چه داده هایی برای فرایندکاوی نیاز است؟

یکی از مزایای بزرگ فرآیند کاوی این است که با داده های موجود و بسیار ساده شروع می شود. همچنین نیازی به ایجاد یک چارچوب برای جمع آوری داده ها ندارد. در عوض از داده هایی که در طی اتوماسیون و تحول دیجیتال سازمان دور ریخته می شوند، استفاده می کند. این داده ها در حال حاضر توسط سیستم های مختلف IT که در کسب و کار خود دارید جمع آوری می شوند. گاهی اوقات سازمان ها نگران هستند که داده ای در سیستم آن ها وجود ندارد ولی سیستم های گردش کار، سیستم های CRM، سیستم های ERP، یادداشت های تحویل، درخواست، شکایت، بلیط یا سیستم های سفارش و غیره دائما در حال ثبت داده ها هستند. بنابراین اکثر سازمان ها داده های زیادی دارند.

برای شروع فرایندکاوی در ابتدا به نگاره رویداد احتیاج داریم. اما نگاره رویداد دقیقاً چیست؟ نگاره رویداد از کجا آمده است؟ و آیا داده‌های شما الزامات فرآیندکاوی را برآورده می‌کند؟

مدل ذهنی برای فرایندکاوی

ایده اصلی فرآیندکاوی تجزیه و تحلیل داد‌ها از دیدگاه فرآیند است. شما می‌خواهید به سوالاتی مانند “فرایند فعلی من چگونه است؟”، “آیا دوباره کاری و مراحل غیرضروری در فرایند من وجود دارد که می‌توان آن‌ها را برطرف کرد؟”، “گلوگاه ها کجا هستند؟”، “آیا طبق دستورالعمل‌ها و یا آیین نامه‌ها عمل می‌شود یا انحرافاتی وجود دارد؟”، آغاز می‌شود.

برای اینکه بتوانیم این کار را انجام دهیم، فرایند کاوی با یک مدل ذهنی، داده ها را به صورت فرآیند ترسیم می‌کند.

برای درک مفهوم این امر، اجازه دهید ابتدا نگاهی به مدل ذهنی دیگری مثل مدل ذهنی برای تکنیک­‌های دسته­‌بندی در داده کاوی بیندازیم.

تصور کنید که شما یک کارخانه ویجت دارید و می خواهید بفهمید چه نوع مشتری­‌هایی ویجت­‌های شما را خریداری می­‌کنند. ستون­‌هایی برای ویژگی‌­های نام، حقوق، جنسیت، سن و خرید ویجت وجود دارد. هر سطر یک نمونه در مجموعه داده‌­ها تشکیل می‌­دهد. یک نمونه یادگیری است که می‌­تواند برای یادگیری قوانین طبقه‌­بندی استفاده شود.

قبل از شروع الگوریتم طبقه­‌بندی، باید مشخص شود که کدام ستون نگاره، هدف است. از آنجا که ما می‌خواهیم بفهمیم چه کسی ویجت‌ها را خریداری می‌کند، ستون خرید ویجت را در نگاره رویداد هدف طبقه‌بندی قرار می‌دهیم. با استفاده از این اطلاعات ابزار داده کاوی می‌تواند درخت تصمیم‌گیری را به راحتی بسازد.

نتیجه نشان می‌دهد که فقط مردان با حقوق بالا ویجت‌ها را خریداری می‌کنند. اگر بخواهیم برای ویژگی دیگری قوانین وضع کنیم. به عنوان مثال پیش‌بینی کنیم مشتریانی که معمولاً ویجت‌های ما را خریداری می‌کنند چند ساله هستند. در این صورت ستون سن هدف طبقه‌بندی خواهد بود.

برای فرآیندکاوی، ما یک مدل ذهنی کمی متفاوت داریم، زیرا ما داده‌ها را از دیدگاه فرایندی بررسی می‌کنیم.

برخلاف مثال داده کاوی در بالا، یک سطر جداگانه نشان دهنده یک نمونه فرآیند کامل نیست، بلکه فقط یک رویداد است. از آنجا که مجموعه داده‌ای که برای فرایندکاوی استفاده می‌شود شامل رویدادها است، به جدول آن نگاره رویداد می‌گویند. در یک نگاره رویداد:

• هر رویداد مطابق با فعالیتی که در این فرایند پیاده‌سازی شده است.
• چندین رویداد در یک نمونه یا پرونده با هم مرتبط هستند.
• از نظر منطقی، هر پرونده دنباله‌ای از رویدادها را ترتیب می‌دهد که بر اساس زمان آن‌ها ترتیب داده شده‌اند.

