مشاور فرآیند کسب و کار کیست و چه کاری انجام می دهد؟

سازمان ها گاهی اوقات کارشناسان خارجی را استخدام می کنند تا به آن ها در بهبود فرآیندهای خود و حفظ جایگاه خود در بازار کمک کنند. این مشاوران از سال ها تجربه، دانش صنعت و هوش تجاری خود برای مشاوره دادن به مشتریان در مورد استراتژی های موثر کسب و کار استفاده می کنند. کسب اطلاعات بیشتر در مورد کارهایی که این مشاوران کسب و کار انجام می دهند می تواند به شما کمک کند تعیین کنید که آیا می خواهید این مسیر شغلی را دنبال کنید یا خیر. در این مقاله، توضیح می دهیم که مشاور فرآیند کسب و کار چیست، وظایف و مسئولیت های اصلی آن‌ها را مورد بحث قرار می‌دهیم و برخی از مهارت‌های ضروری را که می توانید برای برتری در این نقش توسعه دهید، فهرست می‌کنیم.

مشاور فرآیند کسب و کار کیست؟

مشاور فرآیند کسب و کار کسی است که تجربه صنعتی گسترده‌ای دارد و می‌تواند از آن برای ارائه مشاوره‌های ارزشمند به مشتریان خود استفاده کند. این حرفه همچنین به عنوان متخصصان فرآیند کسب و کار نیز شناخته می‌شوند. مشاوران فرایند در راهبردهای مستندسازی موثر، شناسایی زمینه‌های بهبود و ارائه توصیه‌های عملی برای رهبران ارشد برای حمایت از کسب و کار فعالیت می‌کنند. این متخصصان معمولاً به عنوان پیمانکاران مستقل کار می‌کنند و گاهی اوقات چندین مشتری را به طور همزمان پشتیبانی می‌کنند. مشاوران فرآیند کسب و کار پس از کسب چندین سال تجربه در یک یا چند صنعت و کسب شهرت، می‌توانند خدمات مشاوره‌ای خود را به مشتریان و سازمان‌ها ارائه دهند.

چه نوع شرکت هایی به مشاوران فرآیند کسب و کار نیاز دارند؟

کسب و کارهای کوچک که به دنبال رشد هستند، می‌توانند از مشاوره تخصصی این متخصصان بهره مند شوند. همچنین سازمان‌ها ممکن است مشاوران فرآیند کسب‌وکار را زمانی که به دنبال بهبود عملکرد، افزایش کارایی یا مقیاس‌پذیری سیستم‌های خود هستند، استخدام کنند. این مشاوران می‌دانند که چگونه فرآیندهای فعلی را برای بهبود گردش‌های کاری تطبیق دهند، نقش هر کارمند را به صورت واضح تعریف کنند و رویه‌های عملیاتی استاندارد (SOPs) را ترسیم کنند. اگر صاحبان جدید مشاغل تجربه‌ای در مورد این جنبه‌های مهم بهبود سازمانی نداشته باشند، می‌توانند از راهنمایی یک مشاور فرآیند کسب و کار بهره مند شوند.

مهارت های لازم برای مشاوران فرایند کسب و کار

در اینجا به برخی از مهارت‌های نرم و فنی ضروری که یک مشاور فرایند باید بر آن‌ها تسلط داشته باشد، اشاره می‌کنیم:

• مهارت‌های لازم برای تحلیل داده‌ها و تفسیر آن‌ها
• مهارت‌های لازم برای نقشه برداری فرآیند
• مهارت‌های لازم برای رهبری بخش‌های مختلف
• مهارت‌های لازم برای ارتباط با تیم‌های مختلف
• مهارت‌های لازم برای استفاده از نرم افزارهای مربوطه
• مهارت‌های لازم برای مدیریت و برنامه ریزی پروژه

5 مرحله عملیاتی مشاور فرآیند کسب و کار

یک مشاور فرآیند کسب و کار توصیه‌های ارزشمندی را به مدیران ارشد یا صاحبان مشاغل ارائه می‌دهد. این مشاوران معمولاً بر اساس قرارداد کار می‌کنند تا پروژه‌ای را تکمیل کنند که نیازهای منحصر به فرد یک سازمان را پشتیبانی می‌کند. هنگامی که کار آن‌ها کامل شد، مسئولیت به روز رسانی اسناد و تعیین وظایف به اعضای تیم بر اساس راهنمایی‌های مشاور بر عهده سازمان است. در اینجا مراحلی وجود دارد که این متخصصان معمولاً برای ارزیابی و بهبود فرآیندهای سازمان دنبال می‌کنند:

1. تحقیق در مورد کسب و کار

یک مشاور فرآیند را با جمع آوری اطلاعات بیشتر در مورد آن چه سازمان انجام می‌دهد، اهداف اولیه و نحوه عملکرد آن، کار خود را آغاز می‌کند. آن‌ها معمولاً با رهبران ارشد ارتباط برقرار می‌کنند، اما ممکن است با کارمندان جوان‌تر نیز صحبت کنند تا بینش‌های متنوعی به دست آورند. درک این که چه کسی مسئول هر بخش یا وظیفه است و تصمیم گیرندگان چه کسانی هستند می‌تواند فرآیند آن‌ها را هنگام ایجاد گردش کار، ساده‌تر کند. مشاوران اغلب از چندین روش تحلیل برای جمع آوری داده‌های عمیق از طرف یک کسب و کار استفاده می‌کنند.

