام کارمند یا ارائه خدمات به مشتریان تعریف می‌شود.

خودکارسازی فرآیند یک راه ساده‌تر و سریع‌تر برای افزایش کارایی و چابکی کسب و کار است. در این پست به توضیح کاربردهای خودکارسازی فرایند، انواع مختلف و آن و توضیح آن می‌پردازیم.

اتوماسیون فرآیند کسب و کار (BPA) و تحول دیجیتال

اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار (BPA) در ابتدا جنبه واحدی از حوزه فراگیر مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) بود. BPA بر روی بهبود بهره وری Back-end با بر عهده گرفتن وظایف وقت گیر و تکراری متمرکز بود. اما امروزه BPA دیگر صرفاً جزئی از مدیریت فرایند نیست، بلکه به نیروی محرکه آن و سنگ بنای اصلی هر سفر تحول دیجیتال تبدیل شده است. دگرگونی دیجیتال، با فناوری‌هایی مانند هوش مصنوعی و یادگیری ماشینی، به این معنی است که دامنه و مقیاس پذیری اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار مدرن تقریباً بی حد و مرز است. راه‌حل‌های مدرن BPA اکنون می‌توانند در برنامه‌های کاربردی پشتیبانی و Front-end ادغام شوند و فرآیندها را از زنجیره‌های تامین تا منابع انسانی، امور مالی، خدمات مشتری و فراتر از آن ساده‌سازی کنند.

نمونه های خودکارسازی فرایندهای کسب و کار

فعالیت‌ها، وظایف موقت یا یکباره کاندیدای ایده آل برای خودکارسازی فرآیند نیستند. این تکنولوژی بیشتر برای کارهای تکراری با مراحل، توالی و قوانین رسمی مناسب است. اتوماسیون تضمین می‌کند که فرآیند کسب و کار هر بار به درستی انجام می شود. فرآیند کسب و کار برنامه ریزی شده و مدل شده اولین گام برای بهبود کارایی با کاهش وظایف و فعالیت‌های اضافی است. در حالی که اولویت‌های اتوماسیون فرآیند از کسب و کاری به کسب و کار دیگر متفاوت است، در زیر برخی از حوزه‌هایی که اغلب از اتوماسیون فرآیند سود می‌برند، آورده شده است.

• استخدام: ابزارهای اتوماسیون فرآیند می‌توانند به ساده‌سازی فعالیت‌های مختلف استخدام، از جمله توانایی آپلود رزومه‌ها و مراجع به سرعت و کارآمد، پردازش سریع ارزیابی‌ها، رد کردن یا پیگیری‌ها کمک کنند تا بتوانید بهترین کارمندها را استخدام کنید.
• پذیرش و آموزش کارکنان: از پردازش سوابق گرفته تا انطباق و آموزش، خودکارسازی فرآیند می‌تواند به ساده‌سازی وظایف استخدام و پذیرش کمک کند. این امر منجر به توسعه سریع‌تر یک کارمند متعهد و سازنده می‌شود.
• برنامه ریزی نیروی کار: مدیریت برنامه ریزی کارمندان یک کار واقعا طاقت فرسا است، به ویژه در مکان‌ها و بخش‌های مختلف. امکان همگام‌سازی درخواست‌های مرخصی و سفرهای کاری در بخش‌ها به این معنی است که غیبت‌ها پوشش داده می‌شوند و تیم‌های منابع انسانی و حقوق و دستمزد می‌توانند وظایف مدیریت را بهتر خودکار کنند.
• تجربه‌ی مشتری: در یک فضای رقابتی، اگر مشتریان شما با دردسرها و تاخیر مواجه شوند، راحت‌تر از همیشه می‌توانند از بین بروند. اتوماسیون فرآیند به ایجاد تجربه مشتری شخصی‌تر و انتقال سریع و دقیق مشتریان از طریق جریان‌های فرآیند کمک می‌کند.

بیشتر بخوانید : فرآیندکاوی چیست؟ مزایا و کاربردهای فرایندکاوی در سازمان ها

تکنولوژی های اصلی اتوماسیون فرایندهای کسب و کار

اتوماسیون رباتیک فرآیند و راه حل‌های اتوماسیون گردش کار در مرکز هر تحول اتوماسیون دیجیتال قرار دارند.

اتوماسیون رباتیک فرآیند (RPA)

RPA به ربات‌های فیزیکی که ممکن است در خط مونتاژ ببینید ربطی ندارد. در عوض، ابزارها و ربات‌های RPA به منظور خودکارسازی و ساده سازی وظایف و تعاملات مختلف در سیستم‌های کسب و کار ادغام می‌شوند. RPA یکی از اصلی‌ترین اجزای خودکارسازی فرایند است. این رویکرد نرم‌افزار و ربات‌هایی را توصیف می‌کند که برای تقلید و کپی کردن اعمال انسان برای تکمیل وظایف کسب و کار تکراری برنامه ریزی شده‌اند. ربات‌های نرم‌افزار RPA می‌توانند سیستم‌ها را هدایت کنند، داده‌ها را بخوانند و تحلیل کنند و طیف وسیعی از وظایف مبتنی بر قوانین را انجام دهند.