می‌توانید متوجه شوید که چرا انجام تجزیه و تحلیل‌های ساده مربوط به فرایند، مانند اندازه‌گیری فراوانی انواع جریان فرآیند یا زمان بین فعالیت‌ها، با استفاده از ابزارهای استاندارد مانند Excel غیرممکن است. نمونه‌های فرآیند لزوماً مرتب شده نیستند و فقط با اتخاذ یک مدل فرایند محور می‌توان آن‌ها را به هم متصل کرد. اساس فرایندکاوی این است که داده‌های فرایندها را با بیشترین دقت بررسی کنیم.

مفهوم اساسی در واقع کاملاً ساده است و یکی از مزایای بزرگ این است که فرآیندکاوی به فناوری اتوماسیون یا سیستم‌های خاص بستگی ندارد. دقیقاً به این دلیل است که نرم افزار فرایندکاوی حول مدل ذهنی فرآیندمحور متمرکز شده است. به این ترتیب، می‌توان آن را در طیف وسیعی از فرایندها، از جمله: فرآیندهای خدمات به مشتری، نظارت بر سیستم، مراقبت‌های بهداشتی، خدمات IT، فرایندهای مالی یا تجاری به کار برد.

حداقل الزامات برای یک نگاره رویداد:

با توجه به مدل ذهنی که قبلاً توضیح داده شد، شما باید حداقل سه عنصر شناسه پرونده، فعالیت و برچسب زمانی را شناسایی کنید. این سه عنصر به شما امکان می‌دهد تا یک دیدگاه فرآیندمحور در مورد داده‌ها داشته باشید.

در ادامه این بخش، این موارد کلیدی با جزئیات بیشتری شرح داده شده است.

شناسه پرونده

یک پرونده نمونه خاصی از فرایند شما است. این که منظور از یک پرونده چیست، بستگی به فرایند شما دارد. مثلا:

• در یک فرایند خرید، رسیدگی به یک سفارش خرید یک پرونده است.
• در بیمارستان، می‌تواند فرایند تشخیص و درمان بیمار باشد.
• در یک فرآیند مرکز تماس، یک پرونده مربوط به شماره درخواست خدمات خاص است.

برای هر رویداد، باید بدانید که به چه پرونده‌ای اشاره دارد که ابزار فرایندکاوی بتواند چندین اجرای فرآیند را با یکدیگر مقایسه کند. بنابراین، شما باید یک یا چند ستون داشته باشید که همه با هم منحصرا به یک فرایند اشاره کنند. این موارد یک شناسه پرونده را تشکیل می‌دهند.

توجه داشته باشید که شناسه پرونده بر دامنه فرآیند شما تأثیر می‌گذارد. شناسه پرونده تعیین می‌کند که فرایند شما از کجا شروع می‌شود و کجا به پایان می‌رسد. در واقع، ممکن است بیش از یک راه برای تنظیم شناسه پرونده شما وجود داشته باشد.

به عنوان مثال، در فرایند خدمات به مشتری می‌توانید شناسه پرونده را به دو روش مختلف تنظیم کنید. ممکن است پردازش یک درخواست خدمات خاص را به عنوان فرایندی که می خواهید تجزیه و تحلیل کنید، مشاهده کنید. در نتیجه شماره SR، شناسه پرونده مورد نیاز شما است.

در عین حال، ممکن است بخواهید فرایند کلی یک مشتری را به عنوان دامنه فرآیند خود ببینید – همان مشتری ممکن است چندین درخواست خدمات را در طول زمان گذرانده باشد. در نتیجه شناسه مشتری، شناسه پرونده شما است.

هر دو گزینه بسته به اهداف تجزیه و تحلیل شما منطقی هستند. در پروژه خود می‌توانید دیدگاه‌های متفاوتی در مورد فرایند داشته باشید و آن را از جنبه‌های مختلف تحلیل کنید. در حال حاضر بخش مهم این است که شما حداقل یک ستون دارید که می‌تواند برای تشخیص نمونه فرآیندها و به عنوان شناسه پرونده استفاده شود.

فعالیت

یک فعالیت در فرایند شما مراحل مختلف را تشکیل می‌دهد. به عنوان مثال، یک فرآیند تألیف سند ممکن است شامل مراحل ایجاد، به روز رسانی، ارسال، تصویب، درخواست دوباره کاری، تجدید نظر، انتشار و ویرایش (توسط افراد مختلف مانند نویسنده و ویراستار) باشد. برخی از این مراحل ممکن است بیش از یک بار برای یک مورد واحد رخ دهد در حالی که همه آن‌ها نیازی ندارند که هر بار انجام شوند.

