اثربخشی فرایند و کارایی فرایند برای بهینه سازی فرایندهای کسب و کار و تعالی آن‌ها، فاکتوری مهم و اساسی است. هر دو این موارد برای افزایش بهره وری و همچنین بهبود خدمات مشتری ضروری هستند. در حالی که این دو اصطلاح اغلب به جای یکدیگر استفاده می شوند، زمانی که در زمینه تعالی فرآیند استفاده می شوند، تفاوت های زیادی دارند. بنابراین، بیایید این دو عامل را از هم متمایز کنیم و دریابیم که چگونه با تعالی و پیاده سازی فرآیند کسب و کار مرتبط هستند.
اثربخشی فرآیند چیست؟
اثربخشی یک فرآیند اندازه گیری میزان مرتبط بودن خروجی نهایی با اهداف بهبود فرایندهای کسب و کار یا BPI است. به منظور اثربخشی، یک فرآیند باید خروجی مورد نظر را ارائه دهد و در عین حال نیازهای مشتریان را به نحوی رضایت بخش برآورده کند. به بیان دقیق‌تر، یک فرآیند واقعا مؤثر با ارائه همه چیز به درستی، مثل نتایج مناسب در مکان، زمان و هزینه مناسب، مشتریان را خوشحال می‌کند.
دستیابی به اثربخشی فرآیند یک رویکرد کامل است که عمدتاً شامل موارد زیر است:
- شناخت و همچنین درک نیازها و خواسته‌های مشتریان
- تبدیل آن‌ها به اهداف و انتظارات قابل اندازه گیری
- تحقق بخشیدن به آن‌ها با جمع آوری مناسب داده‌ها، تهیه پیش نویس روش‌های اندازه گیری و اجرای آن
هنگامی که نیازها و انتظارات مشتری به وضوح بر اساس مشخصات خاصی مانند فرمت تحویل، فرکانس تحویل و غیره تعریف شود، تجربه از طریق مراحل اجرای قوی فرآیند کسب و کار با تعیین معیارهای اندازه گیری مورد نیاز برای ارائه خدمات بدون خطا و با کیفیت بالا با مشتری عالی بسیار آسان‌تر می‌شود.
پیشنهاد بهفالب : فرآیندکاوی چیست؟
معیارهای اندازه گیری اثربخشی فرآیند
اثربخشی یک فرآیند کسب و کار را می‌توان با پارامترهای زیر اندازه گیری کرد. این پارامترها می‌توانند به شما در تجزیه و تحلیل اثربخشی فرآیند خود به بهترین شکل ممکن کمک کنند:
- امکان سنجی راه حل
- قابلیت اطمینان راه حل
- به موقع بودن تحویل
- ارائه خروجی‌ها
- دقت خروجی‌ها
- پاسخگویی خروجی‌ها
- خدمات مشتری پس از تحویل
کارایی فرآیند چیست؟
از طرف دیگر کارایی فرآیند مفهومی قابل اندازه گیری است که به عنوان یک عامل حیاتی در تعیین بهره وری عمل می‌کند. کارایی اساساً نسبت “خروجی مفید به کل ورودی” است که بهینه سازی منابع (عمدتاً هزینه و زمان) را همراه با حداکثر کاهش ضایعات تضمین می‌کند.
بهره وری به عنوان یک اصطلاح مهم در طول چرخه حیات مدیریت فرآیند کسب و کار در نظر گرفته می‌شود. هر فرآیند منفرد در طول زمان با برخی مسائل یا شکاف‌ها ختم می‌شود که می‌تواند بر کارایی فرآیند به صورت منفی تأثیر بگذارد. با این حال، برای خلاص شدن از شر آن‌ها و سازماندهی درست آن‌ها، یک فرآیند کسب و کار باید به اندازه کافی موثر باشد.
