مدل مرجع فرآیندی چیست؟ معرفی انواع مدل مرجع

شروع پروژه هایی با هدف بهبود فرآیند، مانند طرح های برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP)، نیازمند یک رویکرد متفکرانه و استراتژیک برای طراحی مجدد و بهبود روش انجام وظایف و فرایندها است. برای اطمینان از همسویی این تلاش ها با Best Practice ها در صنعت، یک استراتژی قدرتمند استفاده از مدل‌ها یا چارچوب‌های مرجع فرآیند برای فرآیندهای معیار است.

مدل های مرجع فرآیند چه چیزی هستند؟

مدل‌های مرجع فرآیند به‌عنوان چارچوب‌های پویایی هستند که از دستورالعمل‌های سخت و غیر قابل انعطاف که دستورالعمل‌های گام به گام در مورد نحوه گسترش فرآیندها ارائه می‌دهند، فاصله می‌گیرند. در عوض، این مرجع‌ها به عنوان راهنماهای همه کاره عمل می‌کنند و تصمیم گیری آگاهانه را در حوزه طراحی فرآیند تقویت می‌کنند. البته این مدل‌ها نیازمند سطحی از سفارشی‌سازی برای تطبیق با نیازها و پیچیدگی‌های متمایز هر کسب و کار هستند.

در اصل، مرجع‌های فرایند به‌عنوان قطب نما عمل می‌کنند نه نقشه‌ی راه و سازمان را به سمت بهبود هدایت می‌کنند. سازگاری مدل‌های مرجع فرآیند از آنجایی که سازمان‌ها در مناظر متنوع صنایع و تفاوت‌های ظریف عملیاتی حرکت می‌کنند، بسیار مهم است. قدرت واقعی این مدل‌ها در توانایی انعطاف‌پذیری و قالب‌گیری با توجه به خطوط خاص اهداف کسب و کار و الزامات منحصر به فرد نهفته است.

سفارشی‌سازی در این رویکرد یک ضرورت است، زیرا سازمان‌ها باید چارچوب‌های فرآیندی را برای بازتاب آرمان‌ها، ارزش‌ها و پیچیدگی‌های عملیاتی خود تنظیم کنند. این مراجع یک پذیرش عمومی نیستند، بلکه یک ادغام انتخابی و استراتژیک هستند که در آن، تنها چارچوب‌هایی که با اهداف متمایز کسب و کار هماهنگ هستند، در جعبه ابزار سازمانی جای می‌گیرند.

چرا از مدل یا چارچوب مرجع فرآیند استفاده کنیم؟

1. رسمی سازی روش‌ها: مدل‌های مرجع فرآیند، نقطه شروعی برای رسمی کردن شیوه‌ها در یک حوزه کسب و کار خاص است. این مدل‌ها که برای صنایع مختلف طراحی شده‌اند، به کسب و کارها این فرصت را می‌دهند تا بهترین روش مطابق با نیازهایشان را انتخاب کنند.
2. استفاده از Best Practice: این مرجع‌ها شیوه‌های رایج اتخاذ شده توسط سایر شرکت‌ها را در بر می گیرند و کسب و کارها را قادر می‌سازند از تجربیات و موفقیت‌های همتایان خود بهره‌مند شوند.
3. زبان مشترک: مدل‌های مرجع فرآیند، زبان مشترکی را برای عناصر فرآیند ایجاد می‌کنند که توسعه توشه‌های فرآیند، آموزش کارکنان و برنامه‌ریزی محدوده پروژه را تسهیل می‌کند. به عنوان مثال، چارچوب طبقه بندی فرآیند APQC برای اعتبارسنجی بین صنایع مختلف برای موجودی‌های فرآیند استفاده می‌شود.

نمونه هایی از مدل های مرجع در صنعت

مدل‌های مرجع فرایندی انواع مختلفی دارند که در اینجا به مهم‌ترین آن‌ها اشاره می‌کنیم.

1. چارچوب فرآیند کسب و کار (Business Process Framework)

چارچوب فرایند کسب و کار یا eTOM (enhanced Telecom Operations Map) بیشتر در صنعت ارتباطات از راه دور استفاده می‌شود. eTOM که به ارائه یک رویکرد ساختاریافته شناخته شده است، طرحی را برای مدیریت و اصلاح فرآیندهای کسب و کار در چشم انداز پویای ارتباطات راه دور ارائه می‌دهد. این مجموعه، طیف وسیعی از فرآیندها را در بر می‌گیرد که به سازمان‌ها در دستیابی به برتری عملیاتی و همگام ماندن با بهترین شیوه‌های صنعت کمک می‌کند.

2. مدل‌های مرجع فرآیند کسب و کار Accenture

مدل‌های مرجع فرآیند کس ‌و کار که توسط Accenture توسعه داده شده‌اند، چارچوب‌های متناسبی برای صنایع مختلف ارائه می‌دهند که برای بهینه‌سازی و ارتقای فرآیندهای کسب و کار طراحی شده‌اند. این مدل به عنوان یک ابزار استراتژیک، سازمان‌ها را در ارتقای کارایی عملیاتی و همسویی فرآیندهای خود با معیارهای صنعت راهنمایی می‌کنند. رویکرد Accenture انعطاف‌پذیری را تضمین می‌کند و به کسب و کارها اجازه می‌دهد تا این مدل‌های مرجع را با نیازهای عملیاتی منحصر به فرد خود تطبیق دهند.

پیشنهاد بهفالب : داده کاوی (Data mining) چیست؟

3. چارچوب طبقه بندی فرآیند APQC

چارچوب طبقه بندی فرآیند APQC به عنوان یک مدل همه کاره است که یک طبقه بندی جامع برای معیار عملکرد سازمانی ارائه می دهد. چارچوب طبقه بندی فرآیند یا PCF با قابلیت کاربرد در صنایع مختلف، تحلیل فرآیند میان صنعتی را تسهیل می‌کند. این چارچوب که به دلیل انعطاف پذیری آن شناخته شده است، به کسب و کارها اجازه می‌دهد تا فرآیندهای خود را مقایسه و ارتقا دهند و فرهنگ بهبود مستمر و کارایی را تقویت کنند.

4.Scheer Y-Model

Scheer Y-Model به عنوان یک مدل مرجع قابل توجه مناسب برای شرکت‌های صنعتی عمل می‌کند و یک رویکرد ساختاریافته برای ساده سازی و بهینه سازی فرآیندهای کسب و کار ارائه می‌دهد. این رویکرد که به طور گسترده برای اثر بخشی (Effectiveness) آن شناخته شده است، به سازمان‌ها در دستیابی به کارایی و چابکی بیشتر در عملیات خود کمک می‌کند.

پیشنهاد بهفالب : هوش مصنوعی (AI) چیست؟

5. مدل مرجع ارزش (VRM) از گروه زنجیره ارزش

مدل مرجع ارزش (VRM)، از گروه زنجیره ارزش، یک مدل جامع است که فرآیندهای عملیاتی را تعریف می‌کند و از Benchmark کردن در صنایع مختلف استفاده می‌کند. این مدل به سازمان‌ها در درک و اصلاح زنجیره ارزش خود و همچنین و به بهبود عملکرد و کارایی سازمان کمک می‌کند. VRM با تمرکز بر خلق ارزش، بینش‌هایی را در مورد بهترین شیوه‌ها ارائه می‌دهد و رویکردی جامع را برای بهینه سازی فرآیند تقویت می‌کند.

بکارگیری مدل مرجع فرآیند

کلید موفقیت آمیز این روش، در حصول اطمینان از همسویی رسمی همه فرآیندهای سازمانی با چارچوب انتخاب شده است. این تمرین می‌تواند فرآیندها و وظایف غیرمستند را آشکار کند، زمینه‌های مشارکت کسب کار را برجسته کند و به اصلاح قراردادهای فرآیند کمک کند.

در واقع بکارگیری درست مدل مرجع فرایندی مزایای زیر را ارائه می‌دهند:

• شناسایی فرآیندها و وظایف غیرمستند
• کشف فعالیت‌های کسب و کار بالقوه
• افزایش قراردادهای نامگذاری فرآیند

پیشنهاد بهفالب : فرآیندکاوی چیست؟

جمع بندی

مدل مرجع فرایند ابزاری است برای راهنمایی سازمان. این ابزار به عنوان قطب نمای سازمان عمل می‌کند و آن را به بهترین الگوهای موجود هدایت می‌کند. این مدل‌ها نمونه‌های زیادی از چمله Accenture و Scheer Y-Model است که یک کسب و کار باید با استفاده از نیازهای منحصر به فرد خود، بهترین مدل را برای خود انتخاب کنند. به کارگیری این ابزار مزایای زیادی برای سازمان دارد و می‌تواند به آن کمک کند که سریع‌تر به اهداف خود برسد.