باید اسامی مراحل مختلف فرایند یا تغییرات وضعیتی که در این فرآیند انجام شده‌اند در نگاره رویداد وجود داشته باشد. اگر برای هر مورد فقط یک ورودی (یک ردیف) دارید، اطلاعات شما به اندازه کافی دقیق نیست. لازم است داده‌های شما شامل تراکنش‌ها باشد و آن‌ها را تجمیع نکنید.

گاهی اوقات رویدادها می‌توانند نه تنها فعالیت‌هایی را که به آن‌ها اهمیت می‌دهید، بلکه اطلاعات فنی مهمی را نیز ثبت کنند. به دنبال رویدادهایی باشید که فعالیت‌های مهم برای فرایند شما را از دیدگاه کسب‌وکار توصیف می‌کند. در حالی که بعداً می‌توانید رویدادهایی که مرتبط نیستند را فیلتر کنید، مهم است که مطمئن شوید مراحل مربوطه‌ی فرایند در داده‌های شما ثبت شده است. توجه داشته باشید که فعالیت انتخاب شده بر بینش فرایند شما تأثیر می‌گذارد. ممکن است ستون‌های متعددی وجود داشته باشد که می‌توان آن‌ها را برای تشکیل نام فعالیت ترکیب کرد و ممکن است چندین دیدگاه جایگزین در مورد آنچه یک فعالیت را تشکیل می‌دهد وجود داشته باشد.

به عنوان مثال، در فرایند تألیف سند در بالا، ممکن است اطلاعات بیشتری در یک ستون اضافی در مورد سطح دوباره کاری مورد نیاز در مرحله درخواست دوباره کار داشته باشید. اگر فقط از ستون مرحله معمولی فرآیند به عنوان فعالیت خود استفاده می‌کنید، درخواست دوباره کاری به عنوان یک گره فعالیت در نقشه فرآیند شما نشان داده می‌شود

با این حال، اگر تصمیم بگیرید که سطح دوباره کاری (عمده یا فرعی) را در نام فعالیت قرار دهید، دو مرحله متفاوت از مراحل “درخواست دوباره کاری – اصلی” و “درخواست دوباره کاری – جزئی” در نقشه فرآیند ظاهر می‌شود.

مانند قبل، هر دو جایگزین می‌توانند منطقی باشند. در طول تجزیه و تحلیل خود می‌توانید دیدگاه‌های متفاوتی برای پاسخ به سوالات مختلف داشته باشید. برای شروع، مهم است که حداقل یک ستون داشته باشید که می‌تواند برای تشخیص مراحل فرآیند و استفاده از نام فعالیت مورد استفاده قرار گیرد.

برچسب زمانی

سومین پیش نیاز مهم برای فرآیند کاوی، داشتن حداقل یک ستون زمان بندی است که زمان انجام هر یک از فعالیت‌ها را مشخص می‌کند. این امر نه تنها برای تجزیه و تحلیل رفتار زمان‌بندی فرایند مهم است بلکه برای تعیین ترتیب فعالیت‌ها در نگاره رویداد شما نیز ضروری است.

گاهی اوقات، شما شروع و پایان هر فعالیتی در این مرحله دارید. این امر به شما امکان می‌دهد زمان پردازش یک فعالیت (زمانی را که شخص بطور فعال برای انجام آن کار صرف کرده است)، که زمان اجرا یا زمان مدیریت فعالیت نیز نامیده می‌شود، را تجزیه و تحلیل کنید.

اگر فقط یک برچسب زمانی دارید، می‌توانید زمان بین دو مرحله فرآیند را تجزیه و تحلیل کنید، اما نمی‌توانید ببینید مدت زمان انجام هر یک از فعالیت ها چقدر است. اگر در مورد مجموعه داده‌های شما چنین است، نگران نباشید. در واقع، بسیاری از سیستم‌ها فقط یک زمان ثبت می‌کنند و شما قادر خواهید بود اکثر تحلیل‌هایی را که می‌خواهید به آن عمل کنید را انجام دهید.

اگر شما اصلاً برچسب زمانی ندارید، باز هم احتمال اینکه بتوانید فرایندکاوی را انجام دهید وجود دارد: بررسی کنید که ترتیب وقایع موجود در پرونده شما با ترتیب انجام مراحل یکی هست خیر. همچنین می‌توانید یک الگو پیدا کنید که از آن‌ برای مرتب‌سازی فعالیت‌ها استفاده کنید. برچسب زمانی تنها یکی از سه شرطی است که هنگام ثبت داده‌های خود می‌توانید وارد کنید. بهفالب به سادگی از ترتیب سطرهای موجود در فایل داده شما برای تعیین توالی مراحل هر مورد استفاده می‌کند.