اتوماسیون گردش کار

اتوماسیون گردش کار اغلب اشتباهاً به جای RPA استفاده می‌شود. اتوماسیون گردش کار را می‌توان به عنوان انجام جریان وظایف، اسناد و اطلاعات در سراسر فعالیت‌های مرتبط با کار به طور مستقل مطابق با قوانین کسب و کار تعریف شده، تعریف کرد و به وظایف خاص در کل گردش کار اشاره دارد.

اصطلاحات مورد استفاده در اتوماسیون فرآیندر

اتوماسیون فرآیند می‌تواند ساده باشد و فقط شامل چند کار اصلی باشد یا می‌تواند بخشی از سفر IPA و ابراتوماسیون بزرگ‌تر باشد. در ادامه برخی از تکنیک‌ها و فناوری‌هایی که به بهترین نتایج اتوماسیون فرآیند کمک می‌کنند، آورده شده است:

هایپراتوماسیون

هایپراتوماسیون به خودی خود یک فناوری نیست، بلکه یک ابتکار استراتژیک است که سازمان متعهد می‌شود تا هر چه سریع‌تر بسیاری از فرآیندهای کسب و کار را شناسایی، بررسی و خودکار کند. برای انجام این کار، هایپراتوماسیون بر یکپارچه سازی و هماهنگی چندین فناوری، ابزار و پلتفرم، از جمله هوش مصنوعی/یادگیری ماشینی و RPA متکی است.

هوش مصنوعی

فناوری‌های RPA برای بهترین کارکرد با داده‌های ساختاریافته ساخته شده‌اند، اما بسیاری از با ارزش‌ترین بینش‌ها و اطلاعات شما، در داده‌های نیمه ساختاریافته و بدون ساختار نگهداری می‌شوند. فناوری‌های هوش مصنوعی قادر به پردازش و تبدیل این داده‌ها به قالبی ساختاریافته هستند که RPA قادر به درک و استفاده از آن باشد.

پردازش زبان طبیعی (NLP)

چت‌بات‌های مبتنی بر NLP از محتوای اطلاعاتی گفتار انسان یاد می‌گیرند و رفتارهای انسان را تقلید می‌کنند. در اتوماسیون فرآیند، ابزارهای NLP می توانند به هدایت بهتر تعاملات کمک کنند و به سوالات استاندارد هم در داخل سازمان و هم از مشتریان پاسخ دهند.

یادگیری ماشینی

کلان داده حجم بزرگی از داده‌ها را فراهم می‌کند که فناوری‌های یادگیری ماشینی به آن‌ها وابسته هستند تا به آن‌ها در تصمیم‌گیری کمک کند. هنگامی که یادگیری ماشینی (و الگوریتم‌هایی که آن را تقویت می‌کنند) با RPA ،AI  و ابزارهای دیگر مانند NLP ادغام می‌شود، توانایی تشخیص روندها و الگوها را به همراه می‌آورد. علاوه بر آن، یادگیری ماشینی می‌تواند از داده‌ها و کاربران انسانی یاد بگیرد. این امر اتوماسیون فرآیند را دقیق‌تر و مفیدتر می‌کند.

مزایای خودکارسازی فرآیندهای کسب و کار

بزرگ‌ترین محرک‌ها برای اتوماسیون فرآیند به مزایای آشکاری مربوط می‌شوند که از افزایش سرعت و کارایی و فرصت بیشتر برای چابکی و نوآوری ناشی می‌شود. برخی از این مزایا عبارتند از:

• ساختارهای چابک‌تر و انعطاف پذیرتر به طور کلی
• عملیات کارآمدتر از جمله زمان‌های چرخه سریع‌تر
• انطباق بهبود یافته از طریق ردیابی داده‌ها و نظارت بیشتر
• کاهش بار فرآیندهای آهسته و دستی، ایجاد آزادی بیشتر برای نوآوری و رشد
• بهبود کیفیت خدمات مشتری و زمان پاسخگویی

اتوماسیون فرایند: مراحل بعدی سفر شما به سمت تحول دیجیتال

دستیابی به اتوماسیون فرآیند End to End یک رکن اساسی در هر سفر موفقیت آمیز تحول دیجیتال است. McKinsey اخیراً نظرسنجی از رهبران صنعت که با موفقیت به اهداف اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار خود دست یافته بودند، انجام داد. آن‌ها دریافتند که اساساً در هر مورد آن، موفقیت‌ها دارای سه مولفه استراتژیک مشترک هستند:

1. اتوماسیون باید به عنوان یک اولویت استراتژیک در کل سازمان اتخاذ شود، نه این که فقط در سیلوها به عنوان راهی برای رسیدگی به چند فرآیند مجزا مورد بررسی قرار گیرد.
2. اتوماسیون فرآیند باید بر روی کارآمد کردن تکنولوژی برای مردم متمرکز باشد، نه برعکس
3. بازار به ویژه در حال حاضر غیرقابل پیش بینی است، بنابراین تمرکز بر مقیاس پذیری برای موفقیت اتوماسیون فرآیند پایدار ضروری است.

مانند تمام سفرهای تحول کسب و کار، لزومی ندارد که خودکارسازی یکباره اتفاق بیفتد. ضروری‌ترین قدم اول این است که برای مدیریت تغییرات و برقراری ارتباط با اهداف و نقاط عطف به وضوح تعریف شده در کل نیروی کار خود آماده باشید.