تبدیل داده یا Data Transforming چیست؟

تبدیل داده بخش مهمی از مدیریت داده ها می باشد. تبدیل داده زمانی اتفاق می افتد که داده ها را به فرمت دیگری تبدیل کنید تا با سیستم ها و برنامه های مختلف سازگار باشند. این روش فقط به تبدیل اعداد یا کاراکترها از یک فرمت به فرمت دیگر محدود نمی شود بلکه به طور کلی، این مفهوم به تبدیل داده ها به فرمتی که توسط نرم افزار قابل خواندن باشد گفته می شود.

دلایل زیادی وجود دارد که ممکن است نیاز به تبدیل داده‌ها از یک فرمت به فرمت دیگر داشته باشیم و دلایل انجام این کار بسته به شرایط پیرامون داده ها می تواند تغییر کند. داده‌ها در همه جای دنیای دیجیتال امروزی وجود دارند، اما اگر نتوانیم از آن‌ها به نفع کسب و کارمان استفاده کنیم، چه ارزشی دارد؟ برای به دست آوردن بینش از داده‌های جمع آوری شده، ابتدا باید به یک قالب قابل خواندن تبدیل شود، اینجاست که تبدیل داده‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرد.

اما قبل از این که وارد این مبحث شویم، بهتر است در مورد خود داده و فرق آن با اطلاعات، کمی صحبت کنیم.

داده چیست؟

داده‌ها به عنوان مجموعه‌ای از حقایق یا آمار تعریف می شوند. داده‌ها می‌توانند به شکل متن، مشاهدات، شکل‌ها، تصاویر، اعداد، نمودارها یا نمادها باشند. برای مثال، داده‌ها ممکن است شامل قیمت‌ها، وزن‌ها، آدرس‌ها، سن، نام‌ها، دما، تاریخ‌ها یا مسافت‌ها باشد.

بیشتر بخوانید : داده کاوی (Data mining) چیست؟ کاربرد ها و تکنیک ها

داده‌ها شکل خامی از دانش هستند و به خودی خود هیچ گونه اهمیت یا هدفی ندارند. به عبارت دیگر، شما باید داده‌ها را تفسیر کنید تا معنی داشته باشند. داده‌ها می‌توانند ساده باشند و حتی ممکن است تا زمانی که تجزیه و تحلیل، سازماندهی و تفسیر نشوند، بلا استفاده به نظر برسند.

تفاوت داده با اطلاعات

• داده‌ها مجموعه‌ای از حقایق هستند، در حالی که اطلاعات این حقایق را در متن قرار می‌دهد.
• در حالی که داده‌ها خام و سازماندهی نشده هستند، اطلاعات سازماندهی شده هستند.
• داده‌ها به خودی خود بی معنی هستند. وقتی تجزیه و تحلیل و تفسیر می‌شود، به اطلاعات معناداری تبدیل می‌شوند.
• داده‌ها به اطلاعات بستگی ندارند. با این حال، اطلاعات به داده‌ها بستگی دارد.
• داده‌ها معمولاً به شکل نمودار، اعداد، ارقام یا آمار هستند. اطلاعات معمولاً از طریق کلمات ارائه می‌شوند.
• داده‌ها برای تصمیم گیری کافی نیستند، اما می‌توانید بر اساس اطلاعات تصمیم گیری کنید.

تبدیل داده یا Data Transforming

تبدیل داده به فرآیند تبدیل داده‌ها از یک فرمت یا ساختار و تبدیل آن به دیگری برای پشتیبانی از مجموعه خاصی از عملکردها اشاره دارد. در دنیای دیجیتال، فرمت‌ها یا انواع فایل‌های زیادی وجود دارد که می‌توان از آن‌ها استفاده کرد. اگر فرمت موجود با یک برنامه جدید سازگار نباشد، باید به فرمت دیگری تبدیل شود که توسط هر منبعی به درستی خوانده شود.