در نهایت، نگران قالب زمان بندی‌ها نباشید. بهفالب می‌تواند با الگوی زمان بندی شما سازگار شود و نیازی به قرار دادن برچسب زمانی شما در قالب ثابت نیست.

ستون های دیگر

ممکن است ستون های بیشتری برای فرآیند شما در دسترس باشد و توصیه می‌کنیم از آن‌ها نیز  استفاده کنید. چنین ویژگی‌های اضافی زمینه‌های مختلفی را فراهم می‌کند و می‌تواند در تجزیه و تحلیل نیز استفاده شود. به عنوان مثال، ممکن است ویژگی‌هایی وجود داشته باشند که اطلاعات مهمی را برای پاسخگویی به سوالات شما در مورد فرایند ارائه می‌دهند.

اینکه کدام ویژگی برای شما مناسب است به دامنه و مورد استفاده شما بستگی دارد. برخی از ویژگی‌های اضافی معمولی عبارتند از:

• درخواست خدمات در مرکز تماس مربوط به چه محصولی بود (سفارش در فرایند فروش یا تعمیر). اگر می‌خواهید عملکرد را برای دسته‌های مختلف محصول مقایسه کنید، این ویژگی را وارد کنید.
• ممکن است دسته‌های فرآیندی وجود داشته باشند که قبلاً تعریف شده‌اند. به عنوان مثال، در خدمات IT فرایندهای متفاوتی برای مدیریت حوادث، تغییر سفارشات و انجام خدمات یا خدمات میدانی وجود دارد. با درج نوع فرآیند می‌توانید داده‌ها را جدا کرده و فرآیندهای مربوطه را جداگانه تحلیل کنید.
• فرآیندها می‌تواند برای شرکای مختلف، متفاوت باشند. به عنوان مثال، ممکن است بخواهید فرآیند تعمیرگاه‌های مختلف را در فرایند سرویس مقایسه کنید.
• ویژگی‌های خاص دامنه بر فرایندها تأثیر می‌گذارد. در خدمات تعمیرات، الزامات متفاوتی برای گارانتی در مقابل تعمیرات خارج از گارانتی وجود دارد. در بیمارستان، بیماری یک بیمار، تشخیص دقیق و فرایند درمان و غیره را تعیین می‌کند.
• فرایند توسط کدام شخص یا بخش فعالیت انجام شده است. این اطلاعات برای تجزیه و تحلیل واگذاری سازمانی مورد نیاز است که ممکن است الگوهای ارتباطی و ناکارآمدی را در نقاط واگذاری بین واحدهای سازمانی آشکار کند.
• اگر در حال تجزیه و تحلیل داده‌های یک شرکت چند ملیتی هستید و می‌خواهید فرایندها را در کشورهای مختلف مقایسه کنید، اطلاعات کشور نیز باید در نگاره رویداد ثبت شود.
• ارزش یک سفارش برای بسیاری از فرایندهای خرید مهم است، زیرا بسته به میزان پولی که در نظر گرفته می‌شود، قوانین مختلف ضد کلاهبرداری اعمال می‌شود.

این‌ها فقط مثال هستند. همه ویژگی‌هایی را که به فرایند شما مربوط می‌شود را شامل کنید زیرا می‌توانند اهمیت و ارزش تحلیل شما را بهبود بخشند.

برای نرم افزار فرایندکاوی بهفالب به چه داده هایی نیازی دارید؟

برای استفاده از تحلیل‌های نرم افزار بهفالب، ابتدا نیاز دارید که مجموعه داده‌ی خود را تهیه و آپلود کنید.

مجموعه‌ی داده شما باید دارای شرایطی باشد که در ادامه به آن‌ها می‌پردازیم:

• تمامی داده‌ها باید مربوط به یک فرایند باشند نه چند فرایند.
• برای اکانت ابری بهفالب، فرمت داده‌ها باید اکسل باشد.
• همان طور که قبلا ذکر شد باید دارای سه ستون فعالیت، پرونده و برچسب زمانی باشد.
• اگر ستون‌های بیشتری دارید، می‌توانید آن‌ها را نیز وارد کنید تا تحلیل‌های بهتری دریافت کنید.
• در بخش ستون‌های اضافه، لازم است که نوع ستون را مشخص کنید.
• این ستون می‌تواند شامل منبع فعالیت، شخص انجام دهنده‌ی فعالیت، ویژگی‌های خاص پرونده‌ها باشد.

نمونه‌ای از یک مجموعه داده برای فرآیند اعطای تسهیلات: