فرایندکاوی چگونه به توسعه IT و ERP کمک می‌کند؟

چگونه می توانید نیازهای کسب و کار را با منابع داده شده برآورده کنید؟ چگونه می توانید پروژه های IT و ERP خود را به موقع تکمیل کنید؟ چگونه از مهاجرت سیستمی روان و بدون دردسر اطمینان حاصل می کنید؟ این ها از جمله سؤالاتی هستند که کسب و کارها هنگام توسعه سیستم های IT و ERP خود با آن مواجه می شوند.

در این پست، نشان خواهیم داد که چگونه فرآیندکاوی می‌تواند به شما در حل این چالش‌ها از دیدگاه چرخه عمر توسعه IT و ERP کمک کند.

چالش های توسعه IT و ERP

به گفته گارتنر، یکی از بزرگترین چالش‌ها در مورد توسعه IT و ERP در سازمان‌های بزرگ این است که سیستم‌های زیادی در سازمان در حال استفاده هستند. بر اساس بیش از 400 پروژه فرآیندکاوی که در سرتاسر جهان تکمیل شده است، دلایل متعددی برای این کار شناسایی شده‌اند. همانطور که چشم انداز کسب‌وکار به طور مداوم تغییر می‌کند، سازمان‌ها با نیاز به استقرار سیستم‌های ERP یا گردش کار جدید در برخی از بخش‌های کسب‌وکار مواجه می‌شوند، در حالی که به استفاده از سیستم‌های قدیمی در بخش‌های دیگر ادامه می‌دهند. در شرایط ادغام و اکتساب، در نهایت یک چشم انداز پیچیده از IT یا ERP ایجاد می‌شود.

در خود یک سیستم، چالش‌هایی در تنوع استفاده از IT و ERP وجود دارد. در فرآیندهای کسب‌وکار مانند خرید به پرداخت یا سفارش به پرداخت، شرکت‌ها نقشه‌ها و دستورالعمل‌های مربوطه را دارند. با این حال، در مناطق مختلف، با فروشندگان، مشتریان نهایی و محصولات مختلف، یک نسخه فرآیند واقعی ممکن است تفاوت اساسی با نسخه بعدی داشته باشد. این باعث ایجاد تغییرات زیادی در داخل سیستم شما می‌شود که تقاضا برای پشتیبانی از IT و ERP را افزایش می‌دهد.

در پروژه‌های واقعی، زمانی که ما شروع به استقرار IT یا ERP می‌کنیم، درک الزامات کسب‌وکار همیشه دشوار و زمان‌بر است. یک راه متداول برای جمع آوری این بینش‌ها، گفتگو و مصاحبه با کارمندان است. با این حال، این روش فقط می‌تواند بخش‌هایی از تصویر بزرگ سازمان را ترسیم کند، زیرا هرکسی فقط تغییرات فرآیند خود را توضیح می‌دهد.

روند تحول دیجیتال پویا همچنین تأثیر قابل توجهی بر روی سیستم‌های IT و ERP سازمان دارد. همانطور که رهبران کسب‌وکار برای پیاده‌سازی فناوری جدید برای بهبود تجربه مصرف کننده نهایی رقابت می‌کنند، همین رقابت‌ها و تلاش‌ها در پروژه توسعه IT و ERP نیز مورد نیاز است.

به طور خلاصه، تیم‌های توسعه IT و ERP معمولاً با هزینه‌های بالای نگهداری، مهاجرت‌های پرهزینه و پر هرج و مرج، کاربران ناراضی و بهره‌وری پایین در سمت کسب‌و‌کار مواجه هستند.

امروز، ما به موضوع توسعه IT و ERP از دیدگاه چرخه عمر ERP نزدیک خواهیم شد. در هر مرحله از این چرخه عمر، در مورد اینکه چگونه نرم افزار فرایندکاوی می‌تواند به شما کمک کند تا چالش‌هایی که در توسعه IT و ERP با آن روبرو هستید را حل کنید، بحث خواهیم کرد.

1. طراحی

یکی از بزرگ‌ترین چالش‌ها در طراحی سیستم IT و ERP، برآوردن نیازهای کسب‌وکار با منابع داده شده است. با فرایندکاوی، می‌توانید به راحتی درک کنید که کسب‌وکار شما در حال حاضر چقدر از راه حل‌های IT و ERP استفاده می‌کند و عملکرد آن چگونه بوده است. نرم افزار فرایندکاوی به شما این امکان را می‌دهد که راه حل‌های خود را با ارائه یک نمای کلی از فرآیندهای خود و همچنین تجزیه و تحلیل جزئیات سطح پایین نظارت کنید.

همانطور که در بالا ذکر شد، استفاده متنوع از سیستم‌های IT و ERP می‌تواند باعث سردرد دائمی شما شود. فرآیند کاوی با نشان دادن همه واریانت‌های فرآیند به شما کمک می‌کند تا به راحتی روش‌های فعلی کار خود را تجزیه و تحلیل کنید. از این تجزیه و تحلیل، می‌توانید بهترین روش‌ها را انتخاب کنید و مدل‌های فرآیند خود را به عنوان راهنمایی برای کسب‌وکار خود بسازید. همانطور که نرم‌افزار فرایندکاوی با داده‌های سیستم‌های سازمان شما کار می‌کند، بینش‌های مبتنی بر واقعیت به منظور اتخاذ تصمیمات مهم و متحول کننده برای کسب‌وکار خود را دریافت می‌کنید.

این عملکرد در مواقعی که می‌خواهید سیستم ERP فعلی خود را بهبود ببخشید یا برای انتقال از سیستم قدیمی به سیستم جدید برنامه‌ریزی کنید، بسیار مفید است.

