دولت سیزدهم با هدف افزایش سرعت و کیفیت خدمت‌رسانی به مردم، هوشمندسازی فرایندها را به عنوان یک اولویت مهم در دستور کار خود قرار داده است. برای تحقق این هدف، مصوبه‌ی آیین نامه اجرایی بند (ج) تبصره (۷) ماده واحده قانون بودجه سال ۱۴۰۲ از سوی هيئت وزیران به تصویب رسیده که قرار است تحول بنیادینی در نظام اداری کشور ایجاد کند.
طبق این مصوبه، تمامی دستگاه‌های اجرایی کشور موظف شده‌اند تا با به‌کارگیری فناوری‌های نوین، فرایند ارائه خدمات خود به مردم را متحول سازند. از جمله اقدامات مورد نظر می‌توان به الکترونیکی و هوشمند کردن فرایندها، یکپارچه‌سازی ارائه خدمات از طریق پنجره ملی، بهینه‌سازی فرایندها، شاخص‌های بهبود فرایند و مانیتورینگ و نظارت با هدف کاهش مراجعات و زمان ارائه خدمت و برقراری استعلامات آنی و برخط (آنلاین) اشاره کرد.
خلاصه ای از بندهای مرتبط با فرایندها در این مصوبه
به منظور توسعه خدمات الکترونیکی مؤثر و هوشمند، تمامی خدمات ارائه شده به کسب و کارها و مردم، شامل خدماتی که منجر به صدور مجوز، پروانه، اجازه‌نامه، گواهی، جواز، نماد، استعلام، پاسخ به استعلام، موافقت، تأییدیه یا سایر عناوین مشابه و همچنین خدمات ارائه شده به کارکنان دستگاه‌های اجرایی است، مشمول ماده (٢) این آیین‌نامه محسوب می‌شوند. به منظور تکمیل و به‌روزرسانی پایگاه شناسنامه خدمات، دولت، دستگاه‌های اجرایی را مکلف به اقدام به بازطراحی، احصای خدمات و کشف گردش کاری اجرایی و به روز رسانی شناسنامه خدمات خود نموده و برای خدمات فاقد شناسه، از پایگاه مذکور شناسه خدمت را دریافت خواهند کرد. در ادامه به مهم‌ترین بندهای این آئین نامه می‌پردازیم.
بازطراحی، احصا و به‌روزرسانی
در راستای اجرای بازطراحی، احصا و به‌روزرسانی شناسنامه خدمات، دستگاه‌های اجرایی مکلف به انجام مراحل زیر می‌باشند: دستگاه‌های اجرایی می‌بایست به بازطراحی شناسنامه خدمات خود اقدام نمایند که این بازطراحی باید به گونه‌ای صورت گیرد که تأکید بر توسعه و به‌روزرسانی خدمات الکترونیکی باشد و با اصول شناسنامه هوشمندسازی سازگاری داشته باشد. در مرحله دوم، دستگاه‌ها باید اقدام به احصا و بررسی اطلاعات موجود در شناسنامه خدمات خود کنند و ضمن به‌روزرسانی اطلاعات، نقاط قوت و ضعف موجود را تجزیه و تحلیل نمایند. تمامی این اقدامات با هماهنگی کامل با سازمان فناوری اطلاعات صورت خواهد گرفت تا اطمینان حاصل شود که فرآیندهای انجام شده با استانداردها و اهداف کلان سازمان سازگاری دارند.
انتخاب و اعلام خدمات جهت هوشمندسازی
برای هوشمندسازی خدمات، تمامی دستگاه‌های اجرایی مکلف به اعلام حداقل بیست درصد (٪٢٠) از خدمات خود جهت هوشمندسازی با همکاری سازمان می‌باشند. مصادیق هوشمندسازی بر اساس ویژگی‌های زیر تأیید و انتخاب می‌شوند:
- خدماتی که در اولویت‌های ارزیابی شاخص توسعه دولت الکترونیکی درج شده و در مصوبات جلسات شورا ابلاغ شده‌اند.
- خدماتی که برای تکمیل پایگاه‌های داده و اطلاعات مصوبات ماده (١٠) قانون ضروری می‌باشند.
- خدماتی که برای افراد، خانوارها و کسب و کارها کاربری فراگیر دارند.
- خدماتی که حسب قوانین بودجه سنواتی یا سایر قوانین مورد تأکید قرار گرفته‌اند.
- خدماتی که دریافت آن‌ها مستلزم اجرای زنجیره‌ای از خدمات متوالی در دستگاه‌های دیگر به عنوان پیش‌نیاز است.
اولویت‌بندی و بهینه‌سازی فرآیندها
خدماتی که در فهرست هوشمندسازی دستگاه تأیید شده‌اند، به عنوان اولویت جهت بهینه‌سازی فرآیندها در نظر گرفته می‌شوند. تمامی استعلامات و نیازمندی‌های تبادل داده و اطلاعات مربوط به این خدمات باید حداکثر تا مهرماه سال ١۴٠٢ با همکاری دستگاه‌های خدمات‌دهنده و خدمات‌گیرنده به صورت الکترونیکی در مرکز ملی تبادل اطلاعات ارائه شوند.
اقدامات برای ارزیابی بهینه‌سازی فرآیندها
دستگاه‌های اجرایی باید جهت ارزیابی بهینه‌سازی فرآیندهای خدمات هوشمند، اقدامات زیر را انجام دهند:
- احصا و ارزیابی شاخص‌های بهبود فرآیند خدمات هوشمندسازی و مقادیر مورد انتظار این شاخص‌ها را انجام دهند و به تأیید سازمان برسانند.