2. یافتن زمینه های بهبود

این متخصصان تجربه گسترده‌ای در زمینه خود دارند که معمولاً مشابه یا در مجاورت صنعتی است که مشتری آن‌ها در آن فعالیت می‌کند. آن‌ها می‌توانند از آموخته‌های خود برای شناسایی مسائل موجود و بالقوه برای مشتریان خود استفاده کنند. سپس آن‌ها می‌توانند تنظیماتی را برای رفع یا جلوگیری از این مشکلات توصیه کنند. مشاوران فرایند، دیدگاه بسیار ارزشمند و بی طرفانه‌ای به سازمان‌ها را ارائه می‌دهند که صاحبان مشاغل ممکن است به تنهایی نتوانند به آن دست یابند. با شناسایی ناهماهنگی‌ها، افزونگی‌ها یا ناکارآمدی‌ها در جنبه‌های مختلف سازمان، این مسائل به فرصت‌های عالی برای بهبود تبدیل می‌شوند.

پیشنهاد بهفالب : مدیریت فرایند کسب و کار (BPM) چیست؟

3. همکاری با رهبران شرکت

مشاوران فرایند از نزدیک با مالکان، رهبران ارشد و سایر اعضای تیم همکاری می‌کنند تا فرصت‌های بهبودی که شناسایی کرده‌اند را بررسی کنند. آن‌ها پیشنهاداتی را برای این که چگونه مشتریانشان می‌توانند کارآمدتر کار کنند، ارائه می‌دهند که منجر به کاهش هزینه‌ها یا افزایش تولید یا فروش شود. همچنین این مشاوران، استراتژی‌های مستندسازی جامعی را برای کمک به کسب و کار در سازماندهی و ثبت فرآیندهای جدید خود ایجاد می‌کنند. این امر می‌تواند برای اعضای جدید تیم مفید باشد، عملکرد داخلی را بهبود بخشد و به‌روزرسانی‌های بعدی شرکت را ساده‌تر کند.

4. ارائه پیشنهادات و منابع

مشاوران می‌توانند پیشنهاداتی را به مشتریان خود ارائه دهند یا حتی ممکن است منابع عملی برای استفاده کسب و کار فراهم کنند. به عنوان مثال، آن‌ها ممکن است برنامه‌های نرم‌افزاری خاصی را برای خودکارسازی برخی از فرآیندها پیشنهاد کنند و به اعضای تیم اجازه دهند برای کارهای مهم دیگر وقت بگذارند. آن‌ها حتی ممکن است راه‌هایی را به شرکت پیشنهاد دهند تا ساختار سازمانی خود را برای بهبود گردش کار و کاهش هزینه‌ها اصلاح کند.

5. ایجاد SOP ها

SOP مجموعه‌ای از دستورالعمل‌های متوالی است که کارمندان باید برای اجرای یک فرآیند دنبال کنند که اغلب منجر به یک نتیجه یکنواخت می‌شود. این راهنماها و دستورالعمل‌های دقیق همچنین می‌توانند کارایی را بهبود بخشند، زیرا افرادی که مراحل را دنبال می‌کنند، اطلاعات لازم برای تکمیل کار را دارند. متخصصان فرآیند کسب و کار از مهارت‌های ارتباطی عالی خود برای تهیه SOPهایی استفاده می‌کنند که مطابق با مقررات دولتی و استانداردهای صنعت باشد.

پیشنهاد بهفالب : فرآیندکاوی چیست؟

جمع بندی

مشاوران فرایند کسب و کار متخصصانی هستند که دانش عمیقی در یک صنعت خاص دارند. این متخصصان با شناسایی نقاط ضعف و گلوگاه‌هایی سازمان، فرصت‌های بهبود را شناسایی می‌کنند. این مشاوران با ارائه پیشنهادهای متنوع می‌توانند منجر به افزایش بهره‌وری، کاهش هزینه و ریسک و تصمیم گیری بهتر می‌شوند. همچنین با ایجاد استانداردهای لازم، عملکرد کلی شرکت را بهبود می‌دهند در نتیجه به هدایت و توسعه سازمان‌ها می‌توانند کمک بسزایی بکنند.