تبدیل داده‌ها یک فرآیند پیچیده است که می‌تواند به صورت خودکار یا دستی انجام شود.

این رویکرد اساسا راهی برای دریافت اطلاعات ذخیره شده در سیستم مدیریت پایگاه داده و تبدیل آن برای استفاده در برنامه‌ای است که به داده‌ها به شکل دیگری نیاز دارد. به عنوان مثال، یک صفحه HTML با جاوا اسکریپت جاسازی شده یا تبدیل یک فایل MP3 از یک کامپیوتر به یک پخش کننده موزیک.

چرا تبدیل داده مورد نیاز است؟

تبدیل داده‌ها ضروری است زیرا پشتیبانی قابل توجهی را برای تبدیل داده‌ها برای مطابقت با نیازهای خاص فراهم می‌کند. حذف داده‌های نامربوط را تسهیل می‌کند و امکان تجزیه و تحلیل دقیق‌تر و یافته‌ها را فراهم می‌کند. هنگامی که داده‌ها تبدیل می‌شوند، ممکن است به سادگی در برنامه‌های متعدد گنجانده شوند که امکان دسترسی سریع به داده‌ها را فراهم می‌کند.

دسترسی سریع به داده‌ها به نوبه خود به اجرای سریع کار کمک می‌کند. تبدیل داده‌ها فرآیند مدیریت داده‌ها را ساده می‌کند. این امر به کارمندان اجازه می‌دهد تا با دسترسی به موقع به تمام اطلاعات مورد نیاز، کار خود را آسان‌تر انجام دهند.

مزایای تبدیل داده ها

تبدیل داده‌ها ثبات را در تمام سیستم‌هایی که اطلاعات را ذخیره، دستکاری یا انتقال می‌دهند تضمین می‌کند. اگرچه سازمان‌ها را مجبور می‌کند تا پایگاه داده‌های موجود را به یک قالب جدید به روز کنند یا تبدیل کنند ولی با این حال مزایای زیادی دارد که در ادامه به آن اشاره می‌کنیم:

• افزایش کیفیت داده‌ها
• صرفه جویی در هزینه
• بهبود کارایی عملیاتی
• ساده سازی داده‌های بزرگ و پیچیده
• کنترل بر پایگاه داده
• صرفه جویی در زمان
• افزایش سود کسب و کار
• پیشگیری از دست دادن و نقض داده‌ها

فرایند تبدیل داده ها

فرآیند انتقال داده‌ها از یک پایگاه داده به پایگاه داده دیگر شامل انتقال و تبدیل داده‌ها از فرمت منبع به فرمت هدف برای ذخیره سازی طولانی مدت یا استفاده کوتاه مدت است. این کار برای ایجاد پایگاه‌های داده‌ای انجام می‌شود که می‌توانند بین دستگاه‌ها یا سیستم‌های مختلف به اشتراک گذاشته شوند. فرآیند تبدیل داده بسته به نیازهای کسب و کار خاص می‌تواند متفاوت باشد.

ابتدا یک استراتژی دقیق بر اساس نیازهای کاربران ایجاد می‌شود. از آنجایی که تقریباً تمام فرآیندها در مدیریت داده‌ها با جمع آوری، آماده سازی و پاکسازی داده‌ها آغاز می شود، تبدیل داده نیز از این قاعده مستثنی نیست. در این مرحله داده‌ها به فرمت سازگار با هدف تبدیل می‌شوند. جمع‌آوری، آماده‌سازی و تمیز کردن داده‌ها در اوایل فرآیند تبدیل تضمین می‌کند که فقط داده‌های با کیفیت بالا به دست کاربر نهایی می‌رسد.

بیشتر بخوانید : فرآیندکاوی چیست؟ مزایا و کاربردهای فرایندکاوی در سازمان ها

سپس این داده‌های پاک شده به فرمت مقصد تبدیل می‌شوند. داده‌های تبدیل شده باید ابتدا اعتبار سنجی شوند. با استفاده از چک لیست کیفیت داده‌ها، اطمینان حاصل کنید که داده‌ها واقعی هستند و دقیق عمل می‌کنند. این مرحله‌ای است که در آن داده‌های دقیق و درستی را به دست می‌آورید. در نهایت، داده‌های تایید شده باید در سیستم بارگذاری شوند و برای کاربر نهایی آماده استفاده شوند.

چرا باید بر روی تبدیل داده ها سرمایه گذاری کنید؟

واقعیت محیط کسب و کار امروزی این است که منابع متعددی از داده‌ها و اطلاعات وجود دارد که همگی برای جلب توجه، زمان، پول و منابع با هم رقابت می‌کنند. این امر می‌تواند مانع رشد سازمان شود.

اهمیت تبدیل داده با کیفیت را نمی‌توان نادیده گرفت. اگر تبدیل داده‌ها بد انجام شود یا اصلاً انجام نشود، کسب و کارها می‌توانند به شدت آسیب ببینند. سرمایه گذاری در تبدیل داده‌ها می‌تواند هزینه‌های عملیاتی بزرگ را کاهش دهد.

با تبدیل داده‌ها، جایی برای خطا وجود ندارد و به حفظ یکپارچگی داده‌ها کمک می‌کند. سرمایه گذاری روی یکپارچگی داده‌ها می‌تواند به کسب و کارها در بهره مندی از مزایای داده‌های سالم و با کیفیت کمک کند.

داده های مورد نیاز برای فرایندکاوی

سازمان‌ها برای استفاده از یک نرم‌افزار فرایندکاوی، نیاز به تبدیل داده‌های خود به یک فرمت استاندارد دارند. این فرمت شامل سه ستون اصلی است:

1. شماره پرونده: شامل کدی است که می‌توان آن را در طول فرایند دنبال کرد و وضعیت فرایند را بررسی نمود.
2. فعالیت: شامل فعالیت‌هایی است که در طول هر پرونده انجام شده‌اند مانند ثبت تاییدیه یا انتقال به کارشناس مربوطه.
3. برچسب زمانی: زمان انجام هر کدام از فعالیت‌ها که شامل تاریخ و ساعت می‌باشد.

نمونه‌ای از داده‌های مورد استفاده‌ی فرایندکاوی

این فرمت استاندارد به سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا داده‌های خام فرایندی خود را برای تحلیل در اختیار نرم‌افزارهای فرایندکاوی قرار دهند. با تجزیه و تحلیل این داده‌ها، الگوها و بینش‌های ارزشمندی در مورد عملکرد و بهره‌وری فرایندها بدست می‌آید که می‌تواند در تصمیم‌گیری‌ها و بهبود مستمر فرایندها مورد استفاده قرار بگیرد.

ابزارهای تبدیل داده برای افزایش ارزش داده های شما

خوشبختانه موج جدیدی از فناوری در اینجا وجود دارد که امکان تبدیل داده‌ها از یک منبع به منبع دیگر را فراهم می‌کند تا بتوانید به راحتی کل سازمان را به طور همزمان مدیریت کنید. بسیاری از ابزارهای تبدیل خودکار داده در بازار موجود است. ابزارهای اتوماسیون می‌توانند دقت و کامل بودن داده‌های تبدیل شده را افزایش داده و زمان تولید را کاهش دهند.

هنگام شروع تبدیل داده‌ها، سه مورد وجود دارد که سازمان ها قبل از انتخاب ابزاری برای تکمیل آن باید در نظر بگیرند: تخصص فناوری، هزینه و زمان چرخش.

از این گذشته، تبدیل داده فرآیندی نیست که در آن سازمان‌ها بخواهند عجله کنند یا پول زیادی خرج کنند، زیرا اشتباه کردن آن می‌تواند برای کسب و کار هم هزینه و هم زمان هزینه داشته باشد.