2. پیاده سازی

هنگامی که پروژه توسعه IT و ERP خود را اجرا می‌کنید، یک سوال مهم پیش رو این است که چگونه پروژه را به موقع تکمیل کنید.

در مرحله پیاده سازی پروژه شما، فرایندکاوی از نظارت مستمر بر میزان بهره مندی کاربران از سیستم اطمینان حاصل می‌کند. علاوه بر این، هنگامی که در حال ساخت یک راه حل هستید، می‌توانید داده های آزمایشی را از نرم افزار فرایندکاوی دریافت کنید و راه حل‌های بدست آمده را به راحتی بررسی کنید.

به طور معمول، زمان زیادی برای تکمیل آزمایش انتها به انتها برای فرآیندهای شما نیاز است. علت آن ممکن است از فقدان یک دیدگاه کل نگر یا نادیده گرفتن مسائل مبهم در فرآیند باشد. فرایندکاوی بهترین راه حل برای این مشکل است: شما می‌توانید به راحتی و به سرعت از داده‌های توسعه یافته خود مشاهده کنید که مراحل تست شما چگونه پیش می‌رود، چقدر زمان در مراحل مختلف صرف می‌شود و مشکلاتی که در محیط‌های آزمایشی رخ می‌دهد چیست.

چگونه درک می‌کنید در مرحله پیاده‌سازی پروژه شما چه چیزی به سمت مسیر درست پیش می‌رود؟ فرآیند کاوی به شما امکان می‌دهد بهترین نمونه های عملی را برای موارد استفاده مورد نظر خود ایجاد کنید. این برنامه زمانی برای شما مفید است که نیاز دارید با ذینفعان و همکاران سایر بخش‌های سازمان خود ارتباط برقرار کنید و راه‌های استفاده از سیستم را به آن‌ها آموزش دهید. حتی می‌توانید داده‌های آزمایشی را با روش‌های دیگری که فرایند انجام می‌شود، مقایسه کنید.

3. استقرار

در مرحله استقرار پروژه توسعه IT و ERP شما، فرآیند کاوی اطمینان حاصل می‌کند که کاربران سیستم شما به سرعت فرآیندهای جدید را یاد می‌گیرند و شما مشکلات غیرقابل مشاهده را در سازمان برطرف می‌کنید. در بسیاری از پروژه‌ها دیده‌ شده که می‌توانید با فرآیند کاوی، استقرار ERP را 50 درصد سریع‌تر انجام دهید، زیرا می‌توانید در زمان واقعی میزان استفاده کاربران از سیستم جدید را پیگیری کنید.

از روز اول شروع به کار سیستم، کاربران به تدریج به عملکردهای جدید عادت می‌کنند و برخی از آن‌ها راه حل‌های دستی ایجاد می‌کنند. این امکان وجود دارد که برخی از افراد از روش‌های کار در نظر گرفته شده آگاه نباشند یا چیزی را مفید ندانند یا صرفاً بخواهند روش‌های قدیمی خود را حفظ کنند. چگونه می‌توانید با این رفتارها کنار بیایید و این مرحله را تسریع کنید؟

با استفاده از نرم افزار فرایندکاوی می‌توانید عادات کاری قدیمی را در راه حل دستی افراد تشخیص دهید و به کاربران کمک کنید تا از مزایای عملکرد جدید استفاده کنند. علاوه بر این، می‌توانید دلایل اصلی این راه‌حل‌ها را به راحتی با نرم‌افزار پیدا کنید و از این یافته‌ها برای آموزش کاربران یا رفع پیچیدگی‌های سیستم استفاده کنید.

به طور خلاصه، شما می‌توانید به طور موثر مشکلات را شناسایی کنید و دلایل اصلی آن‌ها را درک کنید تا مشکلات در مرحله استقرار خود را برطرف کنید.

4. تعمیر و نگهداری

به منظور حفظ سیستم جدید توسعه یافته، باید عملکرد آن را درک کنید، مشکلات احتمالی را برطرف کنید و دائماً آن را تحت نظارت و بهبود قرار دهید.

یک نشانه خوب از عملکرد سیستم ERP شما، تعداد مراحل پردازش دستی مورد نیاز برای تکمیل یک فرآیند انتها به انتها است. از این آمار می‌توانید متوجه شوید که آیا سیستم ERP شما به خوبی با نیازهای کسب‌وکار شما هماهنگ است یا خیر. بر اساس داده‌ها و تجزیه و تحلیل علت ریشه‌ای، می‌توانید به طور مداوم خطاها، راه حل‌های دستی، انحرافات و دوباره کاری‌های غیرضروری را شناسایی و رفع کنید.

بر اساس دیدگاه کل نگر سیستم ERP که فرآیند کاوی ارائه می‌کند، می‌توانید عملکردهایی که دیگر مورد استفاده قرار نمی گیرند را شناسایی کنید. این پایه‌ای برای حذف پشتیبانی از ماژول‌های استفاده نشده و روشی موثر برای کاهش هزینه‌های نگهداری ERP است.

اگر شرکت شما قبلا این کار را نکرده است، زمان خوبی است که به فرآیند کاوی نگاهی بیندازید. قابلیت‌ها و قابلیت استفاده نرم‌افزار فرایندکاوی بهفالب به سرعت در حال بهبود است و بازار به سرعت در حال رشد است، اگرچه هنوز کار زیادی برای انجام وجود دارد. اگر فکر می‌کنید که شرکت شما آماده است تا با مدل‌سازی فرآیند همان‌طور که هست و به حداکثر رساندن کارایی فرآیند آن را افزایش دهد، با تیم ما برای رزرو جلسه فرایندکاوی تماس بگیرید.