معیارهای اندازه گیری کارایی فرآیند
یک فرآیند ناکارآمد می‌تواند بر کل BPI هم در خارج و هم در داخل تأثیر بگذارد. در حالی که سازمان‌ها عمدتاً تجربه مشتریان خارجی را برای اندازه گیری کارایی فرآیند خود در نظر می‌گیرند، عوامل داخلی بسیار مهمی وجود دارد که باید به عنوان معیار برای این منظور نیز مورد استفاده قرار گیرند. این معیارها عبارتند از:
- نسبت فعالیت‌های بدون ارزش افزوده
- منابع کم استفاده یا بیش از حد استفاده شده
- کمبود افراد ماهر
شناخت این عوامل شناسایی ناکارآمدی‌ها را آسان‌تر می‌کند و شرکت‌ها می‌توانند به راهکارهای مختلفی دست یابند:
- بهبودهای مرتبط با نتیجه (مانند دیجیتالی شدن، هماهنگ سازی و جداسازی نتایج)
- بهبودهای مرتبط با فعالیت (مانند حذف، اتوماسیون، مسیریابی موازی فعالیت‌ها)
- بهبودهای مرتبط با منابع (مانند یکپارچه سازی فعالیت‌ها و تخصیص منابع)
کارایی محیط قابل مدیریت تری برای اجرای فرآیندها ایجاد می‌کند و سازمان‌ها کنترل بهتری بر کسب و کار خود به دست می‌آورند. در نتیجه، ناهماهنگی‌های عملیاتی از بین رفته و مشتریان خدمات عالی دریافت می‌کنند. از این رو تعالی فرآیند به دست آمده است.
پیشنهاد بهفالب : داده کاوی (Data mining) چیست؟
مقایسه کارایی با اثربخشی
همانطور که قبلا ذکر شد، هم اثربخشی و هم کارایی برای بهره مندی یک سازمان از مزایای مدیریت فرآیند کسب و کار و بهبود عملکرد کسب و کار به عنوان یک رویکرد کلی ضروری است. اما برای داشتن یک دید واضح‌تر، باید شرایط را در کنار هم قرار داد:
کارایی فرآیند به معنای بهینه (در بیشتر موارد، سریع‌ترین یا ارزان‌ترین) روش عملیاتی فرآیندها است. برعکس، اثربخشی فرآیند به معنای اجرای صحیح فرآیندها و دستیابی به اهداف مورد نظر است.
کارایی فرآیند از نقطه نظر دستیابی به هدف استفاده بهینه از منابع (زمان، هزینه و تلاش) در اجرای فرآیندهای یک سازمان اندازه گیری می‌شود. در مقابل، اثربخشی فرآیند از نقطه نظر دستیابی به هدف رضایت مشتری (اعم از داخلی و خارجی) با توجه به تحقق هدف فرآیند اندازه گیری می‌شود.
جدای از این تفاوت‌ها، هم کارایی و هم اثربخشی می‌تواند سرعت فرآیند، جریان فرآیند، تحویل به موقع، قابلیت اطمینان، هزینه‌های عملیاتی و سایر خطوط پایه فرآیند را بهبود بخشد.
بنابراین، سازمان‌ها باید افراد خود را در انجام کارهای درست که می‌تواند در برآوردن نیازهای عملکردی آن‌ها مؤثر واقع شود، درگیر کنند:
- حذف ضایعات، بهینه سازی فرآیندها
- همسویی فرآیندها، افراد و سیستم‌ها
- کمک به پیاده سازی سیستم
- افزایش مسئولیت پذیری
- تعیین میزان استفاده از ظرفیت
- کاهش زمان کارمند در شبانه روزی
سپس، سازمان باید اطمینان حاصل کند که این کارها با پیروی از رویکردهای مناسب برای رسیدن به اهداف استراتژیک کسب و کار خود که شامل موارد زیر هستند، می‌شود:
- کاهش هزینه‌ها
- افزایش بهره وری
- بهبود خدمات به مشتریان
- ایجاد شفافیت عملیاتی
- بهبود مستمر کسب و کار
پیشنهاد بهفالب : هوش مصنوعی (AI) چیست؟
جمع بندی
کارایی به معنای انجام کارها به درست‌ترین و بهترین نحو ممکن است و اثربخشی به معنای انجام کارهای درست است. این دو مفهوم بهم مرتبط هستند. یک سازمان باید هم کارایی داشته باشد هم اثر بخشی. به این معنا که سازمان هم باید کارهای درست را انجام دهد و هم وظایف را به بهترین نجو انجام دهد. اگر سازمان فقط یکی از این موارد را داشته باشد موفق نمی‌شود و نمی‌تواند که نیازهای مشتریان خود را برآورده کند. تنها با رسیدن به این دو مفهوم به صورت همزمان می‌توان به بهبود مستمر و تعالی سازمان دست پیدا کرد.
ارتباط با تیم متخصصین فرآیندکاوی بهفالب جهت رفع نیازهای سازمانی شما