- پیشخوان پایش برخط مبتنی بر داده‌های به‌روز شده را جهت نمایش شاخص‌های موضوع ماده (١٢) این آیین‌نامه ایجاد و دسترسی برخط اعضای هیئت (کمیته) به داده‌ها و پیشخوان مربوطه را فراهم کنند.
رصد و نظارت بر پیشرفت هوشمندسازی
برای تسهیل رصد و نظارت بهینه بر فرآیند هوشمندسازی، دستگاه‌های اجرایی ملزم به ایجاد سیستم‌های مانیتورینگ و داشبوردهای مبتنی بر داده‌های به‌روز و قابل اطمینان هستند. این سیستم‌ها باید حداقل تا پایان سال ١٤٠٢ به‌صورت برخط و برمبنای الگوهای استاندارد توسعه‌یافته و به کار گرفته شوند. در این داشبوردها، مشخصات شاخص‌های بهبود فرآیند خدمات هوشمندسازی به‌صورت دقیق و قابل فهم برای اعضای هیئت (کمیته) و سایر مدیران نمایش داده شود.
سخنان جناب آقای رئیس جمهور در رابط با فرایندها
در کنار این مصوبه، رئیس جمهور نیز با تأکید بر لزوم تحول در فرایندهای اداری، موارد زیر را مدنظر قرار داده اند. ایشان در تاریخ ۱۹ دی ماه ۱۴۰۲، در چهارمین مجمع معاونان اداری و مالی دستگاه‌های اداری در رابط با بحث فرآیندها فرمودند:
- دومین گام در ارتباط با تحول، تحول در فرآیندها است، باید آماده باشید که در فرآیندها تجدید نظر کنید، اگر فرایندی با کندی و بی‌دقتی مواجه است، یا با وجود بستری برای ناکارآمدی مواجه است باید اصلاح شود.
- یک بار فرآیندها را باز نگاه کنید تا ببینید همین فرآیند ضرورت دارد یا می‌شود فرآیند را کوتاه‌تر و دقیق‌تر و کار آمدتر کرد.
همان‌طور که ملاحظه می‌شود، رویکرد کلی این مصوبه در راستای دستورالعمل‌های ارائه شده توسط رئیس‌جمهور جهت بازمهندسی و بهینه‌سازی فرایندهای دستگاه‌های اجرایی است. الزام دستگاه‌ها به الکترونیکی کردن خدمات و فرایندها و همچنین ارتقای سطح کیفی و کمی خدمت‌رسانی، عملاً زمینه‌ساز بازنگری و طراحی مجدد فرایندها با رویکردی نوین خواهد بود.
خدمات بهفالب در این زمینه
شرکت بهین سازان فرایند امین ( به اختصار بهفا) به عنوان یک شرکت مشاوره‌ای و نرم‌افزاری تخصصی در حوزه تحلیل، بهبود و بهینه‌سازی فرایندها و با استفاده از محصول آن یعنی، نرم افزار فرایندکاوی بهفالب می‌تواند دستگاه‌های اجرایی را در اجرای موفقیت‌آمیز این مصوبه و هوشمندسازی و پایش فرایندها، یاری رساند.
بهفالب، نخستین سامانه فرایندکاوی ایرانی، با بهره‌گیری از توانمندی‌های خود در حوزه‌های نقشه‌برداری خودکار و داده محور فرایندهای سازمانی، شناسایی گلوگاه‌ها و نقاط ضعف و قوت فرایندها، کشف نحوه تعامل بین دپارتمان‌ها و کارکنان در هر فرایند، انطباق‌سنجی فرایندهای پیاده سازی شده با فرایند ایده ال سازمان و همچنین تحلیل، تفسیر و ارائه پیشنهادات بهبود با استفاده از قدرت هوش مصنوعی، می‌تواند دستگاه‌ها را در بهبود خدمات خود و نظارت بر عملکرد آن‌ها یاری نماید.
داشبورد نرم افزار فرایندکاوی بهفالب
علاوه بر این، داشبوردهای متنوع بهفالب با امکان پایش و گزارش‌دهی فرایندها، می‌تواند به عنوان یک ابزار کارآمد در اختیار هیئت ناظر قرار بگیرد و نظارت بر عملکرد دستگاه‌های اجرایی را تسهیل نماید.
جمع بندی
مصوبه‌ی هیئت وزیران در راستای دستورالعمل‌های رئیس جمهور مبنی بر لزوم تحول در فرایندهای اداری، فرصتی را فراهم کرده است تا ضمن بهره‌مندی از فناوری‌های نوین، شاهد ارتقای کمی و کیفی سطح خدمت‌رسانی دستگاه‌های اجرایی به مردم باشیم.
البته موفقیت در اجرای این مصوبه مستلزم آمادگی کافی دستگاه‌ها در زمینه‌های فنی و سازمانی است. بنابراین، بهره‌گیری از ظرفیت شرکت‌های دانش‌بنیان همچون بهفا و محصول آن بهفالب، می‌تواند اجرای موفقیت‌آمیز این طرح را تسهیل نماید.
ارتباط با تیم متخصصین فرآیندکاوی بهفالب جهت رفع نیازهای سازمانی شما
